Belegversand mit eigener E-Mailadresse

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Verfasst von Lucille Leipnitz
Vor über einer Woche aktualisiert

Wie verbinde ich meine E-Mail-Adresse mit lexoffice?

Über die Einstellungen (Zahnrad Symbol) wählen Sie den "E-Mail Versand".

Klicken Sie auf "EIGENE E-MAIL VERKNÜPFEN" (Der Button ist nicht vorhanden? Bitten Sie einen Benutzer mit Administrations-Berechtigung um Unterstützung)

1. Anbieter auswählen

Wählen Sie einen der Anbieter aus, in dem Sie die passende Kachel anklicken.

Microsoft ist Ihr Anbieter? Dann folgen Sie ab 05. Februar 2024 bitte den weiteren Schritten hier. Falls nicht, fahren Sie fort.

2. Informationen eingeben

Befüllen Sie die Felder mit den folgenden Informationen:

  • Absender Name und Absender E-Mail

  • E-Mail Benutzernamen und E-Mail Passwort

Speichern Sie Ihre Angaben.

Ihr E-Mail Anbieter ist nicht hinterlegt?

Klicken Sie ganz einfach auf die Kachel "Anderer Anbieter".

Füllen Sie alle Felder, wie oben beschrieben, aus und tragen Sie anschließend die notwendigen Informationen zu SMTP Ausgangsserver und Port ein.

Dabei können Sie die gängigen Standardports 25, 465 oder 587 nutzen. Andere stehen nicht zur Verfügung. Tipp: Oft hilft hier schon eine Suche bei Google.

Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse basiert auf einer eigenen Domain oder Ihrem eigenen E-Mail-Server? Dann beachten Sie bitte auch die Hinweise zur Konfiguration hier.

Fehlermeldung bei der Verknüpfung der eigenen E-Mail-Adresse?

Einige Anbieter, darunter Google und auch Microsoft (Office 365, Hotmail/Outlook.com), lassen den Zugriff auf Ihren Email-Account nicht ohne vorherige "Freischaltung" zu. Für lexoffice ist dies über die technische Schnittstelle zu diesen Anbietern allerdings nicht erkennbar. Deshalb erhalten Sie die nachfolgende allgemeine Fehlermeldung:

Folgen Sie einem der nächsten Anleitungen für eine Anbieter-spezifische Freischaltung.


Freischaltung eines Gmail Kontos / Google Workspace (ehemals G Suite)


Um Ihr Google Konto als Absender-Adresse zu hinterlegen und für den Belegversand mit lexoffice verwenden zu können, benötigen Sie neben Ihrer E-Mail-Adresse ein sogenanntes "App-Passwort". (Hinweis: Ab dem 30.05.2022 wird die Nutzung des App-Passwort zur Pflicht, erfahren Sie hier mehr).

Folgende Schritt sind notwendig:

1. Zunächst müssen Sie in Ihrem Gmail-Account die Zweifaktor-Authentifizierung "Bestätigung in zwei Schritten" aktivieren.

2. Danach können Sie ein App-Passwort für lexoffice generieren:
https://myaccount.google.com/apppasswords
Wählen Sie hier einen Namen und generieren Sie das Passwort.

3. Das generierte 16-stellige Passwort müssen Sie nun nur noch in den E-Mail-Versand Einstellungen unter Absender-Adresse für Belegversand in lexoffice einmalig hinterlegen und auf "Speichern" bestätigen. Nach dem Speichern erhalten Sie eine Test-Mail zugesandt.

Google Workspace Admin - Ergänzung

Wenn Sie einen G-Suite Account haben, kann es sein, dass sie in den Admin-Einstellungen die Aktivierung der oben beschriebenen Zweifaktor-Authentifizierung für Benutzer zulassen müssen. Gehen Sie dazu in Ihrer Admin-Konsole zu Menü > Sicherheit > Authentifizierung > Bestätigung in zwei Schritten. Entscheiden Sie dort über die Wahl der Organisationseinheit, ob alle oder nur bestimmte Nutzer einer untergeordneten Gruppe zugelassen werden sollen. Klicken Sie das Kästchen Nutzer dürfen die Bestätigung in zwei Schritten aktivieren an. Entnehmen Sie weitere Hilfestellung der Google-Support-Seite.


Verwenden Ihres iCloud Kontos

Um mit iCloud Belege aus lexoffice versenden zu können, müssen Sie in Ihrem iCloud Konto ein anwendungsspezifisches Passwort für lexoffice erstellen. Dieses nutzen Sie dann bitte in den Belegversand-Einstellung. Wie Sie ein anwendungsspezifisches Passwort erstellen, finden Sie bei Apple: https://support.apple.com/de-de/HT204397


Freischaltung eines Office 365 Kontos / Microsoft-Kontos

Microsoft ist Ihr Anbieter? Sie haben Ihr Konto nach dem 04. Februar 2024 hinterlegt? Dann folgen Sie bitte den weiteren Schritten hier. Falls nicht, fahren Sie fort.

Um Ihr Microsoft-Konto für den Belegversand mit lexoffice verwenden zu können, aktivieren Sie zunächst in Ihrem Microsoft-Konto die zweistufige Überprüfung. Erstellen Sie im Anschluss ein App-Kennwort für lexoffice in Ihrem Microsoft-Konto und setzen Sie dieses in lexoffice ein, um die Verbindung mit Office 365 herstellen zu können.

1. Aktivieren Sie zunächst Sie die Zweistufige Überprüfung

Gehen Sie in Ihrem Microsoft-Konto zu "Mein Microsoft-Konto" > Sicherheit > Erweiterte Sicherheitsoptionen > Erste Schritte > Zusätzliche Sicherheitsoptionen.

Führen Sie durch einen Klick auf "Aktivieren" die Einrichtung der Zweistufigen Überprüfung bis zum Ende durch.

2. Erstellen Sie ein App-Kennwort

Durch die Aktivierung der Zweistufigen Überprüfung wird ein neuer Bereich direkt unterhalb des Bereichs "Zusätzliche Sicherheitsoptionen" sichtbar. Dieser nennt sich "App-Kennwörter".

Sie können nun ein App-Kennwort erstellen, in dem Sie auf "Neues App-Kennwort erstellen" klicken. Das dort angezeigte App-Kennwort kopieren Sie und verwenden es für die Verbindung Ihrer E-Mail-Adresse mit lexoffice.

3. Hinterlegen Sie das erstellte App-Kennwort in lexoffice.

Gehen Sie dafür in den E-Mail Versand Einstellungen zu "EIGENE ADRESSE KONFIGURIEREN" in lexoffice und füllen Sie das Formular wie oben beschrieben aus. Beachten Sie bei der Einstellung für Outlook/Office365 dabei bitte Folgendes besonders:

  • Wählen Sie bei E-Mail Anbieter Office 356.

  • Geben Sie für Absender E-Mail und SMTP-Benutzername die gleiche E-Mail-Adresse Ihres Microsoft-Kontos ein. Verwenden Sie dafür explizit ihre Login-E-Mail-Adresse, welche eine Outlook-Domain hat (z.B. xxx@outlook.de oder xxx@outlook.com).

  • Setzen Sie bei SMTP-Kennwort das im vorherigen Schritt über Ihr Microsoft-Konto erstellte und kopierte App-Kennwort ein.

4. Zusätzlich kann es nötig sein, die IP Adressen von lexoffice für den Mail Versand bei Office 365 freizugeben:

217.31.89.81

3.120.0.4

3.122.21.86

52.58.12.247

Wie das funktioniert finden Sie auf den Hilfe-Seiten von Microsoft.


Eigene Domain oder eigener Mailserver

Dieser Abschnitt ist für Sie interessant, wenn Sie für den Belegversand aus lexoffice eine E-Mailadresse verwenden, die ...

  1. entweder Ihrer eigenen Domain zugehört, welche Sie bei einem E-Mail-Anbieter registriert haben

  2. oder, die auf Ihrem selbst betriebenen E-Mail-Server basiert.

Wichtige Hinweise

Um Belege aus lexoffice zu versenden, müssen Sie selbständig die entsprechenden Einstellungen in Ihrem Mailserver und in lexoffice vornehmen. Hier können wir nicht unterstützen.
Kommt es zu Problemen bei der Konfiguration oder beim Versand, liegt dies häufig

  • am falschen Servernamen

  • oder an selbst signierten Zertifikaten, die wir nicht unterstützen.

Des Weiteren sollten Sie dringend SPF und DKIM nutzen und eine DMARC-Richtlinie spezifizieren. Mehr Informationen finden Sie hier.

Wenn Sie Ihren E-Mails-Server selbst hosten oder konfigurieren, beachten Sie bitte außerdem folgende Punkte:

  • lexoffice nutzt Ihren SMTP-Server als SMTP-Relay für den E-Mail-Versand.

  • Die hierfür benötigte Zugriffsberechtigung können Sie in Ihren SMTP-Relay Einstellungen einrichten. Berechtigen Sie hierzu einfach folgende IP-Adressen von lexoffice, die für den E-mail-Versand verwendet werden:

IPv4:

  • 217.31.89.81

  • 3.120.0.4

  • 3.122.21.86

  • 52.58.12.247

IPv6:

  • 2a05:d014:d75:5000::/56

SPF, DKIM und DMARC

Wenn Sie aus lexoffice über eine eigene Domain versenden oder gar Ihren E-Mail-Server selbst betreiben, sollten Sie dringend SPF und DKIM nutzen und eine DMARC-Richtlinie spezifizieren.

Warum?

Mittlerweile setzen immer mehr große E-Mail-Anbieter voraus, dass eingehende E-Mails die drei Verfahren SPF, DKIM und DMARC nutzen. Andernfalls können die E-Mails im Spam-Ordner landen oder gar abgelehnt werden. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte Sie die drei genannten Verfahren implementieren.

Die meisten E-Mail-Anbieter nehmen Ihnen das ab. Sobald Sie jedoch eine eigene Domain verwenden oder sogar einen eigener E-Mail-Server betreiben, müssen Sie sich selbst darum kümmern.

Sie können bei MXToolBox testen, ob ihre Domain DMARC (setzt SPF und DKIM voraus) korrekt implementiert hat. Folgen Sie den entsprechenden Hilfeseiten Ihres E-Mail-Anbieters, die Ihnen beim Konfigurieren der drei Verfahren behilflich sind.

Mehr zum Hintergrund?

E-Mail ist ein relativ altes System und einige der heutigen typischen E-Mail-Probleme, wie zum Beispiel Spam, gab es zu dessen Geburt Anfang der 1980er-Jahre noch nicht. Mit der Zeit wurde es durch weitere Verfahren ergänzt, mit denen insbesondere sichergestellt werden konnte, dass nur bestimmte Versender mit einer Adresse einer bestimmten Domain versenden dürfen (Sender Policy Framework, kurz SPF) und dass die E-Mail wirklich vom Versender kommt und im Laufe der Übermittlung nicht verändert wurde (DomainKeys Identified Mail, kurz DKIM). Mit DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) kommt ein Verfahren dazu, das sowohl die Nutzung von SPF und DKIM voraussetzt und eine Richtlinie spezifiziert, was mit E-Mails, die einer Prüfung auf die beiden Verfahren nicht standhalten, passieren soll (“E-Mail ablehnen” oder “in den Spam-Ordner verschieben”).

Haben Sie keine eigene E-Mail-Absenderadresse angebunden, müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. lexoffice hat für den eigenen Versand bereits alles korrekt konfiguriert.


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