Hinweis: Lexware Office unterstützt weitere Vortragswerte. Einen Überblick finden Sie in folgendem Artikel.
Schauen Sie gerne in unser Erklärvideo:
1. Einleitung
Lexware Office erstellt für alle Mitarbeiter:innen mit Steuerklasse, die über den Jahreswechsel (Dezember > Januar) bei Ihnen beschäftigt sind, automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung und schickt diese an die Finanzverwaltung. 💪
Dabei werden die Werte (Lohnsteuer, Soli usw.) verwendet, die Lexware Office selber ausgerechnet hat. Falls Sie ab Januar zu Lexware Office gewechselt haben oder schon mehr als ein Jahr mit Lexware Office abgerechnet haben, ist das genau richtig und unproblematisch. 👌
Anders kann das bei einem Wechsel im laufenden Jahr sein. Dann “fehlen” die Beträge aus der Zeit vor Lexware Office und können demzufolge nicht ausgewiesen werden. 😔
Um die Lohnsteuerbescheinigungen Ihres Teams zu vervollständigen, sollten Sie die Lohnsteuerwerte des laufenden Jahres aus der Zeit vor Lexware Office nach-, bzw vortragen.
Moment ⁉️Sie haben bereits eine Lohnsteuerbescheinigung für den Zeitraum vor Lexware Office versendet? Dann sind die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung nicht in Lexware Office einzutragen. Zum Jahresende versendet Lexware Office automatisch die Lohnsteuerbescheinigung nur für den in Lexware Office abgerechneten Zeitraum. Das Finanzamt erhält in diesem Fall zwei Lohnsteuerbescheinigungen für Ihre Mitarbeiter:innen.
Davon unabhängig können Vortragswerte für UV-Jahresmeldung und/oder für Einmalzahlungen nötig sein.
Alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie in folgenden Artikeln:
2. Was sind die Voraussetzungen?
Zunächst geht es ausschließlich um Mitarbeiter:innen, die bereits vor dem Wechsel zu Lexware Office bei Ihnen beschäftigt waren und die auf (elektronischer) “Steuerkarte” arbeiten. Für Minijobber, die pauschal besteuert werden, gibt es hier in aller Regel nichts zu tun. Sie müssen nicht selber herausfinden, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorträge brauchen - Lexware Office unterstützt Sie mit einer Übersicht! 😎
Die Lohnsteuerwerte werden im sogenannten Lohnkonto aufgezeichnet. Bitte erstellen Sie sich das Dokument für das laufende Jahr in Ihrem “alten” Lohnprogramm oder bitten Sie Ihre:n Steuerberater:in darum.
3. Was passiert, wenn man die Vorträge nicht eingibt?
Bevor wir auf die Eingabe der Vorträge eingehen, sollten wir die Konsequenzen klären, wenn Sie diesen Schritt nicht gehen:
Platt ausgedrückt: Die Lohnsteuerbescheinigung umfasst ausschließlich Monate, die mit Lexware Office abgerechnet wurden und ist damit ggf. unvollständig. Da Sie als Arbeitgeber:in verpflichtet sind, die vollständigen Werte für das abgelaufene Kalenderjahr zu melden, begeben Sie sich dann in einen Konflikt mit dem Einkommensteuergesetz.
Ihr:e Mitarbeiter:innen haben ein Problem bei der Steuererklärung und werden sich zur Lösung an Sie wenden.
Sie können im Jahr des Softwarewechsels auch zwei Lohnsteuerbescheinigungen abgeben. In diesem Fall sind natürlich keine Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung zu erfassen.
4. Wie gebe ich die Vortragswerte ein?
Der späteste Zeitpunkt, die Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung einzutragen, ist der Dezember des laufenden Jahres. Der beste Zeitpunkt ist gleich bei der Anlage Ihrer Mitarbeiter:innen.
So können Sie die Vorträge bearbeiten:
✅ 👉 So geht’s:
Legen Sie die Lohnkonten des laufenden Jahres für die Zeit vor Lexware Office bereit.
Verschaffen Sie sich einen Überblick der Mitarbeiter:innen, die Vorträge brauchen, indem Sie die Vortragsübersicht aufrufen.
Gehen Sie nun die Mitarbeitenden durch und übertragen die Vortragswerte aus dem Lohnkonto nach Lexware Office.
5. Eingabehilfen
Lohnkonto-Berichte sind (leider) nicht normiert und sehen in jedem Programm anders aus. Zur leichteren Orientierung haben wir Ihnen Eingabehilfen für die folgenden verbreiteten Lohnprogramme unten zusammengestellt:
So sieht das Lohnkonto beim Steuerberater aus:
Da Lohnprogramme auch unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, haben wir hier noch eine weitere Hilfestellung für Sie. So können Sie bequem nach der Bezeichnung im Lohnkonto Ihres Vorgängerprogramms schauen und finden die Bezeichnung in Lexware Office im Handumdrehen.
Übertragen Sie die Summe der unten aufgeführten Werte aus dem Lohnkonto Ihres Vorgängerprogramms in die Lexware Office LStB - Vortragswerte.
Bezeichnung in Lexware Office | mögliche Bezeichnungen im Lohnkonto in Ihrem Vorgängerprogramm |
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| Wenn vor dem Wechsel zu Lexware Office bereits Kurzarbeit abgerechnet wurde, dann geben Sie die Anzahl der Monate ein, in denen der Mitarbeiter Kurzarbeitergeld bezogen hat. |
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| Übertragen Sie die Summe des Arbeitgeberanteils Versorgungswerk. |
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| Übertragen Sie die Summe des Mitarbeiteranteils Versorgungswerk. |
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5a Eingabehilfe: Lexware lohn+gehalt
5b Eingabehilfe: Sage Business Cloud
5c Eingabehilfe: DATEV
6. Kann ich die Vorträge nach Abschluss der Dezember-Abrechnung noch korrigieren oder nachträglich eintragen?
Die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung können unter bestimmten Voraussetzungen über Lexware Office korrigiert bzw. nachgetragen werden:
Sie stehen mit der Abrechnung im Januar des Folgejahres
die Frist für die Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung (28.02.) ist noch nicht verstrichen
Um die Vorträge zu korrigieren, rufen Sie sich bitte die Mitarbeiterübersicht ("Mitarbeiter") auf und klicken die drei Punkte auf der rechten Seite beim jeweiligen Mitarbeiter:in an. Dort finden Sie die Option „Vorträge 2022 korrigieren“ und können darüber die Vorträge je Mitarbeiter:in anpassen. Bitte das "Speichern" ganz unten nicht vergessen.
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