Mit Geschenken eine Freude bereiten
Ob zu Nikolaus, zur Weihnachtsfeier oder zum Jahreswechsel – rund um die Festtage ist es üblich, Mitarbeiter:innen mit Geschenken eine Freude zu bereiten und ihnen Wertschätzung zu zeigen.
Als Arbeitgeber:in ist es dabei wichtig, frühzeitig auf steuerliche Freigrenzen zu achten, um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Geschenke richtig handhaben und korrekt buchen können.
🎁 Geschenke an Mitarbeiter:innen - Was gibt es zu beachten?
Vorweg: Die Kosten für Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen können Sie als Betriebsausgaben von der Steuer abziehen – egal in welcher Höhe. 🎉
Lohnsteuerrechtlich gibt es jedoch einige Besonderheiten:
Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen können in Form von Sachzuwendungen (Sachbezug) erfolgen. Das bedeutet, es handelt sich um nicht-finanzielle Leistungen wie Waren oder Dienstleistungen, die zusätzlich zum Gehalt gewährt werden.
Wenn Sie Gutscheine mit Geldwert verschenken, können auch diese grundsätzlich unter die Sachbezugsfreigrenze fallen – allerdings darf eine Barauszahlung nicht möglich sein.
Diese Sachzuwendungen stellen für Ihre Mitarbeiter:innen einen geldwerten Vorteil dar und müsste als "Lohn" versteuert werden.
Sachzuwendungen unterliegen aber auch einer Freigrenze von 50 Euro und sind bis zu diesem Betrag lohnsteuerfrei.
🥂 Geschenke aus persönlichem Anlass, wie zum Beispiel zu einem Geburtstag oder einer Hochzeit, können bis zu einem Wert von 60 Euro lohnsteuerfrei bleiben.
Wichtig: Weihnachten zählt nicht als persönlicher Anlass.
Wenn Sie im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier Geschenke überreichen, darf ein Gesamtwert von 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschritten werden.
Sollten Sie die Freigrenzen überschreiten, müssen Sie den übersteigenden Betrag als steuerpflichtigen Arbeitslohn, ggf. nach §37b EStG, versteuern.
✅Tipp: Behalten Sie Grenzen im Blick, um zusätzliche Steuerbelastungen zu vermeiden.
💡 Im Gegensatz zu Sachzuwendungen sind Geldgeschenke immer in vollem Umfang lohnsteuerpflichtig.
Sie möchten noch ausführlicher zum Thema "Geschenke" informieren? Hier finden Sie einen umfangreichen Leitfaden:
Die Anschaffung Ihrer Geschenke können Sie in Lexware Office mit folgenden Kategorien buchen:
Geschenk | Kategorie |
Werbegeschenke/Sponsoring | |
Sachzuwendungen | |
Sachzuwendungen | |
"zu prüfen" | |
(bis 110 €) | Sachzuwendungen |
🖊️ Geschenke bis 10 Euro buchen
Kleine Geschenke mit einem Anschaffungspreis bis 10 Euro werden als Streuartikel oder Streuwerbeartikel bezeichnet. Diese sind von der (Lohn-) Versteuerung ausgenommen.
Es ist nicht erforderlich, dass Sie die Namen der Empfänger:innen aufzeichnen. Erfassen Sie die Ausgabe buchhalterisch.
So geht's:
Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Wählen Sie als Art der Ausgabe: Werbegeschenke/Sponsoring. Natürlich können Sie auch unsere Synonymsuche mit Begriffen wie z.B. Streuartikel oder Kugelschreiber oder ⎼ je nach Kontenrahmen ⎼ das Konto 6610/4630 verwenden.
👉 Das Feld Steuer wird mit 19% vorbelegt - erfassen Sie im Feld Betrag den Bruttobetrag.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie in diesem Wissensartikel:
🎁 Wie buche ich Geschenke bis 50 Euro?
Sachgeschenke bis zu einem Wert von 50 EUR netto pro Monat und Mitarbeiter:in (einschließlich Festangestellten und Minijobbern) sind lohnsteuer- und abgabenfrei.
Diese können monatlich gewährt werden – auch ohne besonderen Anlass. Die monatliche Freigrenze bedeutet, dass die gesamten Sachbezüge pro Mitarbeiter:in im Monat nicht mehr als 50 EUR betragen dürfen.
👉 Wird die Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten, verliert die gesamte Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit ihre Gültigkeit.
Überschreiten die Sachbezüge den Betrag, müssen sie als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden und ggf. nach § 37b EStG pauschal versteuert werden.
Sie möchten wissen, welche Regelungen 2025 zu Sachbezügen gelten? Dann informieren Sie sich hier:
🎁 Geschenke bis 50 Euro an Mitarbeiter:innen in Lexware Office Lohn & Gehalt erfassen
Sachzuwendungen werden aus Gründen der späteren Nachweisbarkeit am besten über die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst. So ist dies beispielsweise als Lohnart “Sachbezug bis 50 Euro” über Lexware Office Lohn und Gehalt möglich.
So geht's:
Klicken Sie auf “Abrechnung” in der oberen Menüleiste.
Unter "2. Löhne & Gehälter" legen Sie für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt an.
Klicken Sie dazu auf “Entgelt hinzufügen” und wählen aus der Liste “Sachbezug bis 50 Euro” aus.
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in das Sie “Anzahl” und “Wert” für den Sachbezug hinterlegen können.
Anschließend “Speichern” Sie diese Angaben.
👉 Lexware Office verarbeitet in der Lohnabrechnung Sachbezüge bis 50 Euro nur nachrichtlich. Es wird hierfür nichts an die Buchhaltung übergeben, da ausschließlich die Anschaffung des Geschenks buchhalterisch erfasst werden muss.
Beachten Sie, dass die Übergabe der Sachzuwendung an Mitarbeiter:innen dokumentiert sein muss. Dafür ist ein Eintrag in der Personalakte ist völlig ausreichend.
Weitere Informationen dazu, wie Sie Sachzuwendungen in Lohn&Gehalt erfassen, finden Sie hier:
🎁 Sachzuwendungen an Mitarbeiter:innen in Lexware Office buchen
Um die Anschaffung bzw. Bezahlung der von Ihnen beschafften Geschenken buchhalterisch zu erfassen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor.
So geht's:
Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Wählen Sie als Art der Ausgabe die Kategorie: Sachzuwendungen:
Beschreibung/Notiz: Notieren Sie am besten, dass es sich um eine freiwillige soziale Leistung handelt, sowie den Namen des Mitarbeiters und die Sachzuwendung (z.B.: “freiwillige soz. Leistung Frau XY, Pralinen”).
Steuer: “keine Steuer”. Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Buchung i.d.R. nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, da das Geschenk zum privaten Gebrauch gedacht ist.
Betrag: Bruttobetrag (mit VSt). Da Sie die Vorsteuer nicht erstattet bekommen können, dürfen Sie diese auch als Betriebsausgabe angeben.
💡Bitte beachten Sie, dass es sich hier lediglich um eine empfohlene Kategorie handelt und wir Sie nicht steuerrechtlich beraten können - bitte prüfen Sie daher, ob die Kategorie in Ihrem Fall tatsächlich passend ist. Dabei kann Ihnen auch Ihre Steuerberatung behilflich sein.
🥂 Anlassbezogen Aufmerksamkeiten
Eine weitere Kategorie stellen Sachbezüge für anlassbezogene steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 60 Euro dar. Diese Geschenke werden zu persönlichen Anlässen übergeben. Da Weihnachten i.d.R. kein persönlicher Anlass ist, unterliegen Geschenke zu Weihnachten nicht dieser Steuerfreigrenze und fallen nicht unter dieses Entgelt.
Weitere Informationen zu anlassbezogenen Sachbezügen bis 60 Euro finden Sie hier:
So geht's:
Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Wählen Sie als Art der Ausgabe die Kategorie: Sachzuwendungen:
Beschreibung/Notiz: Notieren Sie am besten, dass es sich um eine freiwillige soziale Leistung handelt, sowie den Namen des Mitarbeiters und die Sachzuwendung (z.B.: “freiwillige soz. Leistung Frau XY, Jubiläum").
Steuer: “keine Steuer”. Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Buchung i.d.R. nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, da das Geschenk zum privaten Gebrauch gedacht ist.
Betrag: Bruttobetrag (mit VSt). Da Sie die Vorsteuer nicht erstattet bekommen können, dürfen Sie diese auch als Betriebsausgabe angeben.
Pauschal besteuerte Geschenke
Übersteigt Ihre Sachzuwendungen die Freigrenzen? Dann gehört die Zuwendung zum steuerpflichtigen Lohn und kann nach §37b EStG pauschal besteuert werden. Der Vorgang lässt sich in Lexware Office leider nicht abbilden.
Erfassen Sie in diesem Fall bitte den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung und buchen Sie auf "zu prüfen". Lassen Sie den Geschäftsfall von Ihrer Steuerberatung umbuchen.
🎄Weihnachtsgeschenke auf der betrieblichen Weihnachtsfeier
Weihnachtsgeschenke an Ihre Mitarbeiter:innen können im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier bis zu einem Wert von 110 Euro lohnsteuerfrei bleiben.
Diese Geschenke werden dann als Teil der Kosten der Weihnachtsfeier betrachtet.
Die Kosten sind grundsätzlich steuerlich absetzbar, wenn sie 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschreiten.
So geht's:
Belegerfassung: Erfassen Sie den Beleg mit dem Gesamtbetrag der Kosten und der teilnehmenden Mitarbeitenden. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfehlen wir, zusätzlich eine Liste aller Teilnehmenden als Belegbild hochzuladen.
Kategorie: "Sachzuwendungen"
Beschreibung/Notiz: Wir empfehlen, den Namen der Mitarbeitenden sowie einen Hinweis auf die Weihnachtsfeier zu notieren. Alternativ kann dies auch im Belegbild vermerkt werden.
Steuer: Wählen Sie ggf. den regulären Steuersatz von 19%.
Weitere Informationen rund um die Weihnachtsfeier finden Sie hier: