Sie können Ihre Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten direkt aus der iOS App heraus Ihren Kunden zusenden. Der Vorteil für Sie ist, dass Ihre E-Mails dabei protokolliert werden und Sie immer den Überblick darüber haben wann Sie Ihre Kunden kontaktiert haben.
Zusätzlich können Sie für die meisten Belege auch einen Link auf das lexoffice Kundencenter mitsenden. Über diesen Link kann Ihr Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und Sie werden über eine E-Mail benachrichtigt.
Einen Beleg per E-Mail versenden
Anhänge an einer E-Mail
E-Mail Versand mit eigener E-Mail Adresse
Belege mit Kunden über das Kundencenter teilen
Einen Beleg per E-Mail versenden
Um eine E-Mail in der lexoffice iOS App zu versenden, wählen Sie den gewünschten Beleg im Reiter "Belege" aus und tippen Sie einfach auf das E-Mail Symbol in der Belegübersicht.
Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden noch bearbeiten können.
Auch können Sie den Beleglink für das Kundencenter mitsenden, wenn Sie dies noch nicht für alle Belege standardmäßig aktiviert haben.
Sie können auch einen neuen Standard setzen, der für alle neu erstellten Ausgangs-Belege gilt. Bitte beachten Sie, dass der Link in der eMail-Vorschau noch nicht aktiv ist und deshalb auch noch nicht aufgerufen werden kann.
Anhänge an einer E-Mail
Der Beleg wird immer an die E-Mail als PDF-Datei angehängt. Zusätzlich können Sie noch weitere PDF-Dokumente und Bilder anhängen. In den Einstellungen zum E-Mail Versand können Sie außerdem noch Standardanhänge wie zum Beispiel Ihre AGB hinterlegen.
Es werden nur Dateien in den Formaten PDF, JPG und PNG unterstützt. Die maximale Dateigröße beträgt 2 MB. Insgesamt dürfen alle Anhänge zusammen die Größe von 20 MB nicht übersteigen.
Bitte beachten Sie, dass je nach E-Mail Anbieter der Empfänger zusätzliche Einschränkungen gelten können. Für große Anhänge empfiehlt es sich diese auf eine andere Art zu übertragen.
E-Mail Versand mit eigener E-Mail Adresse
Standardmäßig wird in lexoffice die Absenderadresse "rechnungsversand@lexoffice.de" verwendet. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Ihre eigene E-Mail Adresse als Absenderadresse für den Belegversand zu nutzen.
Es gibt hierbei mehrere Wege, die eigene E-Mail Adresse zu hinterlegen:
In den lexoffice App Einstellungen:
Wechseln Sie auf die Dashboard-Ansicht
Tippen Sie auf das Zahnrad-Symbol oben, rechts, um die Einstellungen zu öffnen
Tippen Sie unter "Allgemein" auf "E-Mail-Versand"
Direkt aus dem E-Mail-Editor:
Auch direkt im E-Mail Editor beim Belegversand kann die eigene E-Mail Adresse als Absender hinterlegt werden.
Tippen Sie dazu im E-Mail-Editor auf die "Kopie, Von:"-Zeile. Dadurch entfaltet sich eine andere Sektion:
Tippen Sie dort dann auf die "Von:"-Zeile um in die E-Mail-Einstellungen zu wechseln.
Danach (in beiden Fällen):
Tippen Sie auf die Zeile "Sie versenden Belege mit: …"
Dadurch wird die Einstellungsseite "E-Mail-Server" geöffnet:
Befüllen Sie die Informationen zu:
Absender Name
Absender E-Mail
Wählen Sie Ihren E-Mail Anbieter (Sollte Ihr E-Mail Anbieter nicht hinterlegt sein, finden Sie im nächsten Abschnitt weitere Informationen)
Geben Sie Ihren gewohnten Mail Benutzernamen und Mail Passwort ein.
Tippen Sie auf "Sichern" um Ihre Angaben abzuspeichern.
Ihr E-Mail Anbieter ist nicht hinterlegt?
Wählen Sie unter ganz einfach die Option "Anderer Anbieter". Bei diesem finden Sie auch die Informationen zu dem benötigten SMTP Ausgangsserver und Port. Dabei können Sie die gängigen Standardports 25, 465 oder 587 nutzen. Andere stehen nicht zur Verfügung. Oft hilft hier schon eine Suche bei Google.
Sie erhalten eine Fehlermeldung bei der Einrichtung Ihrer eigenen E-Mail Adresse?
Einige Anbieter, darunter Google, Yahoo und auch Hotmail/Outlook.com lassen den Zugriff auf Ihren Email-Account nicht ohne vorherige "Freischaltung" zu. Für lexoffice ist dies über die technische Schnittstelle zu diesen Anbietern allerdings nicht erkennbar. Es kann daher notwendig sein, bei Ihrem E-Mail Anbieter (Provider) den Zugriff auf den SMTP-Server durch lexoffice freizuschalten. Weitere Informationen finden Sie im diesem Hilfeartikel im Abschnitt "Sie erhalten eine Fehlermeldung bei der Einrichtung Ihrer eigenen E-Mail Adresse?"
Belege mit Kunden über das Kundencenter teilen
Sie können Ihre Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten in der iOS App mit Ihren Kunden teilen, indem Sie Ihnen einen Link auf das lexoffice Kundencenter bereitstellen.
Über den Beleglink kann Ihr Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und Sie werden darüber durch eine E-Mail benachrichtigt. Warum Sie Ihre Angebote, Rechnungen etc. Ihren Kunden per Link im Kundencenter bereitstellen sollten, erfahren Sie hier.
Um einen Beleg in der lexoffice iOS App bereitzustellen, gehen Sie zunächst in die Belegdetails, indem Sie unter "Belege" den entsprechenden Beleg auswählen.
Wenn Sie ganz nach unten scrollen, finden Sie alle Informationen zum Beleglink. Über den Schalter 'Beleg teilen' können Sie einen Link erstellen oder einen bereits erstellten Link widerrufen.
Wenn Sie einen Beleglink erstellt haben, wird er automatisch in die Zwischenablage kopiert. Über den Kopieren-Button auf der rechten Seite können Sie einen bereits erstellten Link in die Zwischenablage kopieren.
Nachdem Sie den Link in die Zwischenablage kopiert haben, können Sie den Link Ihrem Kunden zusenden. Ihr Kunde kann das Angebot oder die Rechnung nun über den Link öffnen, Angebote annehmen oder Rechnungen ansehen.
Verbindliche Angebots-Annahme
Damit die Angebotsannahme durch Ihren Kunden verbindlich ist, muss der Kunde unter bestimmten Voraussetzungen über sein Widerrufsrecht belehrt werden.
Wenn Sie eigene AGB (ggf. inklusive Widerrufsbelehrung) haben, denken Sie daran diese Ihrem Kunden bereitzustellen. Laden Sie diese in den Firmendaten hoch. Die AGB werden Ihrem Kunden neben dem Beleg angezeigt.
Kundencenter
Weitere Informationen zum Kundencenter finden Sie in dem Hilfeartikel Ausgangsbelege per Link bereitstellen (Kundencenter).