Ab 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht. Bereits jetzt können Sie jedoch schon an der Pilotphase teilnehmen und den neuen Prozess von Krankenkassen und teilnehmenden Ärzt:innen ausprobieren.


Schreiben Sie uns an eau@lexoffice.de, wenn wir Sie für die eAU Funktion freischalten dürfen.


Was ändert sich?

Der neue eAU Prozess

Im Wesentlichen werden Ihre Arbeitnehmer:innen Ihnen keine ärztlichen Krankmeldungen (gelber/lila Zettel) übermitteln - dafür sind Sie nun zuständig.

Sie müssen im Krankheitsfall bei der entsprechenden Krankenkasse anfragen, ob eine Krankmeldung vorliegt. Wenn ja, wird Ihnen die Krankenkasse diese übermitteln.

Wer nimmt am eAU Verfahren teil? Und wer nicht?

✅ Nehmen teil

❌ Nehmen nicht teil -

hier gibt es weiterhin eine Papier-AU

Mitarbeiter:innen

  • Alle Mitarbeiter:innen, die (freiwillig) in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind.

  • Geringfügig beschäftigte Mitarbeiter:innen (Minijobber:innen, Kurzfristige), Werkstudent:innen

  • Privat krankenversicherte Mitarbeiter:innen

  • Fälle mit Freistellung wegen Pflege eines kranken Kindes

Einrichtungen

  • Vertragsärzte

  • Vertragszahnärzte

  • Vertragskrankenhäuser

  • Privatärzte (unabhängig vom Versicherungsstatus des MA)

  • Ärzt:innen im Ausland

  • Psychotherapeuten

  • Physiotherapeuten

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit wichtigen Aufgaben und Hinweisen, die Ihnen den Start mit eAU erleichtern sollen.

1. Ermitteln Sie die Abgabefrist für Arbeitsunfähigkeits-bescheinigungen

Was ist für Sie zu tun?

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Abgabefrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Ihrem Betrieb gilt. Falls es je Mitarbeiter:in unterschiedliche Fristen gibt, sollten Sie die einzelnen Fristen in einer Liste aufschreiben.

Sie können die AU-Abgabefrist bei der Anlage der ersten Krankheit mit der neuen eAU Funktion in lexoffice, die kürzer als 4 Tage ist, ändern.

Wenn Sie auf "AU-Abgabefrist ändern" klicken, sehen Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

❗️Hinweis: Mit dieser Einstellung geben Sie lexoffice lediglich eine Information darüber wie schnell wir die eAU abfragen. Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf die Abrechnung.

Wann sollten Sie die Aufgabe erledigen?

So schnell wie möglich.


Hintergrund

  1. Ohne eine abweichende Regelung im Arbeitsvertrag müssen Mitarbeiter:innen spätestens am 4. Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen.

  2. Der frühestmögliche Termin für den Abruf einer eAU bestimmt sich anhand der individuellen Abgabefrist. Ohne gesonderte Regelung dürfen eAU erst am 5. Tag nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt angefragt werden. Krankmeldungen von Mitarbeiter:innen, welche die AU bisher sofort abgeben mussten, dürfen schon am 2. Tag nach Feststellung der AU durch den Arzt angefragt werden.


2. Klären Sie Ihre Mitarbeiter:innen über den eAU-konformen Ablauf von Krankmeldungen auf

Was ist für Sie zu tun?

Falls Sie Krankmeldungen bisher informell gehandhabt haben, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass

  1. Krankmeldungen sofort und wahrnehmbar (keine unter der Tür hindurchgeschobenen Zettelchen 😉 ) bei der zuständigen Person eingereicht werden,

  2. neben dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit auch das voraussichtliche Ende bekannt gegeben wird und

  3. mitgeteilt wird, ob ein Arztbesuch / Krankenhausaufenthalt geplant ist.

Wann sollten Sie die Aufgabe erledigen?

So schnell wie möglich.


Hintergrund

  1. eAU dürfen nur angefragt werden, wenn die folgenden Informationen vorliegen: Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit (AU)

    Wird / wurde die AU durch einen Vertragsarzt / eine Vertragsärztin oder einen stationären Krankenhausaufenthalt festgestellt?

  2. Bei der Erfassung von Krankheiten dokumentieren Sie, dass die Krankmeldung ordnungsgemäß erfolgt ist.


3. Aktualisieren Sie die Versicherungsart Ihrer Mitarbeiter:innen

Was ist für Sie zu tun?

Bitte stellen Sie die Art der Versicherung in den Mitarbeiterdetails in lexoffice bei neu angestellten Kurzfristig Beschäftigten, Praktikant:innen oder Werkstudent:innen so ein, dass sie den Umständen der betroffenen MA entsprechen.

Wann sollten Sie die Aufgabe erledigen?

Im Januar vor der ersten Lohnabrechnung im neuen Jahr 2023.


Hintergrund

eAU werden ausschließlich für Mitarbeiter:innen erstellt, die gesetzlich krankenversichert sind (Privatversicherte nehmen nicht am Verfahren teil).


4. Erfragen Sie die Krankenversicherung der geringfügig Beschäftigten

Was ist für Sie zu tun?

Lassen Sie sich bitte die Krankenkasse der gesetzlich versicherten Kurzfristigen und Minijobber:innen geben. Die meisten Mitarbeiter:innen werden familienversichert sein. Es geht um die Krankenkasse, die auf der Plastikkarte steht, die beim Arztbesuch vorgezeigt wird.

Sie benötigen diese Angabe bei der Anlage der ersten Krankheit mit einer eAU Anfrage in lexoffice.

Wann sollten Sie die Aufgabe erledigen?

Vor der ersten Anlage einer Krankheit.


Hintergrund

eAU müssen bei der gesetzlichen Krankenkasse angefragt werden, bei der die erkrankten Mitarbeiter:innen versichert sind. Die Minijob-Zentrale ist nur für den Einzug der pauschalen SV-Beiträge zuständig und kennt die Krankmeldungen nicht.


5. Alles erledigt und gut vorbereitet? Wie geht es weiter?

Wie Sie die Krankheit mit eAU in lexoffice eingeben können, lesen Sie hier.

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