Inhaltsverzeichnis
1. Was sind Sachzuwendungen?
Als Sachzuwendungen (Sachbezug) werden nicht finanzielle Leistungen bezeichnet, die Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Gehalt vom Arbeitgeber bekommen. Das können sowohl Waren als auch Dienstleistungen sein. Ein solcher Sachbezug ist für Arbeitnehmer:innen ein geldwerter Vorteil. Es wird nicht direkt ein Betrag in bar ausgezahlt, Mitarbeiter:innen profitieren aber trotzdem finanziell. Beispielsweise: Tankgutscheine, Wein, Blumen, ….
WICHTIG: lexoffice verarbeitet in der Lohnabrechnung Sachbezüge bis 50 Euro nur nachrichtlich, d.h. es wird hierfür nichts an die Buchhaltung übergeben, da ausschließlich die Anschaffung des Gutscheines buchhalterisch erfasst werden muss.
Die Übergabe an Mitarbeiter:innen muss dokumentiert sein, ein Eintrag in der Personalakte ist völlig ausreichend.
2. Wie trage ich Sachzuwendungen bis 50€ in Lohn&Gehalt ein?
Klicken Sie auf “Abrechnung” - diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste oben.
Im zweiten Schritt der Abrechnung "2. Löhne & Gehälter". Legen Sie für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt an.
Klicken Sie dazu auf “Entgelt hinzufügen” und wählen aus der Liste “Sachbezug bis 50 Euro” aus.
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in das Sie “Anzahl” und “Wert” für den Sachbezug hinterlegen können.
Anschließend “Speichern” Sie diese Angaben.
3. Wie hoch dürfen die Sachzuwendungen sein?
Der Wert von Sachbezügen darf nicht höher als 50 Euro ausfallen.
Wichtig: Hierbei handelt es sich um eine monatliche Freigrenze.
Das bedeutet, dass die Kosten für die Sachbezüge pro Mitarbeiter im Monat die 50-EUR-Grenze nicht übersteigen dürfen (also alle Sachzuwendungen eines Mitarbeitenden zusammen).
Sobald die Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten wird, geht die gesamte Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren. Das kann für den Arbeitgeber:innen, selbst bei geringfügiger Überschreitung der Freigrenzen, zu Nachzahlungen führen.
Hinweis:
Diese 50-EUR-Grenze gilt seit dem 01.01.2022. In Zeiträumen bis zum 31.12.2021 galt eine 44-EUR-Grenze.
Nicht zu verwechseln mit den Sachbezügen für anlassbezogene steuerfreie Aufmerksamkeiten (60-EUR-Grenze).
4. Was ist eine anlassbezogene Sachzuwendung bis 60 Euro?
Sogenannte Aufmerksamkeiten, sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro (z.B. Blumen, Genussmittel, ein Buch), die zu einem besonderen persönlichen Anlass (z.B. Geburtstag, Hochzeit) gewährt werden. Aufmerksamkeiten gehören nicht zum Arbeitslohn, eine Umwandlung von Arbeitslohn zugunsten von Aufmerksamkeiten ist nicht zulässig.
Achtung: Geschenke zu anderen Anlässen wie z.B. Firmenjubiläum oder Weihnachten unterliegen nicht der Steuerfreigrenze und fallen nicht unter dieses Entgelt.
5. Wie trage ich eine anlassbezogene Sachzuwendung bis 60 Euro ein?
Aktuell ist dieses Entgelt noch nicht in lexoffice hinterlegt. Damit Sie es nutzen können, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Dieser legt Ihnen hierfür zwei manuelle Entgelte an. Wir verwenden einen steuerfreien Bruttobezug (anlassbezogener Sachbezug) und einen Netto-Abzug (anlassbezogener Sachbezug Netto-Abzug).
WICHTIG: Die Entgelte sind nicht auf 60 Euro gedeckelt. Sie müssen selbst darauf achten, die 60 Euro nicht zu überschreiten. Sobald der Support Ihnen das Entgelt angelegt hat, können Sie es wie folgt hinzufügen:
Klicken Sie auf “Abrechnung” - diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste - oben.
Im zweiten Schritt der Abrechnung "2. Löhne & Gehälter". Legen Sie für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt an.
Klicken Sie hierzu auf “Entgelt hinzufügen” und wählen aus der Liste “anlassbezogener Sachbezug” und “anlassbezogener Sachbezug Netto-Abzug” aus.
Es öffnet sich jeweils ein Pop-up-Fenster, in das Sie “Anzahl” und “Wert” hinterlegen können. Damit lexoffice den Sachbezug richtig abrechnen kann, müssen Sie beide Entgelte nutzen. Es ist jeweils der gleiche Betrag einzutragen.
Anschließend “Speichern” Sie die Angaben.