Sie können Ihre Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten direkt aus der Android App heraus Ihren Kunden zusenden. Der Vorteil für Sie ist, dass Ihre E-Mails dabei protokolliert werden und Sie immer den Überblick darüber haben wann Sie Ihre Kunden kontaktiert haben.

Zusätzlich können Sie für die meisten Belege auch einen Link auf das lexoffice Kundencenter mitsenden. Über diesen Link kann Ihr Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und Sie werden über eine E-Mail benachrichtigt.

Um eine E-Mail in der lexoffice Android App zu versenden, tippen Sie einfach auf das E-Mail Symbol in der Belegübersicht.

Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden noch bearbeiten können.

Über den kleinen Pfeil rechts von den Empfängern können Sie sich weitere Optionen anzeigen lassen. Hier können Sie auch den Beleglink für das Kundencenter mitsenden, wenn Sie dies noch nicht für alle Belege standardmäßig aktiviert haben.

Der Beleg wird immer an die E-Mail angehängt. Zusätzlich können Sie noch weitere PDF-Dokumente und Bilder anhängen. In den Einstellungen zum E-Mail Versand können Sie außerdem noch Standardanhänge wie zum Beispiel Ihre AGB hinterlegen.

Es werden nur Dateien in den Formaten PDF, JPG und PNG unterstützt. Die maximale Dateigröße beträgt 2 MB. Insgesamt dürfen alle Anhänge zusammen die Größe von 20 MB nicht übersteigen.

Bitte beachten Sie, dass je nach E-Mail Anbieter der Empfänger zusätzliche Einschränkungen gelten können. Für große Anhänge empfiehlt es sich diese auf eine andere Art zu übertragen.

Wenn Sie Belege über lexoffice per E-Mail versenden, werden diese standardmäßig mit der Absender-Adresse rechnungsversand@lexoffice.de verschickt. Ihre eigene E-Mail-Adresse wird nur bei Antworten auf diese E-Mails verwendet. Natürlich können Sie aber auch Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender einrichten. Diese Funktion ist ab Version 2.7.1 der App verfügbar.

Um Ihre E-Mail-Adresse als Absender-Adresse zu verwenden, müssen Sie zuerst in die Einstellungen für den E-Mail Versand wechseln. Tippen Sie dafür auf das Zahnradsymbol beim Verfassen einer neuen E-Mail. Alternativ gelangen Sie auch über die allgemeinen Einstellungen zu den E-Mail-Einstellungen, indem Sie auf E-Mail Versand tippen.

In den Einstellungen sehen Sie die E-Mail-Adresse die aktuell für den Versand von neuen E-Mails verwendet wird. Über den Button Absender-Adresse bearbeiten können Sie die Einstellungen anpassen.

Damit lexoffice E-Mails mit Ihrer Absender-Adresse versenden kann, müssen Sie Ihre Anmeldedaten für Ihren Mail-Account eingeben. lexoffice meldet sich dann für das Versenden von E-Mails bei Ihrem Mail-Anbieter an. Selbstverständlich hat lexoffice keinerlei Einblick in Ihr verbundenes E-Mail-Postfach. Über lexoffice versendete E-Mails werden daher ausschließlich in lexoffice abgelegt.

Wenn Ihr Anbieter bereits in der Liste von bekannten Anbietern ist, müssen Sie ihn lediglich in der Liste auswählen und Ihre Anmeldedaten eingeben. Der Benutzername ist dabei in den meisten Fällen Ihre E-Mail-Adresse.

Sollte ihr Anbieter nicht in der Liste sein, wählen Sie Anderer Anbieter aus. Je nach Anbieter müssen Sie andere Werte für den SMTP-Server und den Port eintragen. Genauere Informationen bekommen Sie in dem Fall direkt von Ihrem Anbieter mit den Stichworten SMTP-Einstellungen, Postausgangsserver oder allgemein Serverdaten.

Nachdem Sie alle Daten eingetragen haben, können Sie die Einstellungen sichern. lexoffice meldet sich anschließend einmal bei Ihrem Mail-Anbieter an und verschickt eine Testnachricht an die angegebene E-Mail-Adresse. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie die Testnachricht empfangen haben. Ab sofort werden alle neuen E-Mails mit Ihrer eigenen Absender-Adresse versendet.

Sie erhalten eine Fehlermeldung bei der Einrichtung Ihrer eigenen E-Mail-Adresse?

Einige Anbieter, darunter Google, Yahoo und auch Outlook lassen den Zugriff auf Ihren Mail-Account nicht ohne vorherige Freischaltung zu. Für lexoffice ist dies über die technische Schnittstelle zu diesen Anbietern allerdings nicht erkennbar. Es kann daher notwendig sein, bei Ihrem E-Mail-Anbieter (Provider) den Zugriff auf den SMTP-Server durch lexoffice freizuschalten. Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Hilfeartikel Belegversand mit eigener E-Mailadresse.

Sie können Ihre Angebote, Rechnungen und weitere Belegarten in der Android App mit Ihren Kunden teilen, indem Sie Ihnen einen Link auf das lexoffice Kundencenter bereitstellen.

Über den Beleglink kann Ihr Kunde beispielsweise ein Angebot direkt annehmen und Sie werden über eine E-Mail benachrichtigt. Warum Sie Ihre Angebote, Rechnungen etc. Ihren Kunden per Link im Kundencenter bereitstellen sollten, erfahren Sie hier.

Um einen Beleg in der lexoffice Android App bereitzustellen, gehen Sie zunächst in die Belegübersicht. Sie können diese aufrufen, indem Sie einen Beleg unter dem Reiter "Belege" antippen.

Wenn Sie ganz nach unten scrollen, finden Sie alle Informationen zum Beleglink. Über den Schalter auf der rechten Seite können Sie einen Link erstellen oder einen bereits erstellten Link widerrufen.

Wenn Sie einen Beleglink erstellt haben, wird er automatisch in die Zwischenablage kopiert. Über den Button auf der linken Seite können Sie einen bereits erstellten Link in die Zwischenablage kopieren.

Nachdem Sie den Link in die Zwischenablage kopiert haben, können Sie den Link Ihrem Kunden zusenden. Ihr Kunde kann das Angebot oder die Rechnung nun über den Link öffnen, Angebote annehmen oder Rechnungen ansehen.

Verbindliche Angebots-Annahme

Damit die Angebotsannahme durch Ihren Kunden verbindlich ist, muss der Kunde unter bestimmten Voraussetzungen über sein Widerrufsrecht belehrt werden.

Wenn Sie eigene AGB (ggf. inklusive Widerrufsbelehrung) haben, denken Sie daran diese Ihrem Kunden bereitzustellen. Laden Sie diese in den Firmendaten hoch. Die AGB werden Ihrem Kunden neben dem Beleg angezeigt.

Kundencenter

Weitere Informationen zum Kundencenter finden Sie in dem Hilfeartikel Ausgangsbelege per Link bereitstellen (Kundencenter).
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