Was ist der DATEV Buchungsdatenservice?

Mit DATEV Buchungsdatenservice bietet DATEV eine leistungsfähige Schnittstelle zur Übertragung der Belege (inkl. der zugehörigen Belegdaten) und Buchungsstapel aus lexoffice heraus direkt an die Steuerkanzlei in DATEV Unternehmen online bzw. DATEV Kanzlei Rechnungswesen. 

Die DATEV-Schnittstelle gibt es aktuell in 2 Versionen:

  • DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
    (es werden ausschließlich die Belegbilder inkl. der Belegdaten übertragen)

  • DATEV Buchungsdatenservice  
    (es werden die Belegbilder & Buchungsstapel nach DATEV Kanzlei ReWe übertragen)

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Diese Schnittstelle gibt es bereits seit 2016. Hilfreich ist diese Schnittstelle, wenn Ihr Mandant ist ein sogenannter Buchungsmandant ist. Das bedeutet Sie erledigen in der Kanzlei die unterjährige Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung. Daher benötigen Sie sämtliche Belege (zum Beispiel im PDF-Format) und die zugehörigen Belegdaten (Debitor, Kreditor, etc.). 

Diese Belege werden von lexoffice direkt in DATEV Unternehmen online übertragen. Über DATEV Unternehmen online können Sie die Belege mit der Rechnungswesen-Software von DATEV synchronisieren.

Sofern Sie alle Belege (Einnahmen und Ausgaben) mit lexoffice verwalten, sparen Sie gegenüber der herkömmlichen Belegübergabe (z. B. über den Pendelordner) viel Zeit, sämtliche Belege bleiben immer in Ihrem Unternehmen und Ihre Steuerkanzlei verfügt über die bereits erfassten Belege in der Rechnungswesen-Software.

Tipp: Falls Ihr Mandant in lexoffice seine Bankkonten angebunden hat, kann es auch für Sie interessant sein, die Version Buchungsdatenservice zu testen. lexoffice bucht im Hintergrund Ein- und Ausgangsbelege vor, so dass Sie bei der Übernahme der Buchhaltung viel Zeit bei der Erstellung der laufenden Buchhaltung einsparen können.

DATEV Buchungsdatenservice

Ihr Mandant ist ein sogenannter Selbstbucher und macht unterjährig die Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung mit lexoffice. Für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigen Sie in der Kanzlei sämtliche Belege und die komplette unterjährige Buchhaltung.

lexoffice überträgt Belege & Buchungsstapel an DATEV Kanzlei Rechnungswesen. Buchungen & Belege sind automatisch in DATEV verlinkt.

Die Vorteile der DATEV-Cloud-Services

  • Effiziente Weitergabe von Dokumentendaten wie z. B. Belege und Belegsatzdaten zum Steuerberater

  • Die Belege sind auf Knopfdruck in der Kanzlei

  • Die Belegdaten werden automatisch übermittelt, bei der unterjährigen Buchhaltung in der Kanzlei entfällt das Eintippen der Belegdaten

  • Sicherer Austausch der Dokumentendaten für das DATEV-Rechenzentrum

  • Die Originalbelege bleiben beim Mandanten

  • lexoffice bucht im Hintergrund vor, Sie können Buchungsvorschläge übernehmen oder anpassen

  • Sie und Ihr Mandant sparen Zeit durch optimierte Abläufe

  • Sie vermeiden den Austausch von lästigen Pendelordnern oder unsicheren Datenträgern

  • Kein unnötiges Kopieren oder Scannen von Papierbelegen mehr

  • Keine Medienbrüche

  • Effiziente Übernahme der Daten in die Finanzbuchführung

  • Weniger Erfassungsfehler / höhere Prozessqualität

  • Schnelle Verfügbarkeit der Dokumentendaten für die Finanzbuchführung

  • Bereitstellung der Dokumentendaten über ein revisionssicheres Online-Archiv

Voraussetzungen für DATEV-Cloud-Services

Zur Nutzung der Schnittstellen DATEV insbesondere an die Autorisierung einige Vorgaben, die bei der Nutzung erfüllt sein müssen. Die Bestellung der Authentifizierungsmedien erfolgt über die Steuerkanzlei.

Autorisierung Mandant

Um die Schnittstellen in lexoffice nutzen zu können, reichen die lexoffice-Zugangsdaten alleine nicht aus. DATEV erwartet aus Sicherheitsgründen eine zweite Autorisierung.

  1. Mandanten können sich über den DATEV-mIDentity-Stick authentifizieren. Voraussetzung für den Stick ist jedoch, dass mit Windows und dem Internet Explorer ab Version 9 gearbeitet wird.

  2. Alternativ können sich Ihre Mandanten auch per Handy (über eine DATEV-App auf dem Smartphone) autorisieren. Das hat den Vorteil, dass auch Mac-User die Schnittstellen nutzen können. Diesen Vorgang nennt DATEV Smartlogin.

Voraussetzungen aufseiten der Steuerkanzlei

  1. Die Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV.

  2. Die Steuerkanzlei hat den Mandanten für DATEV-Cloud-Services freigeschaltet. Für die Freischaltung und für Ihre Autorisierung bei DATEV hat die Kanzlei die zwei Möglichkeiten: mIDentity-Stick oder Smartlogin.

  3. Die Steuerkanzlei hat das Unternehmen in DATEV Unternehmen online korrekt eingerichtet. Hierbei ist Folgendes zu beachten:
    - lexoffice unterstützt die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04.
    - lexoffice unterstützt ausschließlich Sachkontenlänge 4.
    - Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr (also 1. JAN – 31. DEZ).
    - Das Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch ist für den angelegten Mandanten für das aktuelle Wirtschaftsjahr bzw. für das Vorjahr eingerichtet. Bei der erstmaligen Übertragung der Daten eines Wirtschaftsjahres überprüft DATEV Unternehmen online, ob die Einstellungen aus dem Vorjahr automatisch übernommen werden können und richtet das aktuelle Wirtschaftsjahr automatisch ein.

Notwendige Dienste von DATEV

Um DATEV-Cloud-SErvices zu nutzen sind nachfolgende DATEV-Dienste notwendig.

Für DATEV Rechnungsdatenservice

  • Smartlogin beim Mandanten (Art.-Nr. 60101)

  • Vertrag DATEV-Cloud-Service (Art.-Nr. 92222)

  • Belege online

Für DATEV Buchungsdatenservice

  • SmartLogin beim Mandanten (Art.-Nr. 60101)

  • Vertrag Buchungsdatenservice (Art.-Nr. 91001)

  • Belege online

Das kosten die DATEV-Schnittstellen

Die nachfolgenden Preise haben wir von DATEV zur Verfügung gestellt bekommen.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

  • DATEV-Cloud-Service-Vertrag (ab 2,00 € pro Monat) Im Preis von 2,00 Euro sind 200 übermittelte Belege pro Monat enthalten. Ab dem 201. Beleg fallen gemäß der Preisstaffel von DATEV weitere Kosten an.

  • Belege online (ab 3,50 € pro Monat)

DATEV Buchungsdatenservice

  • Buchungsdatenservice (1,30 € pro Monat)

  • Belege online (ab 3,50 € pro Monat)

Damit ist DATEV-Cloud-Service online günstiger, als die lexoffice-Exporte manuell in DATEV zu importieren. Denn um die Belege manuell zu importieren benötigen Sie bzw. Ihr Mandant:

  • SmartLogin (kostenlos)

  • DATEV Unternehmen online (10,50 € pro Monat)

  • Belege online (ab 3,50 € pro Monat)

Einrichtung Buchungsdatenservice bei DATEV (nur für Steuerkanzleien)

DATEV bietet einen Partner-Onboarding-Service für Steuerkanzleien.
Hier unterstützt Sie DATEV bei der Ersteinrichtung.


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