1. Warum Arbeitszeiten vereinbaren?
Als Arbeitgeber sind Sie nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG dazu verpflichtet, die vereinbarte Arbeitszeit schriftlich zu dokumentieren und Ihren Mitarbeiter:innen auszuhändigen. Bitte beachten Sie, dass das auch für Minijobber:innen gilt (Broschüre Arbeitsrecht für Minijobber der Minijob-Zentrale).
Hinzu kommt, dass der Betriebsprüfer bei Mitarbeiter:innen ohne vereinbarte Arbeitszeit 20 Wochenstunden ansetzt (§ 12 Abs. 1 TzBfG). Dies kann zu erheblichen Nachzahlungen von Beiträgen führen.
2. Was Lexware Office Ihnen abnimmt
Lexware Office nutzt erfasste Arbeitszeit um folgende Aufgaben ganz automatisch zu erledigen:
Abgabe der Erstattungsanträge bei Erkrankung der Mitarbeiter mit dem sich Arbeitgeber bis zu 80% des fortgezahlten Entgelt zurückholen können
Berechnung der Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) für Mitarbeiter bei Krankheit, Urlaub oder an Feiertagen
Prüfung des gesetzlichen Mindestlohns
3. Tipps zur Ermittlung der wöchentliche Arbeitszeit
Bei Mitarbeiter:innen mit unregelmäßiger Arbeitszeit (i.d.R. Aushilfen und Minijobber) sind die üblichen wöchentlichen Arbeitszeiten oft gar nicht so einfach festzulegen.
3.1 Mitarbeiter:innen, die schon länger bei Ihnen beschäftigt sind
Damit Sie von der automatischen Berechnung der Entgeltfortzahlung, bzw. von der Erstattung durch die Krankenkassen profitieren können, haben wir Ihnen drei Schritte zur Ermittlung der Wochenarbeitszeit zusammengestellt:
Ermitteln Sie die durchschnittlichen Arbeitsstunden der letzten 3 Monate Ihrer Mitarbeiter:innen (Summe der monatlichen Gesamtstunden geteilt durch 3).
Teilen Sie den zuvor ermittelten Durchnittswert durch 4,35 (= so viele Wochen hat ein Monat durchschnittlich im Jahr), um die Wochenarbeitszeit zu berechnen.
Übertragen Sie die so ausgerechneten Stunden in das dafür vorgesehene Feld in Lexware Office Lohn & Gehalt (‘Wöchentliche Arbeitszeit’).
Bitte beachten Sie, dass Monate ohne Entgelt bei der Durchschnittsberechnung nicht berücksichtigt werden.
Hinweis: Die Berechnung können Sie natürlich auch anwenden, wenn die betroffenen Mitarbeiter:innen nur zwei statt drei Monate bei Ihnen beschäftigt waren.
Beispielrechnung
Der Mitarbeiter hat im Januar 40 Stunden, im Februar 50 Stunden und im März 60 Stunden gearbeitet.
40 h (Januar)
+ 50 h (Februar)
+ 60 h (März)
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150 h
Durchschnittliche Monatsstunden: 150 h : 3 = 50 h
Durchschnittliche Wochenstunden: 50 h : 4,35 ≈ 11,50 h
Sie erfassen 11,50 Uhr Wochenstunden in Lexware Office.
3.2 Neu eingestellte Mitarbeiter:innen
Wenn Sie die Arbeitszeit noch nicht genau kennen, sollten Sie auf Basis Ihrer Erfahrungen schätzen. Vergleichen Sie mit den Arbeitszeiten eines ähnlichen Mitarbeiters, bzw. einer Mitarbeiterin. Sollten sich im Laufe der Zeit andere Werte ergeben, können Sie die Angaben jederzeit in Lexware Office aktualisieren.
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