1. Wozu dient eigentlich die Versicherungsnummer?
Die Versicherungsnummer der Rentenversicherung dient der eindeutigen Identifikation einer Person im deutschen Sozialversicherungssystem. Sie wird daher manchmal Rentenversicherungsnummer, RV-Nummer, Sozialversicherungsnummer oder SV-Nummer genannt. Mithilfe dieser Kennzeichnung sammelt die Rentenversicherung verschiedene Informationen, die für die Durchführung der Versicherung und die Inanspruchnahme bzw. Gewährung von Sozialleistungen relevant sind.
Lexware Office verwendet die Versicherungsnummer dementsprechend nicht nur beim Versand und der Verarbeitung aller elektronischen Pflichtmeldungen an die Sozialversicherung (Rentenversicherung, Arbeitsagentur, Krankenkassen, Pflegeversicherung). Auch für die Beantragung von Rückerstattungen bei Entgeltfortzahlungen (z.B. bei Krankheit des Mitarbeiters) ist die Versicherungsnummer Pflicht.
2. Wie erhalten Sie die Versicherungsnummer Ihrer Mitarbeiter:innen?
Die kurze Antwort: Ganz einfach – über Lexware Office. Denn Lexware Office fragt die Versicherungsnummer bei neuen Beschäftigungsverhältnissen elektronisch für Sie ab.
Das passiert ganz automatisch, nachdem Sie alle Mitarbeiterdaten eingetragen und gespeichert haben. Die Versicherungsnummer wird dann anhand der folgenden Angaben aus dem Mitarbeiterprofil bei der deutschen Rentenversicherung abgefragt:
Anrede (Geschlecht)
Vor- und Nachname (ggf. Titel, Namenszusatz, Vorsatzwort)
Titel, Namenszusatz, Vorsatzwort
Geburtsdatum
Straße Nr.
PLZ, Ort
Krankenkasse
Geburtsname
Geburtsort (Tragen Sie “unbekannt” in das Feld ein, sofern Ihnen der Geburtsort nicht bekannt ist)
Geburtsland
Tipp: Nutzen Sie den Lexware Office Personalfragebogen, um alle notwendigen Informationen Ihrer Mitarbeiter:innen zu erhalten.
Sobald die Rentenversicherung eine Versicherungsnummer zurückgemeldet hat, wird diese automatisch in die Mitarbeiterdaten übernommen. Dies kann ein paar wenige Minuten bis zu ein paar Stunden dauern. Sie erhalten in diesem Fall eine Benachrichtigung direkt in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Tipp: Für einen optionalen Abgleich der zurückgemeldeten Versicherungsnummer finden Sie diese auch auf der Lohnabrechnung des letzten Arbeitgebers oder auf dem Sozialversicherungsausweis des:der Mitarbeiter:in. Mehr Informationen darüber finden Sie auch hier.
Aufnahme einer ersten Beschäftigung, wenn noch keine Versicherungsnummer vorliegt
Nimmt ein:e Mitarbeiter:in zum ersten Mal eine Beschäftigung auf (zum Beispiel als Auszubildende:r), wird die Versicherungsnummer mit der ersten Lohnabrechnung automatisch beantragt und schriftlich an sie oder ihn zugestellt.
In diesem Fall wird Ihnen die erste Versicherungsnummernabfrage kein Ergebnis liefern. Jedoch wird die Versicherungsnummer auf Basis der Anmeldung bei der Krankenkasse zurückgemeldet und im Mitarbeiterprofil gespeichert.
3. Was passiert, wenn Lexware Office die Versicherungsnummer nicht automatisch ermitteln kann?
Es kann in Einzelfällen vorkommen, dass die Rentenversicherung für einen Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin keine Versicherungsnummer zurückmeldet. Sie erhalten dann eine entsprechende Benachrichtigung in Lexware Office Lohn & Gehalt sowie per E-Mail.
Gehen Sie danach wie folgt vor:
Falls Ihnen die Sozialversicherungsnummer nach wie vor nicht vorliegt, prüfen Sie die Angaben aus Abschnitt 2 (oben) in den Mitarbeiterdaten nochmals auf Ihre Richtigkeit.
Speichern Sie Ihre Änderungen, um erneut eine automatische Sozialversicherungsnummer-Abfrage auszulösen.
Die Antwort der Rentenversicherung sollte in der Regel nach 24 Stunden vorliegen und wird dann von Lexware Office automatisch in den Mitarbeiterdaten gespeichert. In Einzelfällen kann die Rückmeldung aber auch mehrere Tage dauern.
4. Abrechnungen ohne Versicherungsnummer
Da wichtige Meldungen nur mit vorliegender Versicherungsnummer versendet werden dürfen, können Sie Mitarbeiter:innen in Lexware Office maximal zweimal ohne diese wichtige Information abrechnen!
Ist bei der dritten Abrechnung keine Versicherungsnummer im Mitarbeiterprofil hinterlegt, wird die Abrechnung gesperrt und Sie erhalten folgende Meldung:
Sollten Sie bereits vor der Sperrung der Abrechnung die oben genannten Angaben überprüft haben und/oder 24 Stunden nach Änderung der Daten noch immer keine Sozialversicherungsnummer bei dem:der entsprechenden Mitarbeiter:in eingetragen sein, kontaktieren Sie den Lohn-Support über die orangefarbene Schaltfläche. Dieser kann Ihnen eine weitere Abrechnung ohne Versicherungsnummer ermöglichen und steht Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung.
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