Belege richtig erfassen

Ob Restaurant- oder Lieferantengutschrift, wählen Sie einfach den Belegtyp - denn jeder betriebliche Beleg ist zu erfassen.

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Verfasst von Heike
Vor über einer Woche aktualisiert

lexoffice unterstützt Sie dabei dank effektiver Workflows und mit automatischen Prozessen. Überlassen Sie uns die komplizierte buchhalterische Denkarbeit und somit die lästige Frage nach dem Soll und Haben. Diese Felder stehen Ihnen in der Belegerfassung zur Verfügung:

Welcher Beleg-Typ?

Handelt es sich um eine betriebliche Ausgabe oder Einnahme? Oder haben Sie beispielsweise eine Gutschrift von Ihrem Lieferanten erhalten? Wählen Sie hier den entsprechenden Beleg-Typ:

Klicken Sie dazu auf das Feld "Ausgabe" und wählen aus dem Dropdown-Menü den gewünschten Belegtyp.

Kontakt

In der Regel wird mit dem Beleg-Upload automatisch der entsprechende Kunde oder Lieferant als Kontakt ausgewählt bzw. zur Neuanlage vorgeschlagen. 


Gespeicherter Kontakt (grau ausgefüllter Avatar):

Nicht angelegter Kontakt (weißer Avatar):

Sie haben Kontakte die keine Stammlieferanten- oder Stammkunden sind?

Beispielsweise beziehen Sie nur einmalig oder ganz selten bei einem Lieferant Produkte?

Dann tragen Sie einfach den Kontaktnamen ein.

Wenn Sie den Kontakt nicht speichern möchten müssen Sie weiter nichts tun. Erfassen Sie einfach die benötigten Beleginformationen. Mit Klick auf Speichern wird der jeweilige Kontaktname beim Beleg gespeichert.

Es erfolgt keine Kontaktanlage - die Buchung im Hintergrund wird automatisch auf den Sammelkunden bzw. Sammellieferant vorgenommen. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie nun bei der Belegerfassung nicht extra den Sammelkunden bzw. Lieferanten auswählen müssen und zudem bei der späteren Suche eines derartigen Belegs jetzt auch nach dem Namen suchen können.


Weitere Informationen finden Sie hier:

Belegnummer

Das ist in der Regel die Rechnungsnummer auf dem Beleg.


Belegdatum

Ist das Datum bzw. der Tag an dem der Beleg ausgestellt wurde.


Welchen Zahlstatus bzw. Zahlart hat die Ausgabe oder Einnahme?

Klicken Sie dazu in das Feld "Zahlart" und wählen aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Zahlart aus.

Folgende Arten stehen Ihnen zur Verfügung:

Betrag wurde noch nicht bezahlt:  Der Beleg ist offen, und kann über den Menüpunkt "Finanzen > Bank" dem Umsatz zugeordnet werden.

​Betrag wurde bereits privat bezahlt: Für diese Zahlart gibt es unterschiedliche Geschäftsvorfälle. Beispielsweise haben Sie kein online Bankkonto mit lexoffice verbunden? Oder vielleicht einen Ausgabenbeleg aus Ihrem privaten Geldbeutel bezahlt? Hat Ihnen ein Kunde die Rechnung bar bezahlt - und Sie haben das Geld direkt für private Zwecke aus Ihrem Unternehmen entnommen? In allen Fällen wird die Bezahlung - abhängig vom Unternehmenstyp - automatisch auf die Kategorie Privat gebucht. Das bedeutet für EÜR-ler, es handelt sich hier um eine Privateinlage oder Privatentnahme. Bei Bilanzierer ist es eine Gesellschafter-Entnahme oder Gesellschafter-Einlage.


Betrag wird abgebucht: Der Betrag wird von Ihrem Lieferanten von Ihrem Bankkonto abgebucht. Der Beleg wird nicht automatisch mit einer Zahlung verknüpft. Dies ist lediglich eine Art Statusanzeige für Sie als Nutzer, um zu vermeiden, dass Sie diesen Beleg versehentlich bezahlen, obwohl der Rechnungsbetrag automatisch von Ihrem Konto abgebucht wird.

Betrag wurde bereits per Kasse bezahlt: Sie nutzen die Kassen-Funktion und haben einen Beleg bar bezahlt.


Fälligkeit

Erfassen Sie hier das Fälligkeitsdatum für den Zahlungsaus- oder Eingang. Andernfalls übernimmt lexoffice als Fälligkeitsdatum das Belegdatum.


Art der Ausgabe bzw. Einnahme

Welche Kategorie oder welches Konto? Kompliziert war gestern. Nutzen Sie die Stichwortsuche - die passende Kategorie findet lexoffice für Sie.

Und so geht`s - Sie möchten einen Tankbeleg erfassen? Geben Sie einfach den Namen der Tankstelle ein z.B. Aral, oder die Kraftstoffart z.B. Benzin:

Oder Sie wissen die Kontonummer auswendig z.B. 4530 oder 6530? In allen Fällen findet lexoffice die entsprechende Kategorie:

Klicken Sie dazu in das Feld "Art der Ausgabe" und geben entweder eine Kategorie oder die Kontonummer ein, Sie können aus dem Dropdown-Menü den entsprechenden Vorschlag übernehmen.


Steuer

Die Umsatzsteuersätze im Feld Steuer (7%, 19% und Keine) werden durch die Art der Ausgabe oder Einnahme vorbelegt. Selbstverständlich können Sie aber den gewünschten Steuersatz auch selbst wählen. Der Steuerbetrag wird automatisch berechnet. Klicken Sie dazu auf das Feld "Steuer" und wählen den gewünschten Steuersatz aus dem Dropdown-Menü aus.

Sie sehen das Feld Steuer nicht? Dann haben Sie in den Einstellungen auf der Seite Allgemeine Einstellungen die Option Umsatzsteuerbefreit aktiviert.

Sie haben einen Steuersatz gewählt - der Steuerbetrag wird nicht angezeigt? Dann handelt es sich sicher um die Besonderheiten der Ausgabenkategorien für das Reverse Charge Verfahren: Innergemeinschaftlicher Erwerb, Bauleistungen und Fremdleistungen nach §13b (auch nicht EU also Drittland): Hier wird der Steuersatz von 7 bzw. 19% vorbelegt der Steuerbetrag aber nicht berechnet. Die Umsatzsteuerbeträge kommen trotzdem zum Finanzamt. lexoffice kümmert sich um den Rest, so das die Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und auch Zusammenfassenden Meldung - wie vom Gesetzgeber gewünscht - übereinstimmen.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?