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Welche Möglichkeiten habe ich, um E-Mails in Serienvorlagen zu gestalten?
Welche Möglichkeiten habe ich, um E-Mails in Serienvorlagen zu gestalten?

Vorlage, Freitext, Platzvorhalter

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Verfasst von Jan Ole
Vor über 3 Monaten aktualisiert

Mit Lexware Office haben Sie beim Versand von Serienrechnungen drei Möglichkeit, um den Inhalt der E-Mail zu gestalten: Die Lexware Office Standard-Vorlage, Ihre Eigene Vorlage sowie einen individuellen Freitext.

ℹ️ Serienvorlagen sind eine einfache & komfortable Möglichkeit, um wiederkehrende Rechnungen automatisch zu erstellen. Hier erfahren Sie mehr zu Serienvorlagen.

Klicken Sie in einer Serienvorlage auf E-Mail-Text anpassen und nutzen Sie die Auswahl unter Vorlage, um eine der drei möglichen E-Mail Vorlagen zu verwenden:

Die Lexware Office Standard-Vorlage

Mit dieser Option erhalten Sie einen E-Mail Text, den wir für Sie vorab bereitgestellt haben. Deshalb ist dieser für Sie nicht veränderbar. Sie sehen aber eine Vorschau.

Darunter wird Ihre Signatur angezeigt. Serienrechnungen verwenden stets die aktuellste Signatur, die in den E-Mail Versand Einstellungen hinterlegt ist.

Ihre Eigene Vorlage

Um die Eigene Vorlage für die Erstellung von Serienrechnungen auswählen zu können, legen Sie diese zunächst in den E-Mail Versand Einstellungen an. Den Text Ihrer Vorlagen können Sie mit Platzhaltern ausgestalten. Damit sind die erstellten Serienrechnungen trotz automatischer Generierung stets persönlich adressiert.

Wichtig bei der Verwendung der Eigenen Vorlage für E-Mail Texte in Serienvorlagen:

  • Sollte die Erstellung der Vorlage nicht funktionieren—zum Beispiel weil ein Platzhalter bei der Ausführung nicht aufgelöst werden kann—wird die Serienrechnung dennoch erstellt und mit der Standard-Vorlage (siehe oben) versendet.

  • Nachträgliche Änderungen an der Eigenen Vorlage wirken sich auch umgehend auf alle Serienvorlagen aus, für die ebenfalls die Eigene Vorlage aktiviert ist.

  • Das Löschen der Eigenen Vorlage in den Einstellung führt dazu, dass alle Serienvorlagen automatisch auf die Standard-Vorlage gestellt werden.

Wie auch bei der Standard-Vorlage verwendet die Eigene Vorlage für die Signatur stets den aktuellsten Stand, der in den E-Mail Versand Einstellungen hinterlegt ist.

Der Freitext

Nach Auswahl von Freitext können Sie ein Anschreiben formulieren, das ausschließlich für diese Serienvorlage verwendet wird. Das bedeutet: Änderungen an der Eigenen Vorlage oder von Freitexten in anderen Serienvorlagen wirken sich nicht auf diesen Freitext aus. Beachten Sie, dass Sie bei Auswahl von Freitext keine Platzhalter verwenden können.

Mit der Option des Freitexts können Sie die Signatur beliebig anpassen. Änderungen an Ihrer Signatur in den Einstellungen führen nicht zu Änderungen für diese Serienvorlage.


ℹ️ Egal welche E-Mail Vorlage Sie verwenden, es wird stets die generierte Rechnung als Anhang beigefügt. Gleiches gilt für die zum Zeitpunkt des Versands hinterlegten Standard-Anhänge, z.B. Ihre AGBs. Diese können Sie in den E-Mail Versand Einstellungen hochladen.

Mehr zu Standard-Anhängen und Signaturen in Lexware Office erfahren Sie hier:

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