Der Gesetzgeber hat für die Zusammenfassende Meldung (ZM) einige Regeln und Plausibilitätsprüfungen vorgesehen. lexoffice unterstützt Sie bei der Übermittlung der ZM und prüft diese Regeln für Sie. Sollten Fehler erkannt worden sein, verhindert lexoffice die Übermittlung per ELSTER, bis die Fehler behoben sind.
Nachfolgend erfahren Sie, wie sie die häufigsten Meldungen selbst beheben können.
Meldung nicht möglich!
Sie sehen Einträge in der tabellarischen Übersicht der Zusammenfassenden Meldung, aber trotzdem ist der Button deaktiviert mit dem Hinweis "Eine Meldung ist nicht möglich"?
Bei der ersten Übermittlung der ZM für eine Periode dürfen keine 0-Euro-Beträge übermittelt werden. Da bei der Übermittlung Nachkommastellen "abgeschnitten" werden, gelten alle Zeilen zwischen -0,99 Euro und 0,99 Euro als "Nullmeldungen". Sofern Sie nur Einträge mit 0-Euro-Beträgen haben, ist für Sie nichts zu übermitteln und lexoffice deaktiviert den Button.
Haben Sie jedoch für die Periode bereits eine ZM übermittelt, können Sie eine berichtigte Meldung übermitteln. In dieser sind auch 0-Euro-Beträge möglich.
Meldung Fehlende Ust-IdNr.!
Jeder Eintrag der ZM muss eine Umsatzsteuer-Identnummer beinhalten. Im obigen Beispiel fehlt bei der fiktiven Firma "BV Metaalconstructie" die Ust-IdNr..
Um das Problem zu beheben, wechseln Sie in den Kontaktmanager und stellen den betroffenen Kontakt vom Typ "Person" auf den Typ "Firma" um. Danach aktivieren Sie den Bereich "Steuerangaben" und hinterlegen die Ust-IdNr.. Beim nächsten Aufruf der ZM sollte die Fehlermeldung verschwunden sein und die Ust-IdNr. angezeigt werden.
Meldung Ust-IdNr. mehrfach vergeben!
Die Meldung tritt auf, wenn mehrere Kontakte, für die ZM-Angaben zu übermitteln sind, die identische Ust-IdNr. hinterlegt haben. Dies kann passieren, wenn Sie einen Kontakt doppelt angelegt haben oder pro Zweigstelle des Lieferanten einen eigenen Kontakt angelegt haben. ELSTER erlaubt es nicht, dass dieselbe Ust-IdNr. für mehrere Kontakte genutzt wird.
Zur Behebung sind zwei Wege denkbar:
(1) Falls der betroffene Kontakt mehr als eine Ust-IdNr. hat, korrigieren Sie die Ust-IdNr. bitte, sodass keine Ust-IdNr. mehrfach genutzt wird. Dies ist der bevorzugte Weg.
(2) Falls Sie denselben Kontakt mit derselben Ust-IdNr. mehrfach angelegt haben, identifizieren Sie einen dieser Kontakte als "Zielkontakt".
Alle Belege, die Sie auf den anderen Kontakt gebucht haben, müssen nun auf den Zielkontakt umgebucht werden. Hierzu bearbeiten Sie den Beleg und ändern den verwendeten Kontakt.
Ist dies durch eine Festschreibung nicht mehr möglich, stornieren Sie den Beleg und laden ihn in der Belegerfassung. Bei Erfassung des Beleges verwenden Sie diesmal jedoch den gewählten Zielkontakt. Der doppelte Kontakt sollte somit aus der ZM verschwunden sein oder mit 0 Euro ausgewiesen werden.
Sofern dieser mit 0 Euro ausgewiesen wird, muss die USt-IdNr. des Ursprungskontakts trotzdem verändert werden. Im Prinzip geben Sie hier eine "ausgedachte" USt-IdNr. für den Kontakt an (z.B.: FR12121212121). Bei der Erstmeldung Ihrer ZM wird der Kontakt und somit die Zeilen mit 0 Euro automatisch von lexoffice herausgefiltert, sodass der doppelte Kontakt nicht mit gemeldet wird.
Achtung 🚨 Bei einer Nachmeldung werden 0 Euro-Beträge jedoch gemeldet. Zur Vermeidung zukünftiger Probleme empfehlen wir den doppelten Kontakt zu archivieren.