1. Was sind Personalkosten?
Bei Personalkosten handelt es sich in erster Linie um das vereinbarte Bruttogehalt und die anfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Auch vermögenswirksame Leistungen oder andere Zusatzleistungen fließen hier mit ein.
2. Bruttolohnmethode
Sofern Sie mit lexoffice Lohn & Gehalt arbeiten, werden Ihre Personalkosten automatisch nach der Bruttolohnmethode gebucht.
Bei der Bruttolohnmethode werden die Personalkosten mit einer Buchungsliste nach dem Prinzip der doppelten Buchhaltung erfasst. Durch die Lohnbuchungen werden Verbindlichkeiten erzeugt, die durch die Zahlungsbuchungen ausgeglichen werden.
💡 Bei Anwendung der Bruttolohnmethode verwenden Sie für Ihre ausgehenden Zahlungen bitte nur die Kategorien aus dem Bereich "Zu zahlen":
3. Personalkosten mit lexoffice Lohn & Gehalt
Sofern Sie mit lexoffice Lohn & Gehalt arbeiten, werden Ihre Personalkosten automatisch nach der Bruttolohnmethode gebucht. Sie müssen diese Buchungen also nicht manuell durchführen. lexoffice Lohn & Gehalt übergibt die Buchung der Personalkosten automatisch mit Durchführung der Lohnabrechnung an die Buchhaltung.
Nachdem Sie die Mitarbeitenden, die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer bezahlt haben, müssen die ausgehenden Zahlungen aus Ihrer Bankübersicht (unter Finanzen>Bank) direkt auf eine Kategorie aus dem Bereich "Zu zahlen" kategorisiert oder den dazugehörigen Belegen zugeordnet werden.
4. Bankzahlungen richtig kategorisieren
Die ausgehenden Zahlungen zu Ihren Personalkosten können Sie (unter Finanzen>Bank) direkt auf die passende Kategorie buchen. Den Bereich "Zu zahlen" und die dazugehörigen Kategorien finden Sie im Eingabefeld über die Auswahl "Kategorie aus Liste wählen":
🎉 Für Ihre Zahlungsausgänge generiert Ihnen lexoffice dann auch automatische Zuordnungsvorschläge auf die passenden Kategorien. Diese müssen dann nur noch kurz von Ihnen überprüft und bestätigt werden.
5. Belege für die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer zuordnen
Mit Abschluss der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erzeugt lexoffice Lohn & Gehalt automatisch Belege für die Krankenkassen und das Finanzamt.
Für diese Geschäftsfälle nehmen Sie daher keine direkte Kategorisierung vor, sondern ordnen den jeweiligen Beleg der entsprechenden Zahlung in der Bank zu.
Hierfür wählen Sie den entsprechenden Zahlungsausgang (unter Finanzen>Bank) aus (1).
Über das Suchfeld (2) können Sie ganz entspannt nach dem Betrag auf dem Beleg oder der dazugehörigen Belegnummer suchen, die in der Buchungsliste im Bereich Lohn hinterlegt ist:
Eine Zusammenfassung finden Sie auch in unserem Erklärvideo 🎬
6. Und was mache ich, wenn ich nicht mit lexoffice Lohn & Gehalt arbeite?
Mit der Nettolohnmethode werden die Aufwendungen direkt mit der Zahlung gebucht, wohingegen bei der Bruttolohnmethode die Aufwendungen mit Erstellung der Lohnabrechnung über Verrechnungskonten gebucht werden. Mit der Zahlung werden diese Konten ausgeglichen.
💡 Hinsichtlich der Frage, nach welcher Methode Sie Ihre Personalkosten buchen müssen, empfehlen wir den direkten Austausch mit einer Steuerkanzlei. Diese kann Sie dahingehend individuell beraten, sodass Sie Ihre Lohnbuchungen von Anfang an korrekt abbilden können.
6.1. Nettolohnmethode
Die Nettolohnmethode verwenden Sie, wenn Sie von Ihrer Steuerberatung eine Zahlungsliste oder Lohndokumente über Ihre Personalkosten, die z.B. die Auszahlung der Nettolöhne, der Lohnsteuer und auch der Krankenkassenbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) beinhaltet, erhalten.
Diese werden dann direkt in lexoffice als Ausgaben (aus dem Bereich "Personal") erfasst.
Die Buchung der einzelnen Lohn-/Gehaltsbestandteile findet hier zum Datum der Zahlung statt.
Die Nettolohnverbuchung bietet sich vor allem bei kleineren Unternehmen an, die nicht mehr als 5 Mitarbeitende beschäftigen. Für bilanzierende Unternehmen ist die Verwendung der Nettolohnverbuchung i.d.R. nicht geeignet.
💡 Bei Anwendung der Nettolohnmethode verwenden Sie bitte nur die Kategorien aus dem Bereich "Personal":
Die ausgehenden Zahlungen zu Ihren Personalkosten können Sie (unter Finanzen>Bank) direkt auf die passende Kategorie buchen. Den Bereich "Personal" und die dazugehörigen Kategorien finden Sie im Eingabefeld über die Auswahl "Kategorie aus Liste wählen":
Sofern Sie Lohndokumente für die Beitragsnachweise bei den Krankenkassen oder Lohnsteueranmeldungen erhalten, können Sie für diese auch Belege mit Verwendung einer passenden Kategorie aus dem Bereich "Personal" erfassen.
Hinweis 👉 Die Aufwendungen für die Lohnsteuer, sowie die Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung sind im Bruttogehalt enthalten. Entsprechend nutzen Sie hierfür die Kategorie "Gehälter".
6.2. Lohnbuchungen aus einer Buchungsliste manuell in lexoffice erfassen
Wenn Sie eine Buchungsliste (Bruttolohnmethode) aus einer externen Lohnanwendung erfassen oder Ihre Steuerberatung Ihnen diese übergibt, nachdem die Abrechnungen in der Kanzleisoftware durchgeführt wurden, steht Ihnen (unter Buchhaltung>Buchungsübersicht) die Buchungsmaske aus dem Bereich "Lohn/Gehalt" zur Verfügung, um die Werte Ihrer Buchungsliste in lexoffice zu erfassen:
Hier wird einerseits zwischen den anfallenden Personalkosten unterschieden. Diese entsprechen den Soll-Werten in der Buchungsliste und sind im oberen Teil der Eingabemaske einzugeben:
Die eigentlichen Zahlungen entsprechen den Haben-Werten in der Buchungsliste und werden im unteren Teil der Eingabemaske angegeben (1). Buchhalterisch muss am Ende zwischen dem oberem und unterem Teil eine Differenz von 0,00 € (2) herauskommen, denn die anfallenden Kosten müssen ja vollständig von Ihnen beglichen werden:
Wechseln Sie anschließend in Ihre Bankübersicht (unter Finanzen>Bank) und ordnen Sie die ausgehenden Zahlungen den jeweiligen Kategorien aus dem Bereich "Zu zahlen" zu (z.B. "Sozialversicherungsbeiträge", "Nettogehälter"...).
👉 Bitte beachten Sie, dass die manuelle Lohnbuchungsmaske nicht mehr von uns weiterentwickelt wird und wir daher keinen inhaltlichen Support zu dieser Funktion anbieten können.
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