Inhaltsverzeichnis

  1. Wozu dient eigentlich die Sozialversicherungsnummer?

  2. Wo finden meine Mitarbeiter:innen ihre Sozialversicherungsnummer?

  3. Was kann ich tun, wenn meine Mitarbeiter:innen mir ihre Sozialversicherungsnummer nicht mitteilen können oder noch keine Sozialversicherungsnummer haben?

  4. Was passiert, wenn lexoffice die Sozialversicherungsnummer auf Basis meiner Ersatzangaben nicht automatisch ermitteln kann?


1. Wozu dient eigentlich die Sozialversicherungsnummer?

Die Versicherungsnummer - auch Sozialversicherungsnummer, SV-Nummer, Rentenversicherungsnummer oder RV-Nummer genannt - dient der eindeutigen Identifikation einer Person im Sozialversicherungssystem (z.B. bei der Krankenkasse oder der Rentenversicherung). Mithilfe dieser Kennzeichnung sammelt die Rentenversicherung verschiedene Informationen, die für die Durchführung der Versicherung und die Inanspruchnahme bzw. Gewährung von Sozialleistungen relevant sind.

lexoffice verwendet die Sozialversicherungsnummer dementsprechend nicht nur beim Versand und der Verarbeitung aller elektronischen Pflichtmeldungen an die Sozialversicherung (Rentenversicherung, Arbeitsagentur, Krankenkassen, Pfllegeversicherung). Auch für die Beantragung von Rückerstattungen bei Entgeltfortzahlungen (z.B. bei Krankheit des Mitarbeiters) ist die Sozialversicherungsnummer Pflicht.

❗️ Da wichtige Meldungen nur mit Sozialversicherungsnummer versendet werden, können Sie Mitarbeiter:innen in lexoffice maximal 2-mal ohne Sozialversicherungsnummer abrechnen! Konnte lexoffice die Sozialversicherungsnummer in der Zwischenzeit nicht automatisch ermitteln, ist ihr Handeln erforderlich, um weiter abrechnen zu können. ⏭ siehe Kapitel 4


2. Wo finden meine Mitarbeiter:innen ihre Sozialversicherungsnummer?

Die Sozialversicherungsnummer findet sich auf der Lohnabrechnung des letzten Arbeitgebers oder auf dem Sozialversicherungsausweis der Mitarbeiter:innen. Wo genau Sie suchen müssen, erfahren Sie hier.


3. Was kann ich tun, wenn meine Mitarbeiter:innen mir die Sozialversicherungsnummer nicht mitteilen können oder noch keine Sozialversicherungsnummer haben?

Wenn eine:r ihrer Mitarbeiter:innen Ihnen zum Beschäftigungsbeginn die Sozialversicherungsnummer nicht mitteilen kann, ist das zunächst einmal kein Problem.

Setzen Sie dazu bei der Anlage des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin unter dem Punkt Sozialversicherung bei der Sozialversicherungsnummer ein Häkchen bei 'Unbekannt'. Tragen Sie dann zusätzlich Geburtsort, Geburtsname und - falls gefordert - das Geburtsland ein.

Den Rest erledigt lexoffice für Sie und verschickt automatisch eine elektronische Sozialversicherungsnummer-Abfrage an die Krankenkasse des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin. Bei erfolgreicher Rückmeldung der Sozialversicherungsnummer wird diese automatisch in die Mitarbeiterdaten übernommen und Sie brauchen nichts weiter zu tun. Dies kann je nach Krankenkasse wenige Minuten oder auch mehrere Tage dauern.

Nimmt ein Mitarbeiter das erste Mal im Berufsleben eine Beschäftigung auf (zum Beispiel Auszubildende), wird die Sozialversicherungsnummer mit der ersten Abrechnung automatisch beantragt und dem Mitarbeitenden schriftlich zugestellt.

Verfahren Sie hier analog zu oben: Setzen Sie bei der Sozialversicherungsnummer ein Häkchen bei 'Unbekannt' und tragen Sie zusätzlich Geburtsort und Geburtsname des Mitarbeiters ein.


4. Was passiert, wenn lexoffice die Sozialversicherungsnummer nicht automatisch ermitteln kann?

Kann lexoffice die Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin durch Versicherungsnummern-Abfrage bei der Krankenkasse nicht ermitteln, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht in lexoffice Lohn & Gehalt sowie per E-Mail.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Ihr Mitarbeiter hat die Sozialversicherungsnummer mittlerweile nachgeliefert? Super, dann tragen Sie diese in die Mitarbeiterdaten ein, klicken Sie auf "Speichern" und die Sache ist für Sie erledigt.

  2. Falls Ihnen die Sozialversicherungsnummer nach wie vor nicht vorliegt, prüfen Sie die folgenden Angaben in den Mitarbeiterdaten nochmals auf Ihre Richtigkeit:

    • Anrede (Geschlecht)

    • Vorname

    • Nachname

    • Titel, Namenszusatz, Vorsatzwort

    • Geburtsdatum

    • Straße Nr.

    • PLZ, Ort

    • Krankenkasse

    • Geburtsname

    • Geburtsort

    • Geburtsland

  3. Speichern Sie Ihre Änderungen, um erneut eine automatische Sozialversicherungsnummer-Abfrage auszulösen.

  4. Die Antwort der Krankenkasse sollte in der Regel nach 24h vorliegen und wird dann von lexoffice automatisch in den Mitarbeiterdaten gespeichert - die Rückmeldung kann aber unter Umständen auch mehrere Tage dauern.

Bitte beachten Sie: Aus den unter Kapitel 1 genannten Gründen können Sie Mitarbeiter:innen in lexoffice maximal 2-mal ohne Sozialversicherungsnummer abrechnen!

Ist bei der dritten Abrechnung keine Sozialversicherungsnummer eingetragen, wird die Abrechnung gesperrt und Sie erhalten folgende Meldung:

Sollten Sie bereits vor der Sperrung der Abrechnung die oben genannten Angaben überprüft haben und/oder 24h nach Änderung der Daten noch immer keine Sozialversicherungsnummer beim Mitarbeiter eingetragen sein, kontaktieren Sie den Lohn-Support über die orangefarbene Schaltfläche, um nochmals ohne Sozialversicherungsnummer abrechnen und weitere Schritte klären zu können.


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