Elternzeit ermöglicht Eltern, sich auf die Pflege ihrer Neugeborene(n) zu konzentrieren. Jeder Elternteil hat einen Anspruch auf bis zu drei Jahre Elternzeit gegenüber seinem Arbeitgeber. In dieser Zeit muss das jeweilige Elternteil nicht arbeiten. Im Rahmen von durchschnittlich nicht mehr als 32 h / Woche ist Teilzeitarbeit während Elternzeit jedoch zulässig.
Rahmenbedingungen der Elternzeit
Dauer der Elternzeit 📅
Jede:r Mitarbeiter:innen kann pro Kind bis zu 3 Jahre Elternzeit nehmen. Sie beginnt für Väter frühestens mit der Geburt des Kindes. Für Mütter beginnt sie frühestens nach dem Ablauf der Mutterschutzfrist. Die Elternzeit endet spätestens am Tag vor dem 8. Geburtstag des Kindes. Beginn und das Ende der Elternzeit können die Eltern innerhalb dieses Zeitraums frei wählen.
Einteilung der Elternzeit
Jedes Elternteil kann seine Elternzeit in bis zu drei Zeitabschnitte aufteilen. Eine Verteilung auf mehr als drei Abschnitte ist nur möglich, wenn Sie als Arbeitgeber:in einverstanden sind.
Anmeldefristen der Elternzeit ⏰
Die Elternzeit muss von Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihrem Mitarbeiter rechtzeitig, schriftlich und unterschrieben angemeldet werden. Diese Anmeldefristen sind dabei einzuhalten:
Elternzeiten vor dem 3. Geburtstag müssen spätestens 7 Wochen vor Beginn angemeldet sein.
Elternzeiten zwischen dem 3. Geburtstag und bis zum Tag vor dem 8. Geburtstag müssen spätestens 13 Wochen vor Beginn angemeldet sein.
Kündigungsschutz während der Elternzeit 🛡️
In der Elternzeit besteht ein besonderer Kündigungsschutz. Dieser gilt ab dem Zeitpunkt, an dem sie angemeldet wird, aber frühestens 1 Woche vor dem Beginn der jeweiligen Anmeldefrist (siehe Anmeldefrist). Der Kündigungsschutz gilt, solange die Elternzeit besteht. Er besteht auch dann, wenn Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter während der Elternzeit in Teilzeit beschäftigen. Eine Kündigung während der Elternzeit ist nur in Ausnahmefällen möglich.
Dürfen Sie die Elternzeitanträge ablehnen? 🛑
Anträge für Elternzeit vor dem 3. Geburtstag müssen Sie in jedem Fall akzeptieren.
Nur Elternzeiten nach dem 3. Geburtstag dürfen Sie ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründen vorliegen. Dies müssen Sie innerhalb von acht Wochen nach Zugang des Antrags erledigt haben.
Beschäftigung während der Elternzeit
Mitarbeitende in Elternzeit dürfen im Schnitt bis zu 32 Stunden pro Woche bei Ihnen arbeiten.
Diese Beschäftigungsarten sind dabei möglich:
Angestellt in Teilzeit
Die Voraussetzung für eine Beschäftigung in Teilzeit während der Elternzeit sind:
Die Beschäftigung in Teilzeit muss mindestens 2 Monate dauern.
Mitarbeitende müssen dabei mindestens 15 und darf maximal 32 Stunden pro Woche arbeiten.
Das regelmäßige monatliche Entgelt darf die aktuell geltende Minijob-Grenze nicht unterschreiten.
Beschäftigung als Minijobber
Normalerweise kann ein Minijobber nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt werden, bei dem auch die Hauptbeschäftigung besteht. Da aber die Hauptbeschäftigung während der Elternzeit ruht, ist in dieser Zeit auch ein Minijob beim selben Arbeitgeber möglich. Voraussetzung:
Das regelmäßige monatliche Entgelt darf die aktuell geltende Minijob-Grenze nicht überschreiten.
Erfassung der Elternzeit in lexoffice
Ab 2024 müssen Sie als Arbeitgeber:in den Beginn und das Ende der Elternzeit für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter:innen bei der zuständigen Krankenkasse melden. Auch die Aufnahme und die Beendigung der Beschäftigung in Teilzeit während der Elternzeit erfordert eine Meldung.
Aber keine Sorge, 👉 lexoffice erledigt diese Meldungen ganz automatisch 👈 - vorausgesetzt, Sie haben die Elternzeit und die Beschäftigungen während der Elternzeit in lexoffice richtig erfasst.
Und das geht ganz einfach:
Rufen Sie im Hauptmenü den Punkt 'Abrechnung' auf.
Fügen Sie unter 'Abwesenheiten' die Abwesenheit 'Elternzeit' hinzu.
Elternzeit ohne Beschäftigung erfassen
Für die Erfassung einer Elternzeit ohne Beschäftigung geben Sie einfach den ersten und letzten Tag der Elternzeit ein. Fertig!
Elternzeit mit Beschäftigung erfassen
Für die Erfassung einer Elternzeit mit Beschäftigung geben Sie zunächst den ersten und letzten Tag der kompletten Elternzeit (inkl. aller bekannten Beschäftigungsphasen) ein.
Fügen Sie dann die jeweiligen Beschäftigungsphasen hinzu (ausschließlich für ganze Kalendermonate möglich).
Passen Sie anschließend die Vertragsdaten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in den Stammdaten an (lexoffice wird Sie mit einem Hinweis im Start- und Endemonat der Beschäftigungsphase darauf aufmerksam machen).
falls ein Minijobverhältnis ausgeübt wird: Beschäftigungsart, Arbeitszeit, Gehalt oder Stundensatz und Urlaubsanspruch
falls ein Angestelltenverhältnis in Teilzeit fortgeführt wird: Arbeitszeit, Gehalt oder Stundensatz und ggf. Urlaubsanspruch
Übersicht der Abwesenheiten
Nach dem Speichern werden alle Phasen der Elternzeit separiert angezeigt. Das bietet Ihnen einerseits die Übersicht über die unterschiedlichen Zeiträume der Elternzeit, andererseits ermöglicht es Ihnen während 'Elternzeit mit Beschäftigung' andere Abwesenheiten wie z.B. Krankheiten oder Urlaube zu erfassen.
Wiedereinstieg nach der Elternzeit
Beachten Sie, dass Mitarbeiter:innen nach Ende der Elternzeit grundsätzlich Anspruch auf den selben Umfang des Arbeitsverhältnisses wie vor der Elternzeit haben.
Prüfen Sie daher vor der ersten Abrechnung nach Wiedereinstieg in den Mitarbeiter-Stammdaten die Vertragsdaten (Beschäftigungsart, wöchentliche Arbeitszeit, Arbeitstage), die Vergütung und die Angaben zur Sozialversicherung und passen diese entsprechend an.
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Dürfen Sie den Urlaub bei Elternzeit in Teilzeit kürzen?
Mitarbeitende, die während der Elternzeit in Teilzeit beschäftigt sind, haben Urlaubsanspruch nach den allgemeinen Regeln. Arbeitet er oder sie nicht, können Sie den Urlaub für jeden vollen Kalendermonat in Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Beachten Sie, dass Sie die Kürzung mitteilen müssen.
Mutterschutz bei Minijobbern in Elternzeit
Es kommt durchaus vor, dass ein Mutterschutz an eine bestehende Elternzeit anschließt. Hier muss die Elternzeit vorzeitig beendet werden. Die noch verbliebene Eltern-Zeit kann im Anschluss angehängt werden. Wenn eine Mitarbeiterin während dieser Elternzeit als Minijobber arbeitet, beenden Sie die Beschäftigung als Minijobberin in lexoffice im Monat bevor der neue Mutterschutz beginnt.
Umgang mit Firmen-Pkw während Elternzeit
Je nachdem, wie Sie sich mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter geeinigt haben, kann es sein, dass das Firmenfahrzeug nicht mehr verwendet werden darf. In diesem Fall müssen Sie das Entgelt "Firmen-Pkw" aus der Lohnabrechnung entfernen.