Über ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse, oft auch Beitragskonto genannt, werden nicht nur die Krankenkassenbeiträge, sondern sämtliche Sozialversicherungsbeiträge eingezogen. Allgemeine Informationen diesem Thema haben wir in einem separaten Support-Artikel für Sie zusammengefasst.
Nachfolgend geht es darum, wie Sie die Zahlungsart für Arbeitgeberkonten in lexoffice Lohn & Gehalt korrekt einstellen.
1. Welche Zahlungsarten kann ich für ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse einstellen?
Die fälligen Beiträge, die über ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse verbucht werden, können grundsätzlich per Überweisung oder per SEPA-Lastschriftmandat gezahlt werden. Ein SEPA-Lastschriftmandat können Sie schriftlich (mittels Papier-Formular der jeweiligen Krankenkasse) oder elektronisch über lexoffice Lohn & Gehalt erteilen. Somit stehen Ihnen folgende Zahlungsarten zur Verfügung:
Überweisung
SEPA-Lastschriftmandat (elektronisch)
SEPA-Lastschriftmandat (schriftlich)
2. Welche Zahlungsart ist bei einem neuen Arbeitgeberkonto standardmäßig voreingestellt?
Sobald Sie eine:n neue:n Mitarbeiter:in hinzugefügt haben, wird – soweit bei der entsprechenden Krankenkasse noch kein:e andere:r Mitarbeiter:in versichert ist – automatisch ein neues Arbeitgeberkonto angelegt. Standardmäßig wird dabei die Zahlungsart Überweisung voreingestellt. Nach dem Speichern eines neuen Mitarbeiters beziehungsweise einer neuen Mitarbeiterin haben Sie jedoch direkt die Möglichkeit auf die Zahlungsart SEPA-Lastschriftmandat umzustellen (siehe Punkt 3.1 unten).
Bei verspäteter Zahlung an die entsprechende Krankenkasse können Säumniszuschläge oder Mahngebühren erhoben werden. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, jeder Krankenkasse ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen.
3. Wo kann ich die Zahlungsart für meine Arbeitgeberkonten bei Krankenkassen in lexoffice Lohn & Gehalt hinterlegen?
In lexoffice Lohn & Gehalt können Sie die gewünschte Zahlungsart für ein Arbeitgeberkonto bei jeder Krankenkasse individuell einstellen. Sie können die gewünschte Zahlungsart für ein neues Arbeitgeberkonto entweder direkt nach dem Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters beziehungsweise einer neuen Mitarbeiterin auswählen oder Sie nehmen diese Einstellung über die Krankenkassen-Übersicht vor.
3.1 Zahlungsart direkt beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen auswählen
Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin angelegt und alle Daten gespeichert haben, prüft lexoffice Lohn & Gehalt im Hintergrund, ob bereits ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse des neu eingestellten Mitarbeiters beziehungsweise der Mitarbeiterin existiert. Sollte kein:e andere:r Mitarbeiter:in bei der entsprechenden Krankenkasse versichert sein, gehen wir davon aus, dass dort noch kein Arbeitgeberkonto für Sie existiert. Sie erhalten dann direkt nach dem Speichern der Mitarbeiterdaten folgenden Dialog:
Direkt nach dem Anlegen eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin werden Sie dazu aufgefordert, eine Zahlungsart auszuwählen.
Sämtliche Beiträge müssen pünktlich gezahlt werden! Daher empfehlen wir Ihnen, sämtlichen Krankenkassen ein papierloses SEPA-Lastschriftmandat auf elektronischem Wege zu erteilen (siehe Punkt 4 auf dieser Seite).
3.2 Zahlungsart später auswählen oder ändern
Wenn Sie beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen keine Änderung der Zahlungsart vorgenommen haben, bleibt die Standardeinstellung Überweisung zunächst erhalten. Sie können die Zahlungsart dann jederzeit über die Krankenkassen-Übersicht ändern und zum Beispiel auf das elektronische SEPA-Lastschriftmandat umstellen:
In der Übersicht werden alle Krankenkassen aufgelistet, bei denen für Ihr Unternehmen ein Arbeitgeberkonto existiert.
Klicken Sie in der Übersicht auf eine beliebige Tabellenzeile, um zu den Einstellung der entsprechenden Krankenkasse zu gelangen:
Über die Detailseite der Krankenkasse gelangen Sie zur Einstellung der Zahlungsart.
Klicken Sie auf die Zeile "Gewählte Zahlungsart", um die Zahlungsart zu ändern:
Bei neuen Arbeitgeberkonten ist standardmäßig die Zahlungsart "Überweisung" voreingestellt. Sie können diese Zahlungsart jederzeit ändern.
4. Wie kann ich einer Krankenkassen ein papierloses SEPA-Lastschriftmandat auf elektronischem Wege erteilen?
Mit lexoffice Lohn & Gehalt ist das ganz einfach möglich: Verzichten Sie auf das umständliche Ausdrucken, Ausfüllen und Versenden von Formularen auf Papier und erteilen Sie jeder beliebigen Krankenkasse ein SEPA-Lastschriftmandat auf elektronischem Wege. Mit nur wenigen Klicks ist alles erledigt.
Sämtliche Beiträge müssen pünktlich gezahlt werden! Indem Sie jeder Krankenkasse, bei der ein Arbeitgeberkonto für Sie existiert, ein Lastschriftmandat erteilen, vermeiden Sie Säumniszuschläge oder Mahngebühren.
Abhängig davon, ob Sie ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat direkt nach dem Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen erteilen oder dies später über die Krankenkassen-Übersicht erledigen wollen, unterscheiden sich die entsprechenden Dialoge nur minimal. Daher zeigen wir Ihnen nachfolgend die Auswahl der Zahlungsart über die Krankenkassen-Übersicht. Bei der Erteilung eines elektronischen SEPA-Lastschriftmandats beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen sind aber grundsätzlich die gleichen Schritte vorzunehmen.
Um ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen, wählen Sie die Option "per Lastschrift" aus:
Anschließend klicken Sie auf den Button "Elektronisches Lastschriftmandat erteilen":
Bitte prüfen Sie im nun erscheinenden Formular alle Angaben und vergessen Sie nicht am Ende des Formulars unter "Einwilligung" den Haken zu setzen. Klicken Sie anschließend auf "Speichern":
Das war es schon! Ihr SEPA-Lastschriftmandat wird nun von lexoffice Lohn & Gehalt automatisch an die jeweilige Krankenkasse übertragen. In den Einstellungen der jeweiligen Krankenkasse wird nun "SEPA-Lastschriftmandat (elektronisch)" angezeigt:
Zusätzliche Hinweise
Ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat ist immer ab sofort gültig! Es ist derzeit nicht möglich, ein abweichendes Gültig-ab-Datum einzugeben.
Unter Umständen benötigt die Krankenkasse einige Tage, um Ihr SEPA-Lastschriftmandat zu verarbeiten.
Sofern Sie der Krankenkasse als Arbeitgeber noch nicht bekannt sind, wird das SEPA-Lastschriftmandat automatisch mit Einrichtung des Arbeitgeberkontos bei der Krankenkasse wirksam. Dies geschieht in der Regel nach der ersten Beitragsschätzung beziehungsweise der Sozialversicherungsanmeldung des:der jeweiligen Mitarbeiter:in, die an die Krankenkasse gesendet wird. Daraufhin fordert die Krankenkasse die Arbeitgeberdaten für die Einrichtung des Arbeitgeberkontos an. lexoffice beantwortet diese Anfrage automatisch im Hintergrund und schickt damit auch das erteilte Lastschriftmandat an die Krankenkasse.
Als Bankverbindung wird automatisch die hinterlegte Standard-Bankverbindung aus Ihren Firmendaten übernommen. Es ist derzeit nicht möglich, ein SEPA-Lastschriftmandat mit einer davon abweichenden Bankverbindung zu erteilen.
5. Kann ich einer Krankenkasse auch weiterhin ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat unabhängig von lexoffice erteilen?
Wenn Sie kein elektronisches Lastschriftmandat erteilen wollen, können Sie den Krankenkassen natürlich auch weiterhin ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat in Papierform erteilen. Da wir von den Krankenkassen jedoch nicht informiert werden, dass Sie dort ein schriftliches Lastschriftmandat erteilt haben, müssen Sie diese Information in den Einstellungen der Zahlungsart manuell hinterlegen. Klicken Sie dazu auf den Link "Sie möchten der Krankenkasse lieber ein schriftliches Lastschriftmandat erteilen oder haben dies bereits erteilt?":
Durch Anklicken der Checkbox müssen Sie bestätigen, dass Sie der jeweiligen Krankenkasse ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben. Klicken Sie anschließend auf "Speichern":
In den Einstellungen der Krankenkasse wird Ihnen nun "SEPA-Lastschriftmandat (schriftlich)" angezeigt:
6. Was muss ich beachten, wenn ich von einer anderen Software zu lexoffice Lohn & Gehalt gewechselt habe oder vorher von einem Steuerberater betreut wurde?
Sollten Sie bereits vor dem Wechsel zu lexoffice Lohn & Gehalt einzelnen Krankenkassen schriftliche SEPA-Lastschriftmandate erteilt haben, so behalten diese grundsätzlich Ihre Gültigkeit. Allerdings müssen Sie diese Information in lexoffice Lohn & Gehalt, wie unter Punkt 5 (oben) beschrieben, eintragen.
Wenn Sie Krankenkassen vor dem Wechsel zu lexoffice Lohn & Gehalt bereits elektronische SEPA-Lastschriftmandate erteilt haben (zum Beispiel mit einer anderen Software, die diesen Service anbietet), so wird diese Information nicht automatisch an lexoffice Lohn & Gehalt übertragen. Erteilen Sie der jeweiligen Krankenkasse in diesem Fall bitte ein neues elektronische SEPA-Lastschriftmandat, wie unter Punkt 4 (oben) beschrieben.
7. Wie kann ich ein SEPA-Lastschriftmandat widerrufen?
Leider akzeptieren die Krankenkassen derzeit keinen elektronischen Widerruf, auch wenn Sie das SEPA-Lastschriftmandat elektronisch erteilt haben. Sie müssen also ein SEPA-Lastschriftmandat ausschließlich schriftlich, per Brief und mit Ihrer Unterschrift bei der jeweiligen Krankenkasse widerrufen – völlig unabhängig davon, ob Sie dieses Lastschriftmandat ursprünglich schriftlich oder elektronisch erteilt haben.
Bitte denken Sie rechtzeitig daran, die Zahlungsart in den Einstellungen der jeweiligen Krankenkasse wieder auf "Überweisung" umzustellen, sobald Sie das SEPA-Lastschriftmandat widerrufen haben. Die Umstellung in lexoffice Lohn & Gehalt sollten Sie an dem Datum vornehmen, zu dem Sie das Lastschriftmandat widerrufen haben.
8. Ich habe eine neue Bankverbindung in den Firmendaten angegeben - werden meine Lastschriftmandate automatisch aktualisiert?
Bereits erteilte Lastschriftmandate werden bei Änderung der Bankverbindung in den Firmenstammdaten nicht automatisch erneuert.
Um ein neues Lastschriftmandat mit der neuen Bankverbindung zu erteilen, ändern Sie die Einstellung für die jeweilige Krankenkasse kurzzeitig auf "Überweisung" und erteilen im Anschluss direkt ein neues Lastschriftmandat. Dort wird dann die neue Bankverbindung aus den Firmenstammdaten herangezogen.