Einleitung
Für jeden Abrechnungsmonat müssen Sie die Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigten berechnen und bei der Krankenkasse einreichen. Damit Sie mit dem komplexen Verfahren so wenig wie möglich zu tun haben, übernimmt lexoffice den größten Teil davon für Sie.
1. Beitragsnachweise - Werden von uns automatisch zum Stichtag versendet
Mit dem Beitragsnachweis teilen wir der jeweiligen Krankenkasse die Höhe und Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge mit, die voraussichtlich zu zahlen sind. Hierbei handelt es sich um Schätzwerte, die am fünftletzten Bankeinzugstag um 0 Uhr bei der Kasse vorliegen müssen. lexoffice übernimmt die Übermittlung für Sie und sendet am sechstletzten Bankeinzugstag den Beitragsnachweis. Bei der Übermittlung gibt es zwei Möglichkeiten, auf welcher Grundlage die Werte geschätzt werden.
Möglichkeit 1:
Sollten keine neuen Daten im aktuellen Abrechnungsmonat hinterlegt worden sein, verwenden wir die Werte aus der vorherigen Monatsabrechnung. Sie finden auf dem Dokument „Beitragsnachweis“ dann folgenden Hinweis:
„Dieser Beitragsnachweis basiert auf den Abrechnungsdaten des Vormonats.“
Anzuwenden ist diese Art der Übermittlung bei Gehaltsempfängern oder wenn die Arbeitsstunden bei Lohnempfängern keinen großen Schwankungen unterliegen. Was eingetragen wurde, können Sie im Dokument „Erläuterung zum Beitragsnachweis“ einsehen.
Beispiel: Der Monat Oktober soll gemeldet werden. Sie haben bis zum sechstletzten Bankeinzugstag noch keine Daten für den Oktober im Bereich der Abrechnung hinterlegt. Wir ermitteln die Werte aus dem vorherigen Abrechnungsmonat September und nutzen diese als Grundlage.
Möglichkeit 2:
Sollte im Bereich „Abrechnung“ eine relevante Abwesenheit z.B. Krank oder die voraussichtlichen Stunden eingetragen worden sein, verwenden wir diese neuen Werte.
Achtung: Sie müssen keine Monatsabrechnung durchführen, sondern lediglich die Werte anpassen, damit wir diese übernehmen können.
Sie finden auf dem Dokument „Beitragsnachweis“ dann folgenden Hinweis: „Dieser Beitragsnachweis basiert auf den Abrechnungsdaten aus >Monat JJJJ<.“
Anzuwenden ist diese Art der Übermittlung, wenn die Arbeitsstunden bei den Mitarbeitern im Vergleich zum Vormonat stark schwanken. Was eingetragen wurde, können Sie im Dokument „Erläuterung zum Beitragsnachweis“ einsehen.
Beispiel: Der Monat Oktober soll gemeldet werden. Sie haben bis zum sechstletzten Bankeinzugstag bereits die Abwesenheit Krank sowie die voraussichtlichen Arbeitsstunden im Monat Oktober hinterlegt. Für den Beitragsnachweis muss keine Monatsabrechnung gemacht werden, es reicht die Daten lediglich einzutragen. Wir erkennen, dass Sie hier neue Daten hinterlegt haben und nutzen diese, um den Beitragsnachweis zu erstellen.
2. Beitragsabrechnung - Diese lösen Sie mit dem Monatswechsel aus
Die Beitragsabrechnung erfolgt, sobald der Monat endgültig durch Sie abgerechnet wird. Im Dokument „Beitragsabrechnung zum Beitragsnachweis“ sehen Sie dann nach der Abrechnung alle Werte der Monatsabrechnung.
Eine neue Meldung an die Krankenkasse erfolgt für die Beitragsabrechnung nicht.
Die Differenzbeträge, welche unter Umständen zwischen der Schätzung und der Monatsabrechnung entstehen können, werden immer im Folgemonat mit den nächsten Beitragsnachweisen an die Kasse übermittelt.
3. Restbeitragsschuld - Abweichungen der Beiträge zum Vormonat / Differenzen
Sie wissen nun, wie genau wir die Beiträge an die Krankenkasse übermitteln und was es hierbei zu beachten gibt. Es kann immer passieren, dass ein:e Mitarbeiter:in plötzlich durch Krankheit ausfällt oder zum Zeitpunkt der Schätzung noch nicht vollständig angelegt war.
Dadurch kann es zu Differenzen kommen, die mit der sogenannten „Restbeitragsschuld“ automatisch verrechnet werden und im Dokument „Restbeitragsschuld zum Beitragsnachweis“ ersichtlich sind.
Um diese Differenz auszugleichen, müssen Sie nichts zusätzlich erledigen oder gar, wie früher, Meldungen stornieren und neu senden.
lexoffice erkennt diesen Fall automatisch und übermittelt die Restschuld zusammen mit der im Folgemonat ermittelten Beitragszahlung für Sie an die Krankenkasse.
Hier gibt es zwei Möglichkeiten der Restschuld:
Möglichkeit 1
Einmal das Guthaben bei der Krankenkasse. Bei Ihnen in der Restschuld als Minusbetrag angelegt. Dieser Wert wird bei der zukünftigen Meldung abgezogen.
Möglichkeit 2
Sowie die Forderung an Sie, welche mit der folgenden Meldung der Beiträge, mit gemeldet wird und Sie somit sowohl die Beiträge für den aktuellen Monat, sowie die Restschuld aus dem Vormonat entrichten müssen.
Beispiel:
Der Beitragsnachweis Oktober wird mit einer Restschuld aus September gemeldet.
Der Hintergrund der Restschuld: Im September hat sich eine Mitarbeiterin bei Ihnen nach dem Stichtag der Beitragsnachweise krank gemeldet und hat dadurch statt den geschätzten und somit gemeldeten 15 Stunden für September nur 10 Stunden gearbeitet.
In der Monatsabrechnung September haben Sie daher 5 Stunden gekürzt.
lexoffice erkennt nun eine Differenz zwischen dem Beitragsnachweis September und der Beitragsabrechnung von 5 Stunden und „parkt“ diese in der Restbeitragsschuld, die in den Oktober übernommen wird.
Im Oktober ermitteln wir in der Schätzung 20 Stunden als voraussichtliche Arbeitszeit für den Oktober. Davon ziehen wir dann die geparkten 5 Stunden ab und melden „nur“ 15 Stunden mit dem Beitragsnachweis Oktober.
In dieser Tabelle stelle ich Ihnen die Berechnung, die man im Dokument der Restbeitragsschuld sieht, vereinfacht dar.
4. Wie übergeben wir die Buchungen an die Buchhaltung?
Wir nehmen ausschließlich die Buchung für die Beitragsabrechnung vor. Einen automatischen Buchungssatz für die Beitragsnachweise (Schätzbeträge) gibt es nicht.
Dazu buchen wir Konto 1755 Lohn- und Gehaltsverrechnungen an 1742 Verbindlichkeiten soziale Sicherheit.
Die Beträge, die Sie an die jeweiligen Krankenkassen bezahlen, müssen lediglich als Umsatz dem entsprechenden Beleg (Beitragsnachweis) zugeordnet werden. Die Beitragsnachweise werden automatisch als Belege an die Buchhaltung übergeben.
Sobald eine Restbeitragsschuld entsteht, kommt es IMMER zu Differenzen. Diese werden in lexoffice im Folgemonat durch die automatische Verrechnung der Restbeitragsschuld ausgeglichen.
5. Wie kann ich die gemeldeten Beitragsnachweise nachvollziehen?
6. Zahlung der Beiträge an die Krankenkasse
Die Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig (Mo-Sa) und müssen an die jeweilige Krankenkasse bezahlt werden.
Dies können Sie als Überweisung durchführen.
Damit Sie diesen Zeitpunkt nicht verpassen und es zu Mahngebühren kommen kann,
Vereinbaren Sie mit Ihren Krankenkassen ein SEPA Lastschriftmandant. So ist sichergestellt, dass Ihre Beiträge immer pünktlich bezahlt sind.
Die Kassen bieten dafür entsprechende Formulare auf ihren Webseiten an.
7. Stornierung - was ist zu tun?
Die Restbeitragsschuld (Differenz), wird im Folgemonat automatisch durch lexoffice verrechnet. Sie müssen dafür nichts zusätzlich erledigen
❗️WICHTIG:
Eine manuelle Stornierung der Nachweise durch Sie in SVMeldeportal oder bei der Krankenkasse führt dazu, dass alle Folgeberechnungen sowie Buchungen in lexoffice falsch sind. Dies kann nicht korrigiert werden!
Bei unklarheiten wenden Sei sich bitte an unseren Support, bevor Sie tätig werden.
8. Beispiele aus der Praxis
Die SV-Beiträge sind höher als erwartet
Mögliche Erklärungen:
Der:Die Mitarbeiter:in hat weniger gearbeitet als ursprünglich geschätzt wurde. Z.B. wurden Beiträge für 40h im Monat geschätzt. Tatsächlich gearbeitet hat der Mitarbeiter 30h. Die Differenz wird automatisch im Folgemonat berücksichtigt.
Im Vormonat wurden zu wenige Stunden geschätzt. Diese Restbeitragsschuld muss nun beglichen werden, da im Vormonat ein zu niedriger Beitrag gezahlt wurde. Dies kann auch durch Korrekturen ausgelöst werden.
Die SV-Beiträge sind sehr hoch
Eine mögliche Erklärung für diesen Fall ist, dass im Vormonat ein 0-Beitragsnachweis versendet wurde, da Ihre Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Im aktuellen Monat müssen nun die Beiträge für den Vormonat und für den aktuellen Monat gezahlt werden.
Die Krankenkasse hat einen 0,- € Beitragsnachweis erhalten
Ein 0,- € Beitragsnachweis wird versendet, wenn Ihre Mitarbeiter- bzw. Firmendaten zum Zeitpunkt der Schätzung unvollständig angelegt waren. Die Beitragsschuld wird von lexoffice Lohn & Gehalt automatisch in den Folgemonat übertragen und bei der nächsten Schätzung berücksichtigt.
Wichtig: Die Beiträge werden dadurch erst im Folgemonat an die Krankenkasse übermittelt.
Dies bedeutet, dass im aktuellen Monat keine Zahlung anfällt, aber im nächsten Monat die Beiträge doppelt berechnet werden.
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