Inhaltsverzeichnis

1. Wie ändere ich den Beschäftigungsverhältnis meiner Mitarbeiter:innen?

2. Wie melde ich meine Mitarbeiter:innen ab?

3. Was mache ich wenn sich die Beschäftigsungsart im laufenden Jahr ändert?

4. Wie ändere ich die Steuerklasse von Mitarbeiter:innen?


1. Wie ändere ich den Beschäftigungsverhältnis meiner Mitarbeiter:innen?

Im Folgenden erfahren Sie nun, wie Sie das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses in lexoffice eintragen.

Variante 1 (empfohlen)

  1. Klicken Sie auf "Mitarbeiter" in der schwarzen Menüleiste oben

  2. Suchen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Beschäftigungsverhältnis endet

  3. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche mit drei Punkten "..." und wählen Sie "Arbeitsverhältnis beenden"

Nun öffnet sich ein Popup-Dialog in dem Sie:

  1. das Endedatum des Arbeitsvertrags eintragen und

  2. den Austrittsgrund festlegen müssen

Nachdem Sie die Eingabe gespeichert haben, sind Sie fertig!

Variante 2

  1. Öffnen Sie die Details der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters dessen Beschäftigungsverhältnis beenden wollen

  2. Suchen Sie den Bereich "Eintritt / Austritt" und tragen Sie das Endedatum des Arbeitsvertrags ein

  3. Ergänzen Sie vor dem Speichern den Austrittsgrund und speichern Sie die Änderungen

Das war's. ✅

Welchen Austrittsgrund soll ich verwenden?

Bitte verwenden Sie einen Grund, der der Wahrheit am nächsten kommt. Bis auf den besonderen Endegrund "Tod", führen alle Austrittsgründe zur selben Abmeldung bei der Krankenkasse.

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2. Wie melde ich meine Mitarbeiter:innen ab?

Das Ende einer Beschäftigung führt zu einer ganzen Reihe von elektronischen Meldungen (je nach Beschäftigungsart):

  • Abmeldung bei der Krankenkasse

  • Abmeldung bei ELStAM

  • Lohnsteuer-Bescheinigung

Diese Meldungen werden automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung verschickt, die auf das Austrittsdatum, bzw. die Erfassung des Austrittsdatums folgt.

Sie finden die zugehörigen Bescheinigungen in den Arbeitgeberdokumenten. Bitte denken Sie daran die Zettel an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter auszuhändigen.

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3. Was mache ich wenn sich die Beschäftigsungsart im laufenden Jahr ändert?


Es gibt verschiedenste Anlässe für die Änderung der Beschäftigungsart:

  • Übernahme eines Azubis ins Angestelltenverhältnis

  • Weiterentwicklung einer Minijobberin zur Angestellten

  • Erreichen der Altersgrenze und Wechsel zum (weiterbeschäftigten) Rentner

💡 In diesen Fällen (es gibt weitere denkbare Szenarien) gilt folgende wichtige Regel in lexoffice: die betroffenen Mitarbeiter:innen müssen nicht mit einem Austrittsdatum aus dem laufenden Beschäftigungsverhältnis entlassen werden.

So ändern Sie die Beschäftigungsart in lexoffice:

Dreh- und Angelpunkt ist immer der aktuelle Abrechnungsmonat Ihrer Firma. Den können Sie auf der Übersichtsseite nachprüfen:

Im ersten Abrechnungsmonat, ab dem die neue Beschäftigungsart gelten soll, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der schwarzen Menüleiste oben bitte auf "Mitarbeiter" und öffnen Sie das zu ändernde Beschäftigungsverhältnis.

  2. Wählen Sie im Bereich "Vertragsdaten" das Feld "Beschäftigt als" aus und suchen Sie die neue Beschäftigungsart aus.

  3. Speichern Sie Ihre Änderung mit Klick auf "Speichern" ganz unten.

Damit sind Sie fertig und lexoffice ist dran. Die durch die Änderung abzugebenden elektronischen Meldungen an die Krankenkasse werden mit der nächsten Lohnabrechnung automatisch erstellt und verschickt. 👍

❗️Wie gehe ich bei Änderungen im laufenden Monat vor?

Die Änderung der Beschäftigungsart ist in lexoffice ausschließlich zum Ersten eines Monats möglich. Falls Sie eine Änderung des Beschäftigungsverhältnisses im laufenden Monat haben (bei Azubis ist das nicht unüblich), ist es zulässig die Beschäftigungsart dennoch zum Folgemonat einzutragen. Sie erhalten dadurch keine Probleme mit der Krankenkasse.

Damit Sie auch keinen Ärger mit dem oder der Mitarbeiterin bekommen, zahlen Sie bitte das durch die neue Beschäftigungsart geänderte Gehalt (oder den Stundenlohn) im ersten Monat anteilig aus.

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4. Wie ändere ich die Steuerklasse von Mitarbeiter:innen?

Stellen Sie sich bitte Folgendes vor:

  • Sie haben eine neue Mitarbeiterin eingestellt, die Ihnen mitteilt, dass mit Steuerklasse VIER abgerechnet werden möchte.

  • In der Abrechnungsvorschau stellen Sie fest, dass mit Steuerklasse FÜNF gerechnet wird.

  • Also machen Sie sich auf den Weg in die Mitarbeiterdaten, um die Steuerklasse zu ändern und stellen fest... das die Felder ausgegraut und inaktiv sind. Sie können keine Änderung vornehmen.

Was ist hier passiert?

Die Finanzverwaltung "kennt" die Lohnsteuerabzugsmerkmale - damit sind die Steuerklasse, der Kinderfreibetrag, die Konfession und Freibeträge gemeint - Ihrer Mitarbeiter:innen und liefert diese auf Anfrage an lexoffice aus.

👉❗️Weder Sie als Arbeitgeber:in noch lexoffice als Lohnabrechnung können auf die Steuerklasse, die die Finanzverwaltung bereitstellt, Einfluss nehmen. Nur die Mitarbeiter:innen haben die "Macht" diese Angaben zu beeinflussen.

Ich möchte eine andere Steuerklasse verwenden, als lexoffice abgerufen hat.

Die folgenden Maßnahmen führen zu einer Änderung der Steuerklasse:

  1. Art der Beschäftigung ändern
    Jede:r Mitarbeiter:in legt selber fest, ob er oder sie bei Ihnen einer Hauptbeschäftigung oder einer Nebenbeschäftigung nachgeht. Diese Entscheidung beeinflusst die Steuerklasse maßgeblich.

    Hauptbeschäftigung: Steuerklassen EINS bis FÜNF
    Nebenbeschäftigung: Steuerklasse SECHS

    Erhalten Sie also nach Abruf der Lohnsteuermerkmale unerwartet die Steuerklasse SECHS, kann es an der Art der Beschäftigung liegen. In diesem Fall ändern Sie diese Angabe in den Mitarbeiterdetails nach Rücksprache mit der Mitarbeiterin von Neben- auf Hauptbeschäftigung. Anschließend erfolgt mit der nächsten Lohnabrechnung ein erneuter Abruf der Lohnsteuermerkmale. Dieses Mal sollte lexoffice eine der Steuerklassen EINS bis FÜNF erhalten.

  2. Antragstellung beim Finanzamt
    Sollte die Mitarbeiterin mit den von der Finanzverwaltung gelieferten Angaben nicht einverstanden sein, muss sie sich direkt an ihr Finanzamt wenden und eine Änderung beantragen.

    Sobald diese Änderung durch das Finanzamt umgesetzt wurde, erhält lexoffice automatisch die neuen Angaben und verwendet diese bei der kommenden Lohnabrechnung. Derartige Änderungen können auch rückwirkend erfolgen - in diesem Fall führt lexoffice mit der nächsten Lohnabrechnung automatisch eine Korrekturabrechnung durch.

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Stichwort: Beschäftigungsverhältnis, Steuerklasse, Mitarbeiter abmelden, Wechsel, Änderung, kündigen, neu anmelden, Abmeldung, Anmeldung,

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