Ihre Lohnabrechnung mit lexoffice ist ja zum Glück keine Raketenwissenschaft mehr. Dennoch müssen die paar Handgriffe noch jeden Monat gemacht werden. Ganz wichtig dabei ist, die Fälligkeitstermine beim Finanzamt und den Krankenkassen nicht zu verpassen, sonst drohen Säumniszuschläge. 

TIPP: Regelmäßig nach dem Monatswechsel selbst terminieren

Mit einem monatlich wiederkehrenden Termin können Sie in einem Schritt die Abrechnung mit allen daran hängenden Meldepflichten erledigen und gleich die Mitarbeiter bezahlen. Erledigen Sie also am besten per monatlicher Routine alles auf einmal - dann ist das Thema vom Tisch. Wann Sie das am besten machen sollten, hängt davon ab, wie Ihre Mitarbeiter:innen bezahlt werden.

A) Sie beschäftigen (auch) Mitarbeiter mit Stundenlohn

Natürlich sollten Sie erst dann abrechnen, wenn Sie die Monatsstunden von Ihren Mitarbeitern gemeldet bekommen haben. Setzen Sie sich als Termin den dritten Arbeitstag des Folgemonats und blocken sich dann im Kalender die nötige Zeit für Auswertung der Stunden. Plus wenige Minuten zur Erfassung in lexoffice: Dort werden alle nötigen Angaben abgefragt. 

B) Sie haben nur "Gehaltsempfänger" mit monatlich gleichbleibenden Bezügen

Erhalten alle Ihre Mitarbeiter:innen monatlich feststehende Gehälter, können Sie Ihre Abrechnung regelmäßig schon gegen Ende des zu vergütenden Monats legen. Auch hier empfehle ich, spätestens am dritten Arbeitstag des Folgemonats abzurechnen: Dann sollten Ihnen alle Krankmeldungen von Mitarbeitern vorliegen, die den abgelaufenen Monat noch betreffen könnten. Wenn Ihnen zum Abrechnungszeitpunkt alle Fehlzeiten vorliegen, vermeiden Sie, dass Sie diese rückwirkend korrigieren müssen. 

Monatliche Erinnerung durch lexoffice

Falls der Termin näher kommt und Sie es noch nicht erledigt haben: lexoffice Lohn und Gehalt erinnert Sie immer rechtzeitig per E-Mail - und zwar mit genug Puffer bis zum Stichtag. Sie erhalten dann konkrete Hinweise, was zu tun ist.

Das Finanzamt will die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats

Mit dem Finanzamt sollte man sich möglichst nicht anlegen, da sind wir uns sicher einig. Deshalb ist es ratsam, die Lohnsteuer immer termingerecht abzuführen. Üblicherweise gilt als Termin dafür der 10. des Folgemonats: Also zum Beispiel der 10. März für den Abrechnungsmonat Februar.

Lexoffice nimmt Ihnen zwar den ganzen Bürokram mit der Lohnsteueranmeldung ab. Das geht allerdings nur dann, wenn Sie den Vormonats-Lohn bis spätestens zu diesem Stichtag - dem 10. des Folgemonats abschließen. 

Und was ist mit den Krankenkassen?

Die Sozialversicherungsbeiträge sind zwar schon während des laufenden Monats fällig anhand einer vorzunehmenden Schätzung. Aber da sind Sie sozusagen "fein raus": Lexoffice nimmt Ihnen das weitestgehend ab anhand der Vormonats-Abrechnung. Nur falls Mitarbeiter neu anfangen oder aufhören, ist es gut, das auch schon in lexoffice schon erfasst zu haben, wenn die Beitragsschätzung ansteht. Lesen Sie mehr dazu im Artikel Beitragsnachweis und Beitragsschätzung

Verlässlichkeit für Mitarbeiter fördert deren Motivation

Selbst wenn Sie die Lohnsteuer nur quartalsweise oder sogar erst am Jahresende abführen müssen: Es gibt noch ein viel wichtigeres Argument für einen festen Abrechnungstermin zeitnah zum Monatswechsel

Versetzen Sie sich in die Rolle eines Mitarbeiters: Der hat den ganzen Monat "hart  für Sie geschuftet" nehmen wir doch mal an. Auf Ihre Gegenleistung in Form von Lohn beziehungsweise Gehalt möchten Beschäftigte nicht ewig warten. 

Um Ihre Arbeitnehmer bei Laune zu halten, sollten die erbrachte Arbeitsleistung und  der Zeitpunkt der Vergütung also möglichst eng zusammen liegen. Je nach vereinbartem Arbeitsvertrag sind Sie sogar bis zu einem bestimmten Stichtag gegenüber Ihrem Arbeitnehmer zahlungspflichtig. 

Auch wenn Mitarbeiter da selten drängeln gilt: Je verlässlicher und zeitnäher Sie nach Monatsende zahlen, desto positiver wirkt sich das auf die Stimmung im Betrieb und damit auf die Leistungsbereitschaft aus. Und gute motivierte Mitarbeiter sind ein echtes Pfund für Ihr Business.

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