Bankumsätze und Buchhaltung

Für Ihre Buchhaltung ist es erforderlich alle Bankumsätze zuzuordnen. Einen Bankumsatz zuordnen können Sie entweder indem Sie (1) den Bankumsatz mit einem Beleg verknüpfen oder (2) für den Bankumsatz eine passende Buchhaltungs-Kategorie auswählen, sofern Sie dafür keinen Beleg haben. Diesen zeitintensiven Vorgang möchte Ihnen lexoffice mit Zuordnungsvorschlägen erleichtern.

Zuordnungsvorschläge für ihr Bankumsätze

Bei jeder Kontenaktualisierung werden neu abgerufene Bankumsätze automatisiert mit Zuordnungsvorschlägen für Ihre Buchhaltung versehen. Es gibt zwei unterschiedliche Typen von Zuordnungsvorschlägen:

  1. Ein zu einem Umsatz passender Beleg. Hierzu muss ein Beleg bereits vor dem Aktualisieren der Bankumsätze vollständig erfasst und gespeichert worden sein.

  2. Eine zu einem Umsatz passende Buchhaltungs-Kategorie, für die es typischerweise keinen Beleg gibt. Umsätze ohne Beleg sind beispielsweise wiederkehrende Umsätze wie eine monatlich fixe Büromiete, der monatliche Abschlag für Ihre Stromrechnung oder Paypal Gebühren.

Wichtig: Es handelt sich zunächst um Vorschläge für die buchhalterisch notwendige Zuordnung der Bankumsätze. Diese sollten von Ihnen noch überprüft und übernommen werden. Ohne eine solche Übernahme liegt keine Buchung im System vor.

Erst Zuordnungsvorschläge überprüfen, dann übernehmen

Um die Zuordnungsvorschläge einzusehen, klicken Sie in der Bankübersicht auf dem Dashboard oder im Bereich Bank auf “Vorschläge jetzt überprüfen” bzw. direkt auf den Reiter “Zuordnungsvorschläge” im Bereich Bank. Dort sind alle Vorschläge aufgelistet und sollten von Ihnen noch einzeln überprüft werden. Dazu können Sie zunächst nicht zutreffende Vorschläge ablehnen und die verbleibenden, korrekten Vorschläge am Ende übernehmen. Dies können Sie ganz einfach mit einem Klick auf “Alle Vorschläge übernehmen” auslösen. Damit werden alle Vorschläge übernommen und die Kontoumsätze mit den Zuordnungen für Ihre Buchhaltung im System verbucht.

Gut zu wissen: Wenn sie regelmäßig (z.B. nach jeder Kontenaktualisierung) ein Auge auf die Zuordnungsvorschläge werfen und diese übernehmen oder ablehnen, haben Sie ihre Buchhaltung immer auf dem Laufenden und ihren “Stapel” an Umsätzen optimal abgearbeitet. Umsätze, die unter dem Reiter Zuordnungsvorschläge zu finden sind, werden erst verbucht, wenn Sie die Vorschläge übernehmen.

Bankumsätze, die keinen Zuordnungsvorschlag erhalten haben, sind unter dem Reiter “Nicht zugeordnet” zu finden. Diese Umsätze sollten Sie nach den oben genannten beiden Wegen (Belegzuordnung oder Kategorisierung) für Ihre Buchhaltung manuell abgleichen.

Einige Zuordnungsvorschläge passen nicht?

Kein Problem: Heben Sie einfach die Zuordnung einzelner Beleg- oder Kategorievorschläge auf. Das können Sie für mehrere Vorschläge nacheinander tun. Klicken Sie dazu einfach jeweils auf “Zuordnung aufheben”.

Nach dem Aufheben der Zuordnung finden Sie diese Umsätze in der Bank unter dem Reiter “Nicht zugeordnet”.

Noch ein Tipp: Angenommen Sie haben 10 Zuordnungsvorschläge. Sie schauen sich alle Vorschläge kurz an und stellen fest, dass Sie gerne 8 Vorschläge übernehmen wollen und 2 davon ablehnen. Dazu heben Sie zunächst die Vorschläge der 2 nicht passenden Vorschläge auf (durch Klick auf “Zuordnung aufheben” – siehe oben in diesem Abschnitt) und wählen danach für die verbleibenden 8 Zuordnungsvorschläge “Alle Vorschläge übernehmen”.

Der Reiter "Alle Umsätze"

Das ist die Schaltzentrale über alle Bankumsätze in lexoffice. Hier können Sie u.a. die Umsätze nach Zeitraum und Bank eingrenzen. Weiterhin können Sie jeden neuen Umsatz anklicken und selbst entscheiden was damit passieren soll, d.h.:

  • Einen Zuordnungsvorschlag für einen Beleg oder eine Kategorie aufheben.

  • Eine Kategorisierung vornehmen

  • Einen Beleg zuordnen

  • Einen neuen Beleg erfassen

Best Practice

  • Wenn Sie regelmäßig (z.B. nach jeder Kontenaktualisierung) direkt ein Auge auf die Zuordnungsvorschläge werfen und diese übernehmen oder ablehnen, haben Sie ihre Buchhaltung immer auf dem Laufenden und ihren “Stapel” an Umsätzen optimal abgearbeitet.

  • Sie haben eine Kategorisierung vorgenommen - mit dem nächsten identischen Umsatz wird aber weiterhin kein bzw. kein Kategorievorschlag angezeigt? Eine Kategorieänderung kann erst mit der nächsten Kontenaktualisierung berücksichtigt werden.

  • Es gibt keine Zuordnungsvorschläge (Beleg und Kategorien) für Kreditkarten? In vielen Fällen gibt es für Kreditkartenumsätze einen Beleg - ist dieser in lexoffice erfasst, so kann der Kreditkartenumsatz mit dem Beleg verknüpft werden.

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