1. Einleitung
Gerade wenn man das erste Mal selber abrechnet, ist es gar nicht so leicht, die Frage nach dem optimalen Abrechnungszeitpunkt zu beantworten.
Wir versuchen Ihnen in dieser FAQ eine Hilfestellung für das Auswählen des Zeitpunktes zu geben.
2. Der optimale Abrechnungszeitpunkt
Der optimale Zeitpunkt für die monatliche Abrechnung hängt in erster Linie davon ab, wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen bezahlen.
Gehalt - Alle Mitarbeiter:innen erhalten monatlich gleichbleibende Bezüge
Der optimale Zeitraum für die Lohnabrechnung liegt in den letzten fünf Tagen des zu vergütenden Kalendermonats.
Lohn - Einige oder alle Mitarbeiter:innen erhalten Stundenlohn
Es empfiehlt sich erst dann abzurechnen, wenn Ihnen die Monatsstunden von allen Mitarbeiter:innen vorliegen. Der optimale Abrechnungszeitraum bewegt sich zwischen dem Monatsletzten des zu vergütenden Kalendermonats und dem Fünften des Folgemonats.
Monatliche Erinnerung durch Lexware Office
Damit Sie den optimalen Abrechnungszeitraum nicht verpassen, erinnert Sie Lexware Office rechtzeitig mit einer E-Mail.
3. Einfluss des Finanzamts und der Krankenkassen auf den Abrechnungszeitpunkt
Das Finanzamt will die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats
Mit dem Finanzamt sollte man sich möglichst nicht anlegen, da sind wir uns sicher einig. Deshalb ist es ratsam, die Lohnsteuer immer termingerecht abzuführen. Üblicherweise gilt als Termin dafür der Zehnte des Folgemonats.
Beispiel: der 10. März für den Abrechnungsmonat Februar.
Damit Lexware Office Ihnen den Bürokram mit der Lohnsteueranmeldung abnehmen kann, müssen Sie den Vormonats-Lohn bis spätestens zum Stichtag - dem Zehnten des Folgemonats abschließen.
Was hat es mit den Beitragsnachweisen auf sich?
Sie haben vielleicht von Ihrem Steuerberater oder im Internet erfahren, dass man die Beitragsnachweise an die Krankenkassen immer um den 25. des Monats abgeben muss.
Muss zu diesem Zeitpunkt eine Abrechnung erfolgen?
Kurze Antwort: NEIN!
Lexware Office erstellt und verschickt die Beitragsnachweise automatisch zum Stichtag ohne Monatsabrechnung und nimmt damit den Stress aus der Erstellung der Beitragsnachweise.
4. Wann sollte ich abrechnen?
Die kurze Antwort lautet: so spät wie möglich und am besten am oder kurz nach dem Monatsletzten. Das hängt vor allem damit zusammen, dass Sie sich so doppelte Arbeit ersparen.
Bei einer Abrechnung am 15. des laufenden Monats wissen Sie noch nicht:
ob sich bei einem oder mehreren Mitarbeiter:innen Arbeitsunfähigkeiten ergeben.
ob die Sollstunden erreicht werden, bzw. ob es nicht zu Mehrarbeit, bzw. erhöhtem Arbeitsausfall kommt.
ob ein:e Mitarbeiter:in unerwartet vor dem Ende des Monats ausscheidet.
Bei einer verfrühten Lohnabrechnung müssten Sie alle diese Angaben nachtragen lassen durch unseren Support.
Lexware Office berücksichtigt rückwirkend erfasste Sachverhalte immer erst mit der darauf folgenden Lohnabrechnung. Das heißt, Sie als Arbeitgeber:in müssen einen weiteren Monat auf den Umlage-Erstattungsantrag, die KUG-Abrechnungsliste oder die Rückforderung zu viel gezahlter Entgelte warten. Gleiches gilt für Ihre Mitarbeiter:innen, die durch einen Erfassungsfehler einen Monat auf zu wenig gezahlte Entgelte warten müssen.
5. Welche Vorschriften zum Abrechnungszeitpunkt gibt es?
Prinzipiell müssen Sie bei der Zahlung der Löhne & Gehälter gesetzliche Bestimmungen und Sonderregelungen in den Arbeitsverträgen beachten.
Sollten Sie gegen diese Regelungen verstoßen und die Löhne & Gehälter zu spät oder nicht vollständig auf die Konten Ihrer Mitarbeiter:innen überweisen, kann dies rechtlichen Konsequenzen haben (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
Der Verzug beginnt am darauffolgenden Tag und kann zu folgenden Konsequenzen führen:
Sie müssen einen Ihren Mitarbeiter:innen entstandenen Schaden ersetzen,
ggf. Verzugszinsen zahlen,
in Kauf nehmen, dass Ihre Mitarbeiter:innen unter Umständen zur außerordentlichen Kündigung berechtigt sind.
6. Ab wann ist der Lohn verspätet?
Die Gerichte haben in dieser Frage eine Zumutbarkeitsgrenze definiert. Kurz gesagt, ist eine Entgeltzahlung bis zum 15. des Folgemonats die Schmerzgrenze, die Gerichte für Entgeltzahlungen sehen. Und auch das ist nur zulässig, wenn
a) der:die Arbeitgeber:in die Entgeltbestandteile monatlich neu berechnen muss
b) wenn die Mitarbeiter:innen zuvor wenigstens ein Abschlag gezahlt bekommen haben.
Für Mindestlohnempfänger gilt lt. Mindestlohngesetz, dass der Arbeitgeber den Mindestlohn spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats zahlen muss.