Warum Arbeitszeiten vereinbaren?

Als Arbeitgeber sind Sie nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG dazu verpflichtet, die vereinbarte Arbeitszeit schriftlich zu dokumentieren und Ihren Mitarbeiter:innen auszuhändigen. Bitte beachten Sie, dass das auch für Minijobber:innen gilt (Broschüre Arbeitsrecht für Minijobber der Minijob-Zentrale).

Hinzu kommt, dass der Betriebsprüfer bei Mitarbeiter:innen ohne vereinbarte Arbeitszeit 20 Wochenstunden ansetzt (§ 12 Abs. 1 TzBfG). Dies kann zu erheblichen Nachzahlungen von Beiträgen führen.

Was lexoffice Ihnen abnimmt

lexoffice nutzt erfasste Arbeitszeit um folgende Aufgaben ganz automatisch zu erledigen:

  • Abgabe der Erstattungsanträge bei Erkrankung der Mitarbeiter mit dem sich Arbeitgeber bis zu 80% des fortgezahlten Entgelt zurückholen können
  • Berechnung der Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) für Mitarbeiter bei Krankheit, Urlaub oder an Feiertagen
  • Prüfung des gesetzlichen Mindestlohns 

Tipps zur Ermittlung der wöchentliche Arbeitszeit

Bei Mitarbeiter:innen mit unregelmäßiger Arbeitszeit (i.d.R. Aushilfen und Minijobber) sind die üblichen wöchentlichen Arbeitszeiten oft gar nicht so einfach festzulegen.

Mitarbeiter:innen, die schon länger bei Ihnen beschäftigt sind

Damit Sie von der automatischen Berechnung der Entgeltfortzahlung, bzw. von der Erstattung durch die Krankenkassen profitieren können, haben wir Ihnen drei Schritte zur Ermittlung der Wochenarbeitszeit zusammengestellt:

  1. Ermitteln Sie die durchschnittlichen Arbeitsstunden der letzten 3 Monate Ihrer Mitarbeiter:innen (Summe der monatlichen Gesamtstunden geteilt durch 3). 
  2. Teilen Sie den zuvor ermittelten Durchnittswert durch 4,35 (= so viele Wochen hat ein Monat durchschnittlich im Jahr), um die Wochenarbeitszeit zu berechnen.
  3. Übertragen Sie die so ausgerechneten Stunden in das dafür vorgesehene Feld in lexoffice Lohn & Gehalt (‘Wöchentliche Arbeitszeit’).

Bitte beachten Sie, dass Monate ohne Entgelt bei der Durchschnittsberechnung nicht berücksichtigt werden.

Hinweis: Die Berechnung können Sie natürlich auch anwenden, wenn die betroffenen Mitarbeiter:innen nur zwei statt drei Monate bei Ihnen beschäftigt waren.

Beispielrechnung

Der Mitarbeiter hat im Januar 40 Stunden, im Februar 50 Stunden und im März 60 Stunden gearbeitet.

40 h (Januar)

+ 50 h (Februar)

+ 60 h (März)

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150 h

Durchschnittliche Monatsstunden: 150 h : 3 = 50 h

Durchschnittliche Wochenstunden: 50 h : 4,35 ≈ 11,50 h

Sie erfassen 11,50 Uhr Wochenstunden in lexoffice.

Neu eingestellte Mitarbeiter:innen

Wenn Sie die Arbeitszeit noch nicht genau kennen, sollten Sie auf Basis Ihrer Erfahrungen schätzen. Vergleichen Sie mit den Arbeitszeiten eines ähnlichen Mitarbeiters, bzw. einer Mitarbeiterin. Sollten sich im Laufe der Zeit andere Werte ergeben, können Sie die Angaben jederzeit in lexoffice aktualisieren.

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