✨ Dieser Artikel bezieht sich auf eine neue Funktion, die sich noch im Test befindet. Der Forderungsausfall wird zeitnah allen Kund:innen bereitgestellt.
In der Geschäftswelt kommt es leider immer wieder vor, dass eine Rechnung, die Sie einer Kundin oder einem Kunden gestellt haben, nicht bezahlt wird.
Was in einem solchen Fall zu tun ist und wie Sie diesen Vorgang korrekt in Lexware Office abbilden können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was sind uneinbringliche Forderungen?
Wenn Sie Ihren Kund:innen (Debitoren) eine Rechnung stellen, entsteht aus buchhalterischer Sicht eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen. Diese Forderung ist zunächst einwandfrei, das heißt: Sie erwarten eine Zahlung.
Es kann jedoch vorkommen, dass eine Kundin / ein Kunde nicht zahlen kann. Beispielsweise durch eine Insolvenz, eine erfolglose Pfändung oder Verjährung. In so einem Fall spricht man von einer uneinbringlichen Forderung.
Sie als Unternehmer:in sind dann verpflichtet, diese Forderung als Forderungsverlust auszubuchen.
In Lexware Office können Sie sowohl geschriebene Rechnungen als auch Einnahmebelege, die Sie in der Belegerfassung erfasst haben, ausbuchen.
Die Rechnung / der Beleg muss sich hierfür im Status "offen" oder "überfällig" befinden, d.h. es muss noch eine offene Forderung vorliegen.
Ausgangsrechnung als "uneinbringlich" ausbuchen
Wählen Sie die betroffene Rechnung in der Belegliste (über den Menüpunkt "Belege") aus.
Auf der rechten Seite erscheint eine Detailansicht. Sofern die Rechnung ausbuchbar ist (siehe unten), steht Ihnen über "Weitere Aktionen" (Drei-Punkte-Symbol) die Funktion "Forderung ausbuchen" zur Verfügung:
Es erscheint ein Dialog in dem Sie das Buchungsdatum des Forderungsausfalls festlegen können. Zur besseren Nachvollziehbarkeit empfehlen wir, eine kurze Beschreibung über den Grund des Forderungsausfalls zu hinterlegen.
So können sachkundige Dritte, bspw. im Fall einer Betriebsprüfung, Ihre Handlung leicht nachvollziehen:
Der offene Gesamtbetrag oder der teiloffene Restbetrag der Rechnung wird immer vollständig ausgebucht. Das Ausbuchen der uneinbringlichen Forderung beendet die Arbeit an dem jeweiligen Beleg. Aus technischen Gründen erscheint der Beleg in der Belegliste als "bezahlt". Aus den Belegdetails geht die uneinbringliche Forderung und die Höhe des ausgebuchten Betrags hervor.
Einnahmebeleg als "uneinbringlich" ausbuchen
Ein Einnahmebeleg kann in Lexware Office nur ausgebucht werden, sofern für diesen eine der folgende Kategorien verwendet wurde:
Einnahmen
Dienstleistung
Honorar/Gage
Geräteverleih
Prämien
Provision/Courtage
Warenverkäufe
Wartung
Einnahmen als Kleinunternehmer
Sonstige Einnahmen
Miete/Pacht
Patent- und Lizenzverträge
Innergemeinschaftliche Lieferung
Auswirkung in der Gewinnermittlung
Das Ausbuchen einer uneinbringlichen Forderung hat je nach Gewinnermittlungs- und Besteuerungsart unterschiedliche Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung. Lexware Office wendet dabei automatisch die passenden Konten an, abhängig von der Umsatzart.
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
In der EÜR werden die Konten für Forderungsverluste nicht ausgewiesen, da hier mangels Zahlung noch kein Erlös entstanden ist.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
In der GuV werden ausgebuchte Forderungen dem ursprünglichen Erlös gegenübergestellt und als "Sonstiger Aufwand" gewinnmindernd verbucht.
Auswirkung auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA)
Ist-Versteuerung: Bei der Ist-Versteuerung ist keine Korrektur in der Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig, da (wie auch in der EÜR) noch keine Zahlung erfolgt ist.
Soll-Versteuerung: Bei der Soll-Versteuerung wurde die Umsatzsteuer meist bereits gemeldet und geleistet. In der Periode, in der die uneinbringliche Forderung ausgebucht wurde, erfolgt eine Korrektur in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Bemessungsgrundlage der Umsatzart wird reduziert und eine Rückerstattung erfolgt. Dies wird durch einen zusätzlichen Ausweis in der Pos. 50 deutlich.
Hinweis 💡 Falls Sie als Soll-Versteuerer die uneinbringliche Forderung in eine bereits gemeldete Periode buchen, ist die Abgabe einer berichtigten Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig.
Was passiert, wenn doch noch eine Zahlung eingeht?
Erhalten Sie unerwartet zu einem späteren Zeitpunkt doch noch eine Zahlung des Kunden, nachdem die Forderung bereits als Forderungsverlust abgeschrieben wurde, können Sie diese Zahlung regulär als "Einnahme" kategorisieren.
Stichworte: Forderungsausfall, uneinbringliche Forderung, Forderungsverlust, Abschreibung von Forderungen, Strenges Niederstwert-Prinzip, Ausbuchen, Offene Posten, Zahlungsausfall, Insolvenz