Sobald ein:e Mitarbeiter:in einmal abgerechnet wurde, kann unser Support das Eintrittsdatum nur noch in ganz wenigen Ausnahmefällen korrigieren. In der Regel müssen Sie selbst tätig werden und die entsprechenden Meldungen umständlich über das SV-Meldeportal und ELSTER stornieren (siehe nachfolgende Anleitung). Dies ist für Sie in der Regel mit einem enormen Aufwand verbunden. Vermeiden Sie es daher unbedingt, Mitarbeiter:innen mit einem falschen Eintrittsdatum abzurechnen. Überprüfen Sie immer in der Vorschau, ob alle Mitarbeiter:innen mit den korrekten Daten erfasst wurden, bevor Sie die Abrechnung in lexoffice freigeben und abschließen.
1. In diesen Fällen kann das Eintrittsdatum vom Support korrigiert werden
Sie haben vergessen eine:n Mitarbeiter:in anzulegen und möchten dies nun rückwirkend machen?
Die Verlegung des Eintrittsdatums in einen zurückliegenden Monat ist nur möglich, wenn der/die Mitarbeiter:in noch nicht mit einem anderen Lohnprogramm oder vom Steuerberater abgerechnet wurden. Der Support hilft Ihnen bei der rückwirkenden Mitarbeiteranlage.
So funktioniert’s in lexoffice 👍:
Bitte legen Sie das Mitarbeiterprofil der Mitarbeiter:innen im aktuellen Monat komplett an. Übernehmen Sie den lexoffice-Vorschlag für den Eintrittstermin
Nennen Sie dem Support den gewünschten Eintrittstermin & den Namen des/der Mitarbeiter:in
Bei Mitarbeiter:innen, die nach Stunden bezahlt werden, müssen die Arbeitsstunden nachtragen werden. Bitte teilen Sie dem Support die Stunden je zurückliegenden Monat mit
Geben Sie anschließend den Supportzugriff frei: 👉 Supportzugriff aktivieren
Das Eintrittsdatum soll innerhalb des bereits abgerechneten Eintrittsmonats geändert werden (zum Beispiel der 01.01.2024 zum 15.01.2024)
Die Verlegung des Eintritts auf einen anderen Tag innerhalb des Eintrittsmonats ist durch den Support möglich.
2. Wann das Eintrittsdatum nicht mehr korrigiert werden kann und wie Sie dann vorgehen müssen
Haben Sie eine:n Mitarbeiter:in bereits einen oder mehrere Monate mit einem falschen Eintrittsdatum abgerechnet, kann dieses auch vom Support nicht mehr korrigiert werden.
Hier müssen Sie nun folgendes beachten:
Bereits versendete Meldungen enthalten nun das falsche Eintrittsdatum. Sie müssen diese Meldungen selbst über das SV-Meldeportal (Meldungen zur Sozialversicherung, Beitragsnachweise) und ELSTER (Lohnsteueranmeldung, Lohnsteuerbescheinigung) stornieren. Benötigte Vorgangs-IDs, für Meldungen zur Sozialversicherung, oder KmIDs, für Meldungen an das Finanzamt, können Sie gerne bei uns über den Support erfragen.
Darüber hinaus müssen Sie die Meldungen mit korrektem Eintrittsdatum dann noch einmal selbst über diese Portale korrigiert abgeben.
ALLE bereits versendeten und zukünftigen Meldungen (bei Austritt oder am Jahresende) müssen durch Sie über das SV-Meldeportal und ELSTER korrigiert werden.
Beispiel:
Sie tragen für Mitarbeiterin A als Eintrittsdatum den 01.03.2024 ein und rechnen den März ab. Nach der Abrechnung fällt Ihnen auf, dass Sie sich im Datum vertan haben und die Mitarbeiterin bereits am 01.02.2024 eingetreten ist. Eine Korrektur des Eintritts ist nun nicht mehr möglich, auch nicht durch den Support.
In diesem Fall müssen Sie wie folgt vorgehen:
Die Anmeldung zur Sozialversicherung (Meldegrund 10) zum 01.03.2024 müssen Sie über das SV-Meldeportal stornieren. Gleichzeitig müssen Sie eine korrigierte Meldung mit korrektem Eintrittsdatum, also dem 01.02.2024, versenden. Auch der Beitragsnachweis sowie ggf. die Lohnsteueranmeldung müssen korrigiert werden.
Gleiches gilt auch für zukünftige Meldungen bei Austritt oder am Jahresende (zum Beispiel die Lohnsteuerbescheinigung, die Meldung zur Unfallversicherung, Änderungsmeldungen). All diese Meldungen müssen Sie ebenfalls manuell über die Portale stornieren und korrigiert abgeben.
Bei rechtlichen Fragen zur Korrektur von Meldungen sollten Sie sich Hilfe bei Ihrem Steuerbüro oder bei der betroffenen gesetzlichen Krankenkasse holen.