Inhalt:

  1. Allgemein

  2. Gmail und Google Workspace - ehemals G Suite

  3. iCloud

  4. Office 365

  5. Eigene Domain/Mail-Adresse/Mailserver / SMTP-Server Konfiguration


1. Allgemein

Wie verbinde ich meine E-Mail-Adresse mit lexoffice?

  1. Über die Einstellungen (Zahnrad Symbol) wählen Sie den "E-Mail Versand".

  2. Klicken Sie auf "EIGENE ADRESSE KONFIGURIEREN" (Der Button ist nicht vorhanden? Bitten Sie einen Benutzer mit Administrations-Berechtigung um Unterstützung)

  3. Befüllen Sie die Informationen zu:

    1. Absender Name

    2. Absender E-Mail

    3. Wählen Sie Ihren E-Mail Anbieter (Sollte Ihr E-Mail Anbieter nicht hinterlegt sein, finden Sie im nächsten Abschnitt weitere Informationen)

    4. Geben Sie Ihr E-Mail Benutzernamen und Ihr E-Mail Passwort ein.

  4. Speichern Sie Ihre Angaben.

Ihr E-Mail Anbieter ist nicht hinterlegt?

Wählen Sie ganz einfach die Option "Anderer Anbieter". Anschließend können Sie die notwendigen Informationen zu SMTP Ausgangsserver und dem Port eintragen.


Dabei können Sie die gängigen Standardports 25, 465 oder 587 nutzen. Andere stehen nicht zur Verfügung. Tipp: Oft hilft hier schon eine Suche bei Google.

Sie erhalten eine Fehlermeldung bei der Einrichtung Ihrer eigenen E-Mail-Adresse?

Einige Anbieter, darunter Google, Yahoo und auch Hotmail/Outlook.com, lassen den Zugriff auf Ihren Email-Account nicht ohne vorherige "Freischaltung" zu. Für lexoffice ist dies über die technische Schnittstelle zu diesen Anbietern allerdings nicht erkennbar. Deshalb erhalten Sie die nachfolgende allgemeine Fehlermeldung:


2. Freischaltung eines Gmail Kontos / Google Workspace (ehemals G Suite) für den Versand mit lexoffice


Um Ihr Google Konto als Absender-Adresse zu hinterlegen, benötigen Sie neben Ihrer E-Mail-Adresse ein sogenanntes "App-Passwort". (Hinweis: Ab dem 30.05.2022 wird die Nutzung des App-Passwort zur Pflicht, erfahren Sie hier mehr).

Folgende Schritt sind notwendig:

1. Zunächst müssen Sie in Ihrem Gmail-Account die Zweifaktor-Authentifizierung "Bestätigung in zwei Schritten" aktivieren.

2. Danach können Sie ein App-Passwort für lexoffice generieren:
https://myaccount.google.com/apppasswords
Wählen Sie hier einen Namen und generieren Sie das Passwort.

3. Das generierte 16-stellige Passwort müssen Sie nun nur noch in den E-Mail-Versand Einstellungen unter Absender-Adresse für Belegversand in lexoffice einmalig hinterlegen und auf "Speichern" bestätigen. Nach dem Speichern erhalten Sie eine Test-Mail zugesandt.

Google Workspace Admin - Ergänzung

Wenn Sie einen G-Suite Account haben, müssen Sie über die oben beschriebenen Punkte hinaus sicherstellen, dass in den Admin-Einstellungen das Verwenden von unsicheren Apps zugelassen ist:


3. Verwenden Ihres iCloud Kontos für den Belegversand mit lexoffice

Um mit iCloud Belege aus lexoffice versenden zu können, müssen Sie in Ihrem iCloud Konto ein anwendungsspezifisches Passwort für lexoffice erstellen. Dieses nutzen Sie dann bitte in den Belegversand-Einstellung. Wie Sie ein anwendungsspezifisches Passwort erstellen, finden Sie bei Apple: https://support.apple.com/de-de/HT204397


4. Freischaltung eines Office 365 Kontos für den Versand mit lexoffice

Aktivieren Sie hierfür zunächst in Ihrem Office 365 Konto die mehrstufige Authentifizierung. Im Anschluss müssen Sie ein App-Kennwort für lexoffice in Ihrem Office 365 Konto (Mein Konto > Sicherheit und Datenschutz > Zusätzliche Sicherheitsüberprüfung) erstellen.
Dieses müssen Sie in lexoffice einsetzen, um die Verbindung mit Office 365 herstellen zu können.
Wie genau Sie ein App-Passwort bei Office 365 einrichten, finden Sie auf den Hilfeseiten von Office 365.

Zusätzlich kann es nötig sein, die IP Adressen von lexoffice für den Mail Versand bei Office 365 freizugeben:

217.31.89.81

3.120.0.4

3.122.21.86

52.58.12.247

Wie das funktioniert finden Sie auf den Hilfe-Seiten von Microsoft.


5. Eigene Domain/Mailadresse/Mailserver

Wenn Sie eine eigene Domain nutzen bzw. mit einer eigenen Mailadresse Belege aus lexoffice versenden, müssen Sie selbständig die entsprechenden Einstellungen in Ihrem Mailserver und in lexoffice vornehmen. Hier können wir nicht unterstützen.

Führt dies zu Problemen, liegt dies häufig am falschen Servernamen oder an selbst signierten Zertifikaten, die wir nicht unterstützen.

Wenn Sie Ihren SMTP-Server selbst hosten oder konfigurieren, beachten Sie bitte folgende Punkte. lexoffice nutzt Ihren SMTP-Server als SMTP-Relay für den E-Mail-Versand. Die hierfür benötigte Zugriffsberechtigung können Sie in Ihren SMTP-Relay Einstellungen einrichten. Berechtigen Sie hierzu einfach folgende IP's von lexoffice, die für den E-mail-Versand verwendet werden:

IPv4:

  • 217.31.89.81

  • 3.120.0.4

  • 3.122.21.86

  • 52.58.12.247

IPv6:

  • 2a05:d014:d75:5000::/56


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