Direkt mit dem Beleg-Upload startet die automatische Inhaltserkennung, das bedeutet der Beleginhalt wird analysiert und Informationen identifiziert. Im Anschluss wird der Beleg im Status Zu prüfen gespeichert.
Welche Informationen werden automatisch übernommen?
Belegtyp
Kontakt (Lieferant oder Kunde) und Stammdaten wie z.B. Adresse und IBAN
Belegnummer
Belegdatum
Fälligkeit
Betrag
Belegtyp: Ausgabe oder Einnahme
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit lexoffice einen Beleg als Einnahme erkennt?
Kann der Rechnungs-Steller aus dem Bilddokument ausgelesen werden? Und stimmt der Name mit dem (eigenen) Firmennamen in lexoffice überein?
Auch die weiteren Informationen zur IBAN und USt-ID werden mit den hinterlegten Firmenstammdaten abgeglichen.
Bereits eine Übereinstimmung reicht und als Belegtyp wird Einnahme vorbelegt. Falls nicht, ist es immer eine Ausgabe.
Tipp: Im Status Zu prüfen können Sie jederzeit den Belegtyp ändern, der Kontakt wird neu vorbelegt.
Kontakt-Erkennung
Für die Kontakterkennung reicht es meist aus, wenn Teile des erkannten Kontaktnamens aus dem Bilddokument mit einem bereits gespeicherten Kontakt oder einem Einmallieferanten-bzw. Kunden übereinstimmt. Mit jeder zusätzlichen Information zum Kontakt wie z.B. Adresse, IBAN, USt-ID oder auch E-Mail, wird die Erkennung treffsicherer.
Tipp: Übernehmen Sie den Kontaktname aus der Inhaltserkennung. Falls nicht, speichern Sie zum Kontakt (Lieferant oder Kunde) weitere Stammdaten .
Kontaktvorschlag
lexoffice lernt mit und erstellt Kontaktvorschläge. Wenn Sie beispielsweise mehrere Belege hochladen die eine Übereinstimmung haben z.B. die IBAN werden diese als Einnahme erkannt und im Status Zu prüfen gespeichert. Der Kontaktname bzw. Einmalkunde aus dem ersten Beleg wird als Kontaktvorschlag für alle restlichen Belege übernommen.
Der Kontaktvorschlag ist nicht korrekt? Kein Problem, der Kontakt kann jederzeit manuell geändert werden. Alternativ können Sie den Beleg löschen und erneut hochladen.
Fälligkeit
Ist auf dem Bilddokument kein Fälligkeitsdatum wird automatisch das Belegdatum als Fälligkeitsdatum übernommen.
Wie sieht ein optimaler Beleg aus?
Das Ergebnis der automatischen Inhaltserkennung ist abhängig vom Rechnungsaufbau bzw. dem Layout. Dazu muss die Rechnung deutschsprachig sein und auch die vom Gesetzgeber definierten Pflichtangaben spielen eine große Rolle.
Tipp: Falls die Erkennung mal nicht funktioniert, sparen Sie sich das mühsame Abtippen von Beleginformationen und nutzen Sie die Manuelle Texterkennung.
OCR, Texterkennung, Beleglayout