Nutzen Sie die Vorlage "Eigener Text", wenn Sie Ihre Belege stets mit einem persönlichen Anschreiben beim Versand der E-Mail versehen möchten.

  • Beachten Sie beim Anfertigen Ihrer eigenen Texte unbedingt die Hinweise zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).

  • Ein "Eigener Text" kann pro Belegtyp individuell angelegt werden, also zum Beispiel für Angebote- und Rechnungs-E-Mails.

  • Die erstellten Texte stehen allen Benutzer:innen zur Verfügung und können durch diese eingesehen, bearbeitet und verwendet werden.


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Wie erstelle/ändere ich Textvorlagen im E-Mail Versand Dialog?

  1. Erstellen Sie einen Ausgangsbeleg.

  2. Klicken Sie in der Vorschau auf "Entwurf senden" oder "Abschließen & Senden".

  3. Sie sehen das Formular für den Versand per E-Mail.

  4. Klicken Sie auf "Eigener Text":

  5. Tragen Sie den gewünschten Text in das Feld Nachricht ein. Sie ändern damit den Text für jeden Ausgangsbeleg des gleichen Typs. In unserem Beispiel ändern Sie die Textvorlage für Rechnungen.

  6. Der Text wird automatisch gespeichert. Fahren Sie mit dem Versand fort.


Wie erstelle/ändere ich meine Textvorlagen in den Einstellungen?

Sie können Ihre Textvorlagen auch einfach und komfortable in den Einstellungen ändern, sodass sie dafür nicht extra eine E-Mail versenden müssen.

Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie "E-Mail Versand aus". Dort erhalten Sie eine Liste aller Belegtypen, für die Sie durch Klick auf den jeweiligen Eintrag oder das "+" Symbol ein individuelles Anschreiben gestalten können:

Durch Klick auf die drei vertikalen Punkte einer Vorlage können Sie diese ebenfalls bearbeiten oder wahlweise vollständig zurücksetzten.


Hinweise zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bei eigenen E-Mail Texten

Beachten Sie dabei bitte die folgenden Punkte, damit Sie beim E-Mail Versand weiterhin GoBD-konform bleiben:

  • Wenn Sie Rechnungen und Rechnungskorrekturen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, sollten Sie entweder den Standardtext in lexoffice verwenden oder Sie erstellen sich selbst einen allgemeinen Standardtext.

  • Wichtig dabei ist, dass nichts in Ihren E-Mails aufgeführt ist, was nicht auch bereits auf der Rechnung selbst oder der Rechnungskorrektur steht.

  • Andernfalls sind Sie dazu verpflichtet eine manuelle Archivierung und Aufbewahrung der E-Mail für 10 Jahre zu gewährleisten.

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