Gerade wenn man das erste Mal selber abrechnet ist es gar nicht so leicht, die Frage nach dem optimalen Abrechnungszeitpunkt zu beantworten.

Der optimale Abrechnungszeitpunkt

Der optimale Zeitpunkt für die monatliche Abrechnung hängt in erster Linie davon ab, wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen bezahlen.

Alle Mitarbeiter:innen erhalten monatlich gleichbleibende Bezüge (Gehalt)

Der optimale Zeitraum für die Lohnabrechnung liegt in den letzten fünf Tagen des zu vergütenden Kalendermonats.

Einige oder alle Mitarbeiter:innen erhalten Stundenlohn

Es empfiehlt sich erst dann abzurechnen, wenn Ihnen die Monatsstunden von allen Mitarbeiter:innen vorliegen. Der optimale Abrechnungszeitraum bewegt sich zwischen dem Monatsletzten des zu vergütenden Kalendermonats und dem Fünften des Folgemonats.

Monatliche Erinnerung durch lexoffice

Damit Sie den optimalen Abrechnungszeitraum nicht verpassen, erinnert Sie lexoffice rechtzeitig mit einer E-Mail.

Einfluss des Finanzamts und der Krankenkassen auf den Abrechnungszeitpunkt

Das Finanzamt will die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats

Mit dem Finanzamt sollte man sich möglichst nicht anlegen, da sind wir uns sicher einig. Deshalb ist es ratsam, die Lohnsteuer immer termingerecht abzuführen. Üblicherweise gilt als Termin dafür der Zehnte des Folgemonats: Also zum Beispiel der 10. März für den Abrechnungsmonat Februar.

Damit lexoffice Ihnen zwar den Bürokram mit der Lohnsteueranmeldung abnehmen kann, müssen Sie den Vormonats-Lohn bis spätestens zum o. a. Stichtag - dem Zehnten des Folgemonats abschließen.

Was hat es mit den Beitragsnachweisen auf sich?

Sie haben vielleicht von Ihrem Steuerberater oder im Internet erfahren, dass man die Beitragsnachweise an die Krankenkassen immer um den 25. des Monats abgeben muss. Heißt das, dass man bis zu diesem Termin immer und um jeden Preis abgerechnet haben muss?!

Kurze Antwort: NEIN! lexoffice erstellt und verschickt die Beitragsnachweise automatisch zum Stichtag und nimmt damit den Stress aus der Erstellung der Beitragsnachweise. Sie können den Termin niemals verpassen.

Fazit: Wann sollte ich nun abrechnen?

Die kurze Antwort lautet: so spät wie möglich und am liebsten am oder kurz nach dem Monatsletzten.

Das hängt vor allem damit zusammen, dass Sie sich so doppelte Arbeit ersparen.

Bei einer Abrechnung am 15. des laufenden Monats wissen Sie noch nicht:

  • ob sich bei einem oder mehreren Mitarbeiter:innen Arbeitsunfähigkeiten ergeben.
  • ob die Sollstunden erreicht werden, bzw. ob es nicht zu Mehrarbeit, bzw. erhöhtem Arbeitsausfall kommt.
  • ob ein:e Mitarbeiter:in unerwartet vor dem Ende des Monats ausscheidet.

Bei einer verfrühten Lohnabrechnung müssten Sie alle diese Angaben nachtragen.

lexoffice berücksichtigt rückwirkend erfasste Sachverhalte immer erst mit der nächsten Lohnabrechnung. Das heißt, Sie als Arbeitgeber:in müssen einen weiteren Monat auf den Umlage-Erstattungsantrag, die Kug-Abrechnungsliste oder die Rückforderung zuviel gezahlter Entgelte warten. Gleiches gilt für Ihre Mitarbeiter:innen, die durch einen Erfassungsfehler einen Monat auf zu wenig gezahlte Löhne warten müssen.


Exkurs: Welche Vorschriften zum Abrechnungszeitpunkt gibt es?

Prinzipiell müssen Sie bei der Zahlung der Löhne & Gehälter gesetzliche Bestimmungen und ggf. Sonderregelungen in den Arbeitsverträgen beachten. Wenn Sie gegen diese Regelungen verstoßen und die Löhne & Gehälter zu spät oder nicht vollständig auf die Konten Ihrer Mitarbeiter:innen überweisen, kann das rechtliche Konsequenzen haben.

Zunächst geraten Sie ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Der Verzug beginnt am darauffolgenden Tag und kann zu folgenden Konsequenzen führen:

  • Sie müssen einen Ihren Mitarbeiter:innen entstandenen Schaden ersetzen,
  • ggf. Verzugszinsen zahlen,
  • in Kauf nehmen, dass Ihre Mitarbeiter:innen unter Umständen zur außerordentlichen Kündigung berechtigt sind.

Ab wann ist der Lohn verspätet?

Die Gerichte haben in dieser Frage eine Zumutbarkeitsgrenze definiert. Kurz gesagt, ist eine Lohnzahlung bis zum 15. des Folgemonats die Schmerzgrenze, die Gerichte für Lohnzahlungen sehen. Und auch das ist nur zulässig, wenn a) der Arbeitgeber die Entgeltbestandteile monatlich neu berechnen muss und b) wenn die Mitarbeiter:innen zuvor wenigstens ein Abschlag gezahlt bekommen haben.

Hinweis: Für Mindestlohnempfänger gilt lt. Mindestlohngesetz, dass der Arbeitgeber den Mindestlohn spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats zahlen muss.

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