Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
lexoffice erstellt für alle Mitarbeiter:innen mit Steuerklasse, die über den Jahreswechsel hinaus bei Ihnen beschäftigt sind, automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung und schickt diese an die Finanzverwaltung.
Dabei werden die Werte (Lohnsteuer, Soli usw.) verwendet, die lexoffice selbst abgerechnet hat. Falls Sie ab Januar zu lexoffice gewechselt haben oder schon mehr als ein Jahr mit lexoffice abgerechnet haben, ist das genau richtig und unproblematisch.
Anders kann das bei einem Wechsel im laufenden Jahr sein. Dann „fehlen“ die Beträge aus der Zeit vor lexoffice und können demzufolge nicht ausgewiesen werden. 😔
Um die Lohnsteuerbescheinigungen Ihres Teams zu vervollständigen, sollten Sie die Lohnsteuerwerte des laufenden Jahres aus der Zeit vor lexoffice nach- bzw. vortragen.
Oder haben Sie bereits eine Lohnsteuerbescheinigung für den Zeitraum vor lexoffice versendet? Dann sind die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung nicht in lexoffice einzutragen. Zum Jahresende versendet lexoffice automatisch die Lohnsteuerbescheinigung nur für den in lexoffice abgerechneten Zeitraum. Das Finanzamt erhält in diesem Fall zwei Lohnsteuerbescheinigungen für Ihre Mitarbeiter:innen.
❗️Hinweis: lexoffice unterstützt weitere Vortragswerte. Alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie im entsprechenden Artikel.
Davon unabhängig können Vortragswerte für UV-Jahresmeldung und/oder für Einmalzahlungen nötig sein.
Alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie in folgenden Artikeln:
2. Was sind die Voraussetzungen?
Zunächst geht es ausschließlich um Mitarbeiter:innen, die bereits vor dem Wechsel zu lexoffice bei Ihnen beschäftigt waren und über Lohnsteuermerkmale abgerechnet wurden. Für Minijobber, die pauschal besteuert werden, gibt es hier in aller Regel nichts zu tun. Sie müssen nicht selber herausfinden, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorträge brauchen - lexoffice unterstützt Sie mit einer Übersicht! 😎
Die Lohnsteuerwerte werden im sogenannten Lohnkonto aufgezeichnet. Bitte erstellen Sie sich das Dokument für das laufende Jahr in Ihrem „alten“ Lohnprogramm oder bitten Sie Ihre:n Steuerberater:in darum.
3. Was passiert, wenn man die Vorträge nicht eingibt?
Bevor wir auf die Eingabe der Vorträge eingehen, sollten wir die Konsequenzen klären, wenn Sie diesen Schritt nicht gehen:
Platt ausgedrückt: Die Lohnsteuerbescheinigung umfasst ausschließlich Monate, die mit lexoffice abgerechnet wurden und ist damit ggf. unvollständig. Da Sie als Arbeitgeber:in verpflichtet sind, die vollständigen Werte für das abgelaufene Kalenderjahr zu melden, begeben Sie sich in einen Konflikt mit dem Einkommensteuergesetz.
Ihr:e Mitarbeiter:innen haben ein Problem bei der Steuererklärung und werden sich zur Lösung an Sie wenden. Es sei denn, der vorherige Abrechner hat bereits die Lohnsteuerbescheinigungen versendet. In diesem Fall liegen dann dem Finanzamt für das laufende Kalenderjahr zwei Lohnsteuerbescheinigungen Ihrer Mitarbeitenden vor und es sind keine Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung zu erfassen.
Ansonsten wären wir wieder bei Ihnen: Sie müssen die automatisch erstellten Lohnsteuerbescheinigungen über ELSTER von Hand stornieren und von Hand mit den korrekten Werten neu melden. Das kostet Zeit und Nerven. 👎
4. Wie gebe ich die Vortragswerte ein?
Der späteste Zeitpunkt, die Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung einzutragen, ist der Dezember des laufenden Jahres. Der beste Zeitpunkt ist gleich bei der Anlage Ihrer Mitarbeiter:innen.
Wählen Sie den Bereich Mitarbeiter (Schwarzer Balken) aus und klicken je Mitarbeiter:in auf die 3 Punkte rechts außen. Hier wählen Sie dann den Eintrag „Vorträge bearbeiten“ und danach „Vortragswerte erfassen“.
✅ 👉 So geht’s:
Legen Sie die Lohnkonten des laufenden Jahres für die Zeit vor lexoffice bereit.
Verschaffen Sie sich einen Überblick der Mitarbeiter:innen, die Vorträge brauchen, indem Sie die Vortragsübersicht aufrufen.
Gehen Sie nun Ihre Kolleg:innen einzeln durch und übertragen Sie die Vortragswerte aus dem Lohnkonto nach lexoffice.
Lohnkonto-Berichte sind (leider) nicht normiert und sehen in jedem Programm anders aus. Zur leichteren Orientierung haben wir Ihnen Eingabehilfen für die folgenden verbreiteten Lohnprogramme unten zusammengestellt:
So sieht das Lohnkonto beim Steuerberater aus:
Da Lohnprogramme auch unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, haben wir hier noch eine weitere Hilfestellung für Sie. So können Sie bequem nach der Bezeichnung im Lohnkonto Ihres Vorgängerprogramms schauen und finden die Bezeichnung in lexoffice im Handumdrehen.
Übertragen Sie die Summe der unten aufgeführten Werte aus dem Lohnkonto Ihres Vorgängerprogramms in die lexoffice LStB - Vortragswerte.
5a Eingabehilfe: Lexware lohn+gehalt
5b Eingabehilfe: Sage Business Cloud
5c Eingabehilfe: ilohngehalt
5d Eingabehilfe: Datev
6. Kann ich die Vorträge nach Abschluss der Dezember-Abrechnung noch korrigieren oder nachträglich eintragen?
Die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung können unter bestimmten Voraussetzungen über lexoffice korrigiert bzw. nachgetragen werden:
Sie stehen mit der Abrechnung im Januar des Folgejahres
die Frist für die Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung (28.02.) ist noch nicht verstrichen
Um die Vorträge zu korrigieren, rufen Sie sich bitte die Mitarbeiterübersicht ("Mitarbeiter") auf und klicken die drei Punkte auf der rechten Seite beim jeweiligen Mitarbeitenden an. Dort finden Sie die Option „Vorträge 2022 korrigieren“ und können darüber die Vorträge je Mitarbeiter:in anpassen. Bitte das "Speichern" ganz unten nicht vergessen.
