Lexware Office unterstützt Sie dabei dank effektiver Workflows und mit automatischen Prozessen. Überlassen Sie uns die komplizierte buchhalterische Denkarbeit und somit die lästige Frage nach dem Soll und Haben. Diese Felder stehen Ihnen in der Belegerfassung zur Verfügung:
Welcher Beleg-Typ?
Handelt es sich um eine betriebliche Ausgabe oder Einnahme? Oder haben Sie beispielsweise eine Gutschrift von Ihrem Lieferanten erhalten? Wählen Sie hier den entsprechenden Beleg-Typ:
Klicken Sie dazu auf das Feld Belegtyp und wählen aus dem Dropdown-Menü den gewünschten Belegtyp.
👉 Bitte beachten Sie, dass nach dem Speichern eines Beleges die Änderung des Belegtyps nicht mehr möglich ist.
Kontakt
In der Regel wird mit dem Beleg-Upload automatisch der entsprechende Kunde oder Lieferant als Kontakt ausgewählt bzw. zur Neuanlage vorgeschlagen.
Gespeicherter Kontakt (grau ausgefüllter Avatar):
Nicht angelegter Kontakt (weißer Avatar):
Sie haben Kontakte die keine Stammlieferanten- oder Stammkunden sind?
Sie beziehen nur einmalig oder ganz selten etwas bei einem Lieferanten?
👉 Dann tragen Sie einfach den Kontaktnamen ein.
Wenn Sie den Kontakt nicht speichern möchten, müssen Sie nichts weiter tun, erfassen Sie einfach die benötigten Beleginformationen. Mit Klick auf Speichern wird der jeweilige Kontaktname beim Beleg gespeichert.
Es erfolgt keine Kontaktanlage - die Buchung im Hintergrund wird automatisch auf den Sammelkunden bzw. Sammellieferanten vorgenommen. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie nun bei der Belegerfassung nicht extra den Sammelkunden bzw. Lieferanten auswählen müssen und zudem bei der späteren Suche eines derartigen Belegs jetzt auch nach dem Namen suchen können.
Weitere Informationen finden Sie hier:
Belegnummer
Das ist in der Regel die Rechnungsnummer auf dem Beleg.
Wenn Ihr Beleg keine Belegnummer aufweist (z.B. bei einem Mietvertrag), dann vergeben Sie eine nachvollziehbare Belegnummer.
👉 Sollten Sie mit internen Belegnummern arbeiten, empfehlen wir in der Erfassungsmaske die Originalbelegnummer zu verwenden und im Feld Beschreibung Ihre interne Belegnummer zu vermerken.
Belegdatum
Dies ist das Datum bzw. der Tag an welchem der Beleg ausgestellt wurde.
Welchen Zahlstatus bzw. Zahlart hat die Ausgabe oder Einnahme?
Klicken Sie dazu in das Feld Zahlart und wählen aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Zahlart aus.
Folgende Arten stehen Ihnen zur Verfügung:
Betrag wurde noch nicht bezahlt: Der Beleg ist offen, und kann über den Menüpunkt Finanzen > Bank dem Umsatz zugeordnet werden.
Betrag wurde bereits privat bezahlt: Für diese Zahlart gibt es unterschiedliche Geschäftsvorfälle. Beispielsweise haben Sie kein online Bankkonto mit Lexware Office verbunden? Oder vielleicht einen Ausgabenbeleg aus Ihrem privaten Geldbeutel bezahlt? Hat Ihnen ein Kunde die Rechnung bar bezahlt - und Sie haben das Geld direkt für private Zwecke aus Ihrem Unternehmen entnommen?
Wie sich die Erfassung einer Zahlung mit Verwendung der Zahlart "Privat" in Ihrer Buchhaltung auswirkt, erfahren Sie in unserem Wissensartikel:
Betrag wird abgebucht: Der Betrag wird von Ihrem Lieferanten von Ihrem Bankkonto abgebucht. Der Beleg wird nicht automatisch mit einer Zahlung verknüpft. Dies ist lediglich eine Art Statusanzeige für Sie als Nutzer, um zu vermeiden, dass Sie diesen Beleg versehentlich bezahlen, obwohl der Rechnungsbetrag automatisch von Ihrem Konto abgebucht wird.
Betrag wurde bereits per Kasse bezahlt: Sie nutzen die Kassen-Funktion und haben einen Beleg bar bezahlt.
Hier haben wir die Belegstatus bei allen unterschiedlichen Belegtypen einfach erklärt:
Fälligkeit
Erfassen Sie hier das Fälligkeitsdatum für den Zahlungsaus- oder Eingang. Andernfalls übernimmt Lexware Office als Fälligkeitsdatum das Belegdatum.
Art der Ausgabe bzw. Einnahme
Welche Kategorie oder welches Konto? Kompliziert war gestern. Nutzen Sie die Stichwortsuche - die passende Kategorie findet Lexware Office für Sie.
Und so geht`s - Sie möchten einen Tankbeleg erfassen? Geben Sie einfach den Namen der Tankstelle ein z.B. Aral, oder die Kraftstoffart z.B. Benzin:
Oder Sie wissen die Kontonummer auswendig z.B. 4530 oder 6530? In allen Fällen findet Lexware Office die entsprechende Kategorie:
Klicken Sie dazu in das Feld Art der Ausgabe und geben entweder eine Kategorie oder die Kontonummer ein, Sie können aus dem Dropdown-Menü den entsprechenden Vorschlag übernehmen.
Steuer
Die Umsatzsteuersätze im Feld Steuer (7%, 19% und Keine) werden durch die Art der Ausgabe oder Einnahme vorbelegt. Selbstverständlich können Sie den entsprechenden Steuersatz auch selbst wählen. Der Steuerbetrag wird automatisch berechnet. Klicken Sie dazu auf das Feld Steuer und wählen den gewünschten Steuersatz aus dem Dropdown-Menü aus.
💡 Sie sehen das Feld Steuer nicht? Dann haben Sie in den Einstellungen unter Zahnrad > allgemeine Einstellungen die Option Umsatzsteuerbefreit aktiviert.
Sie haben einen Steuersatz gewählt - der Steuerbetrag wird nicht angezeigt? Dann handelt es sich sicher um die Besonderheiten der Ausgabenkategorien für das Reverse Charge Verfahren: Innergemeinschaftlicher Erwerb, Bauleistungen und Fremdleistungen nach §13b (auch nicht-EU, also Drittland).
Hier wird der Steuersatz von 7 bzw. 19% vorbelegt, der Steuerbetrag aber nicht berechnet. Die Umsatzsteuerbeträge kommen trotzdem zum Finanzamt. Lexware Office kümmert sich um den Rest, so dass die Angaben in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und auch Zusammenfassenden Meldung - wie vom Gesetzgeber gewünscht - übereinstimmen.
Belegseiten bearbeiten
Sie können direkt in der Belegerfassung nachträglich Seiten hinzufügen, diese umsortieren, drehen oder löschen.
Um die Bearbeitung zu starten, klicken Sie in der Belegerfassung auf der linken Seite auf das Stiftsymbol. Um die Bearbeitung der Belegseiten zu beenden klicken Sie erneut auf das nun durchgestrichene Stiftsymbol.
👉 Bitte beachten Sie:
Bei E-Rechnungen steht Ihnen die Funktion, Belegseiten zu bearbeiten, nicht zur Verfügung.
Belegerfassung, Buchungskategorie, Kategorie, Steuersatz