Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung & Vorbereitung
lexoffice Lohn & Gehalt versendet automatisch Meldungen an Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und das Finanzamt. Für einen reibungslosen Wechsel zum Steuerberater oder einem anderen Lohnprogramm empfehlen wir Ihnen deshalb folgendes Vorgehen:
Die letzte Lohnabrechnung mit lexoffice abschließen
Beispiel: Sie möchten Ihre Lohnabrechnungen ab April 2021 vom Steuerberater erledigen lassen. Die Lohnabrechnungen für März 2021 führen Sie noch in lexoffice Lohn & Gehalt durch.
👉 Prüfen Sie alle Lohnabrechnungen. Sollten Korrekturen notwendig sein, melden Sie sich gerne bei unserem Support. Bedenken Sie bitte, dass Korrekturen erst nach einer weiteren Lohnabrechnung wirksam werden.
2. Was muss ich beachten wenn ich zum Steuerberater oder zu einem anderen Lohnprogramm wechseln möchte?
Software-, bzw. Systemwechselmeldungen erstellen
Nachdem Sie die letzten Lohnabrechnung mit lexoffice geschafft haben, müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen mit einem besonderen Meldegrund (36) abmelden. Diesen Schritt nennen wir in lexoffice Unternehmensarchivierung.
👉 ✅ So geht's:
1. Klicken Sie in der schwarzen Menüleiste oben auf das Zahnrad und wählen Sie “Unternehmen archivieren” aus.
2. Nun öffnet sich ein Dialog. In der Auswahlliste der Archivierungsgründe nehmen Sie bitte den Grund "Systemwechsel".
3. Jetzt zeigen wir Ihnen verschiedene Hinweise und fordern Sie auf den Systemwechsel zu bestätigen. Setzen Sie die entsprechenden Häkchen und klicken Sie auf "Unternehmen archivieren", um den Prozess abzuschließen.
✅ Jetzt passiert Folgendes in lexoffice:
Ihrer Mitarbeiter:innen werden automatisch mit dem Meldegrund 36 bei den Krankenkassen abgemeldet (die Meldebescheinigungen finden Sie dann in den Dokumenten).
Anschließend werden die Teil-Lohnnachweise erstellt und an die Berufsgenossenschaften geschickt.
Zuletzt wird das automatische Meldewesen und die Lohnabrechnung deaktiviert. Ihre Firma ist nun im Lesemodus. Ab jetzt sind keine Abrechnungskorrekturen und Änderungen an den Daten Ihrer Mitarbeiter:innen mehr möglich.
3. Was mache ich wenn ich keine Mitarbeiter mehr beschäftige?
Wenn Sie keine Mitarbeiter:innen beschäftigen und Sie die Austritte abgerechnet haben, können Sie einfach kündigen (👇siehe unten).
⚠️ Hinweis: Es genügt nicht lediglich das Austrittsdatum einzugeben und zu speichern. Damit lexoffice die ordnungsgemäßen Abmeldungen an die Krankenkassen versenden kann, muss nach der Eingabe aller Austritte eine Lohnabrechnung erfolgen. Das gilt auch für rückwirkend eingegebene Austritte!
Prüfen Sie bitte vor der Kündigung, ob alle Meldebescheinigungen (z. B. Abmeldungen Ihrer Mitarbeiter) vorhanden sind. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie eine Meldung vermissen, damit wir das prüfen können.
Wenn Sie lexoffice erneut kaufen, können Sie die nicht genutzten Monate einfach überspringen und ab dem gewünschten Monat abrechnen. 👌
4. Was ist bei Einstellung des Unternehmens zu tun?
⚠️ Hinweis: Die folgenden Schritte können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Bitte melden Sie sich bei unserem Support, wenn Sie unsicher sind.
👉 Prüfen Sie alle Lohnabrechnungen. Sollten Korrekturen notwendig sein, melden Sie sich gerne bei unserem Support. Bedenken Sie bitte, dass Korrekturen erst nach einer weiteren Lohnabrechnung wirksam werden.
Erfassen Sie bei allen Mitarbeiter:innen ein Austrittsdatum und einen Austrittsgrund.
Erledigen Sie die letzte Lohnabrechnung mit lexoffice Lohn & Gehalt. Jetzt werden Ihre Mitarbeiter:innen bei den Krankenkasse abgemeldet, wir erstellen Lohnsteuerbescheinigungen und wir senden einen Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft.
Klicken Sie nun auf das Zahnrad in der schwarzen Menüleiste oben und wählen Sie “Unternehmen archivieren”. Im folgenden Dialog nehmen Sie bitte die Option "Unternehmensaufgabe". Schließen Sie den Dialog ab.
5. Kündigung einreichen 😔
❗️Wichtig: Wenn Sie mindestens eine Lohnabrechnung mit lexoffice gemacht haben, sollten Sie vor der Kündigung unbedingt einen Systemwechsel (s. oben) durchführen! Nach der Kündigung ist das leider nicht mehr möglich.
Sie können Ihren lexoffice Vertrag jederzeit auf Ihrer Account Seite kündigen. Gehen Sie hierfür über das Zahnrad in die Account Einstellungen. Dort können Sie entweder einzelne Komponente oder alle Verträge kündigen.
Sollten Sie einen Testaccount besitzen, so müssen Sie diesen nicht kündigen. Die Testphase endet automatisch. Es bedarf also keiner separaten Kündigung.
tags: kündigen, Kündigung, Account kündigen, Vertrag kündigen