Was sind Sachzuwendungen?
Eine Sachzuwendung (auch geringfügiger Sachbezug genannt) ist eine ausdrücklich nicht geldmäßige Aufmerksamkeit an Mitarbeiter, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt gewährt wird. Das bedeutet, dass es sich dabei nicht um Ersatz für den Lohn, Urlaub oder Überstunden handeln darf oder es gar ein Bestandteil des Lohns ist und somit dafür keine Gegenleistung (z.B. Arbeit) verlangt wurde oder wird.
Die Sachzuwendung muss nicht unbedingt anlässlich eines persönlichen Ereignisses wie z.B. Geburtstag, Jubiläum sein und darf auch regelmäßig gewährt werden.
Eine Sachzuwendung darf aber ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen.
In der Praxis sind dies oft Gutscheine wie z.B. Tank- bzw. Benzingutscheine oder Gutscheinkarten oder auch die Übernahme der Mitgliedsbeiträge in einem Fitnessstudio, wenn der Arbeitgeber Partner und Rechnungsempfänger des Fitnessstudios ist.
Nicht erlaubt sind demnach Geldleistungen, selbst wenn sie mit der Auflage verbunden sind, sie nur für einen bestimmten Zweck zu verwenden.
Gutscheine, die in bar ausbezahlt werden können, selbst wenn es sich nur um einen Restbetrag handelt, sind ebenfalls unzulässig.
Wie hoch dürfen die Sachzuwendungen sein?
Ihr Wert darf nicht höher als 50 EUR ausfallen. Wichtig: Hierbei handelt es sich um eine monatliche Freigrenze, das bedeutet, die Kosten für die Sachbezüge dürfen pro Mitarbeiter im Monat die 50-EUR-Grenze nicht übersteigen (also alle Sachzuwendungen eines Mitarbeiters zusammen).
Sobald die Grenzbeträge auch nur um einen Cent überschritten werden, geht die gesamte Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren. Das kann für den Arbeitgeber selbst bei geringfügiger Überschreitung der Freigrenzen Nachzahlungen nach sich führen.
Nicht zu verwechseln sind die Sachbezüge mit den anlassbezogenen steuerfreien Aufmerksamkeiten (60-Euro-Grenze).
Hinweis:
Dieser 50 Euro Grenze gilt seit dem 01.01.2022. In Zeiträumen bis zum 31.12.2021 galt eine 44 Euro Freigrenze.
Wie erfasse ich Sachzuwendungen in Lexware Office?
Sachzuwendungen werden aus Gründen der späteren Nachweisbarkeit am besten über die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst. So ist dies beispielsweise als Lohnart “Sachbezug bis 50 Euro” über Lexware Office Lohn und Gehalt möglich.
Für die Erfassung der Anschaffung bzw. Bezahlung der von Ihnen beschafften Aufmerksamkeiten bzw. Gutscheine (z.B. die Rechnung der Tankstelle) beachten Sie bitte Folgendes:
Kategorie: "Sachzuwendungen”
Beschreibung/Notiz: Notieren Sie am besten, dass es sich um eine freiwillige soziale Leistung handelt, sowie den Namen des Mitarbeiters und den Verwendungszweck des Gutscheins (z.B.: “freiwillige soz. Leistung Frau XY, Tankgutschein TS Z.”).
Steuer: “keine Steuer”. Beachten Sie bitte, dass der Arbeitgeber bei der Buchung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, da der Leistungsaustausch zwischen dem Anbieter (z. B. Tankstelle) und dem Arbeitnehmer erfolgt und die Verwendung des Sachbezugs somit nicht betrieblich veranlasst ist und somit auch nicht zum Vorsteuerabzug führt.
Betrag: Bruttobetrag (mit VSt). Da Sie die Vorsteuer nicht erstattet bekommen können, dürfen Sie diese auch als Betriebsausgabe angeben.
Hinweis:
Sachzuwendungen mit einem Wert von mehr als 50 Euro können in Lexware Office nicht abgebildet werden. Sie sind in voller Höhe steuer- und beitragspflichtig und unterliegen der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG.
🎄 Wie erfasse ich die Kosten einer Weihnachtsfeier pro Mitarbeiter?
Die Kosten für die betriebliche Weihnachtsfeier sind steuerlich absetzbar. Allerdings stellt der Gesetzgeber einige Bedingungen: Die Kosten dürfen 110 Euro pro Teilnehmer nicht übersteigen.
Erfassen Sie einen Beleg mit dem Gesamtbetrag der teilnehmenden Mitarbeitenden. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfehlen wir die Auflistung aller Teilnehmenden als zusätzliches Belegbild hochzuladen.
Kategorie: “Freiwillige steuerfreie soziale Aufwendungen”
Beschreibung/Notiz: wir empfehlen den Namen des Mitarbeiters zu notieren und einen Hinweis auf die Weihnachtsfeier zu hinterlegen (kann jedoch auch über Belegbild vorgenommen werden).
Steuer: in diesem Fall können Sie den regulären Steuersatz von 19% angeben.