Inhaltsverzeichnis:
1. Vorarbeiten für den erfolgreichen ELStAM Abruf:
Das Arbeitgebersignal ist für die Meldekommunikation des ELStAM Verfahrens unerlässlich und muss separat von Ihrem zuständigen Finanzamt frei geschaltet werden.
❗️Hierzu muss das Finanzamt aktiv durch Sie informiert werden. Nutzen Sie gerne unser Musterschreiben hierzu. Anschreiben A-Signal.docx
Nach der Erteilung des Arbeitgebersignals kann es laut den uns vorliegenden Informationen je nach Bundesland zu unterschiedlichen Wartezeiten bei der elektronischen Übermittlung vom Finanzamt an unser Meldecenter kommen.
❗️Stellen Sie bitte sicher, dass in lexoffice Lohn im Bereich "Firma" (1), die Steuernummer (2) für die Lohnsteuer hinterlegt ist, damit die ELStAM Meldekommunikation möglich ist.
Sollten Sie bereits Nachrichten in lexoffice zum Arbeitgebersignal erhalten haben, können Sie diese gerne als “gelesen” markieren, damit diese ausgeblendet werden.
Die Nachrichten können Sie unter dem Briefsymbol in der schwarzen Menüleiste einsehen:
Die noch ausstehenden ELStAM Meldungen werden automatisch an das Finanzamt gesendet, sobald wir das Arbeitgebersignal vom Finanzamt erhalten. Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen (auf Basis Ihrer eingegebenen Steuerdaten) erfolgen unabhängig vom Arbeitgebersignal.
2. Wie erkenne ich den erfolgreichen ELStAM Abruf?
Rufen Sie sich die Mitarbeiterstammdaten in der schwarzen Menüleiste über "Mitarbeiter" auf und wählen den:die Mitarbeiter:in aus, für den:die Sie überprüfen möchten, ob der ELStAM Abruf erfolgreich war.
Klicks Sie diesen dazu an und öffnen damit die Mitarbeiterdaten. Sie können es im Unterbereich der Lohnsteuerdaten einsehen, ob der Abruf erfolgreich war oder nicht.
❌ ELStAM Abruf war nicht erfolgreich
In den Mitarbeiterdaten können im Bereich Lohnsteuer die Lohnsteuerabzugsmerkmale noch bearbeitet werden.
✅ ELStAM Abruf war erfolgreich,
In den Mitarbeiterdaten können die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr bearbeitet werden, da diese festgeschrieben wurden. Dies erkennen Sie daran, dass die Daten in grau hinterlegt sind.
3. Was kann ich prüfen, wenn der ELStAM Abruf nicht funktioniert?
Auch wenn das Arbeitgebersignal gesetzt wurde, gibt es Fälle, in denen die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht über den ELStAM Abruf erfolgen können.
Beispielsweise:
Die Steuer ID des:der Mitarbeiter:in oder das Geburtsdatum fehlerhaft in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt wurden.
In einem solchen Fall ist ein Eingreifen durch Sie nötig, damit die korrekten Daten hinterlegt werden und der ELStAM Abruf beim nächsten Versuch erfolgreich ist. Wenden Sie sich für eine Korrektur der Steuer-ID/Geburtsdatum an den Support und teilen die korrekten Daten mit.
Möglicherweise ist das Geburtsdatum beim Finanzamt abweichend hinterlegt. Sie erhalten dann in lexoffice eine Nachricht (Briefsymbol) über falsche Daten zur Steuer ID/Geburtsdatum.
In einem solchen Fall ist ein Eingreifen durch Sie nötig, damit die korrekten Daten hinterlegt werden und der ELStAM Abruf beim nächsten Versuch erfolgreich ist. Klären Sie mit dem Finanzamt, welches Geburtsdatum genau hinterlegt ist. Wenden Sie sich für eine Korrektur des Geburtsdatums an den Support und teilen das korrekten Datum mit.
❗ Greifen Sie an diesem Punkt unbedingt ein und rechnen auf keinen Fall weiter mit den falschen Daten ab.
Dies kann zusätzliche Schwierigkeiten mit sich bringen, Beispielsweise: kann dann auch die Lohnsteuerbescheinigung für den Mitarbeitenden nicht gesendet werden.
4. Wie kann ich ELStAM Daten korrigieren?
Die Lohnsteuermerkmale (Steuerklasse, usw.) wurden automatisch anhand der Steuer-Identifikationsnummer Ihrer Mitarbeiter:innen beim zuständigen Finanzamt abgefragt und festgeschrieben.
Änderungen an den Lohnsteuermerkmalen müssen ab diesem Zeitpunkt beim Finanzamt beantragt werden. Bitten Sie Ihre:n Mitarbeiter:in, sich beim Finanzamt zu melden, um die Daten korrigieren zu lassen.
Das Finanzamt übermittelt uns monatlich eine Änderungsliste, mit der wir die aktualisierte Lohnsteuermerkmale in lexoffice einspielen.
Eine Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale muss grundsätzlich über das Finanzamt erfolgen.