Sie haben die Bewilligung der Arbeitsagentur für Kurzarbeit schon vorliegen (oder erwarten diese in Kürze)? Soweit schon mal Prima: Dann steht der Abrechnung von Kurzarbeit nichts mehr im Weg. Auch die werden Sie mit lexoffice bestens meistern.

Vor Ihrer ersten Kurzarbeitergeld-Abrechnung sollten Sie sich kurz Zeit nehmen um ein paar Tipps zu beachten. Investieren Sie fünf Minuten für die Abschnitte - wenn Sie dadurch auch nur eine Korrektur ersparen, lohnt sich der Aufwand.

1. Einfach Ausfallzeiten erfassen, den Rest macht lexoffice

Wir haben Ihnen das so einfach wie möglich gemacht. Bei Lexoffice brauchen Sie immer nur die Ausfallstunden zu erfassen. Das ist kein Hexenwerk und ist mit minimalem Mehraufwand zusätzlich den sonst monatlich wiederkehrenden Prüfungen / Eingaben im Lohn im Handumdrehen gemacht. 

Das Grundprinzip, wie Sie die Kurzarbeit mit Ausfallstunden abrechnen, zeigt Ihnen dieses kurze Video:

In den allermeisten Fällen fällt die Arbeit durchgängig aus, und Sie geben einen prozentualen Arbeitsausfall ein. So stehen zum Beispiel in der Corona-Krise in etlichen Betrieben alle Räder still, was einem 100%igen Arbeitsausfall entspricht.

Wie Sie die individuelle Ausfallstunden zum Beispiel bei stark schwankenden Monatsstunden ermitteln, finden Sie im Artikel Wie berechne ich die Ausfallstunden für das Kurzarbeitergeld.

2. Vor der ersten Kurzarbeit-Abrechnung: Arbeitszeiten prüfen 

lexoffice ermittelt in den meisten Fällen die Ausfallstunden für Sie. Das setzt aber voraus, dass Sie die Mitarbeiterdaten aktuell gepflegt haben.
Damit Sie sich nicht in Schwierigkeiten bringen, vergewissern Sie sich bei den in Kurzarbeit befindlichen Mitarbeiter:innen vor der ersten Abrechnung Kurzarbeitergeld, ob die erfasste Wochenarbeitszeit in den Mitarbeiterdaten stimmt. Denn darauf basiert die automatische Berechnung des Kurzarbeitergeldes durch lexoffice.

Achten Sie dabei auch darauf, ob die übliche Verteilung auf Wochenarbeitstage sowie die Feiertagsregelung korrekt erfasst ist. 

Diese Angaben wirken sich auf die automatische Berechnung des Kurzarbeitergelds durch lexoffice aus. 

Beispiel 1

Sie haben in den Mitarbeiterdaten eine 40-Stunden Woche (Montag bis Freitag 8 Stunden) gespeichert. Seit einigen Monaten arbeitet Ihr Mitarbeiter jedoch reduziert nur noch Teilzeit 20 Stunden. Sie haben das zwar in den monatlichen Abrechnungen jeweils angepasst bei Stundenerfassung, das aber in den Mitarbeiterstammdaten nicht geändert. Dort stehen noch 40 Wochenstunden.

Hier würde lexoffice auf Basis der unzutreffenden Stundenzahl ein zu hohes Kurzarbeitergeld berechnen. Das könnte Sie bei nachträglicher Prüfung durch die Arbeitsagentur Schwierigkeiten bedeuten. Das sollten Sie also vermeiden.

Beispiel 2

Sie haben Mitarbeiter, die sehr flexibel bei Ihnen arbeiten und für die keine festen Wochenarbeitstage sondern nur eine (durchschnittliche) Wochenstundenzahl vereinbart und in den Mitarbeiterdaten erfasst ist:

Ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht ohnehin nur dann, wenn für diesen Mitarbeiter auch Beiträge zur Arbeitslosenversicherung abgeführt wurden (das trifft nicht für Aushilfen zu). 

Ist das der Fall, dann wären hier die Ausfallstunden individuell zu ermitteln. Siehe hierzu den Artikel Wie berechne ich die Ausfallstunden für das Kurzarbeitergeld.

3. Wann ist der beste Abrechnungszeitpunkt bei Kurzarbeit

Während Kurzarbeit empfehlen wir, die Abrechnung immer erst nach dem Monatsende rückwirkend zu machen. Und zwar auch dann, wenn Sie sonst üblicherweise schon früher während des laufenden Monats abrechnen und die Löhne auszahlen. Informieren Sie gegebenenfalls Ihre Mitarbeiter:innen hierüber.

Besonderheiten bei Abwesenheiten parallel zu Kurzarbeit

Achten Sie bei der monatlichen Abrechnung, dass Sie eventuell noch offene Abwesenheitszeiten (insbesondere Arbeitsunfähigkeitszeiten von Mitarbeiter:innen) vor der eigentlichen Abrechnung klären und im Abrechnungsschritt 1 erfassen.

Grund: Nachträgliche Korrekturen in Monaten mit Kurzarbeit lösen meist auch eine korrigierte Kurzarbeitergeldberechnung an die Arbeitsagentur aus. Das ist aufwändig und ärgerlich für alle Beteiligten. Versuchen Sie hier besonders gewissenhaft zu arbeiten, um Zeit und Ärger zu sparen.

4. Urlaub, krank & Co parallel zu Kurzarbeit

Diese Sachverhalte haben es in sich - keine leichte Kost sozusagen. Aber weil Sie ja lexoffice nutzen, läuft das alles "automagic" im Hintergrund ab. Sie erhalten die entsprechenden Dokumente quasi frei Haus mit geliefert. Ohne Mehrkosten - da ist wirklich kein Haken dran.

Wir haben dazu einen gesonderten Hilfeartikel Abwesenheiten während Kurzarbeit verfasst, in denen zunächst erklärt wird was Sie tun müssen und auch die Hintergründe mit anschaulichen Beispielen erläutert.

Und auch bei Feiertagen während Kurzarbeit mag der eine oder andere überrascht sein, was die Abrechnung dann beinhaltet. Wieso das so ist beschreibt der Artikel Feiertage während Kurzarbeit.

5. Ausfallstunden erfassen

Im Abrechnungsschritt Löhne und Gehälter (2) erfassen Sie erstmal - wie sonst üblich 

  • bei Mitarbeiter:innen mit Stundenlohn die geleisteten Arbeitsstunden. 
  • Bei Gehaltsempfängern lassen Sie den monatlichen Betrag unverändert stehen. 

Nun erfassen Sie unter > Entgelte hinzufügen (1) die > Kurzarbeit Ausfallstunden (2).

Achtung: Ausfallstunden sind nicht für alle Mitarbeiter verfügbar

Die Ausfallstunden stehen nur bei Mitarbeiter:innen mit Kurzarbeitergeld-Anspruch zur Verfügung (siehe auch den Bewilligungsbescheid der Arbeitsagentur). Zur Aushilfe Beschäftigte (Minijobber und Kurzfristig Beschäftigte), sowie Werkstudenten zählen nicht dazu, siehe auch im gesonderten Artikel Aushilfskräfte in der Corona-Krise.  

Ebenso erhalten Gesellschafter-Geschäftsführer kein Kurzarbeitergeld mangels Beitragszahlung.

Ausfallstunden als Grundlage für die Kurzarbeitergeld-Berechnung

Ausfallstunden sind definiert als

  • vereinbarte monatliche Arbeitszeit
  • minus geleistete Arbeitszeit im Abrechnungsmonat.

Sie sind jeden Monat für jeden Mitarbeiter in Kurzarbeit neu zu ermitteln und einzutragen. Aber keine Sorge: Lexoffice unterstützt Sie dabei weitestmöglich. 

Sie erfassen das Ganze wie folgt:

  • entweder als prozentualen Arbeitsausfall
    (wenn die Kurzarbeit durchgängig vereinbart wurde; also entweder die Arbeitleistung komplett ausfällt = 100 % oder zum Beispiel an zwei von fünf Wochenarbeitstagen gearbeitet wird = 60 % Arbeitsausfall) oder
  • möglichst nur als ABSOLUTE AUSNAHME : In Form eines individuell ermittelten Arbeitsausfall (wenn dieser wöchentlich oder sogar täglich schwankt; das hat Nachteile, weil dann die Abwesenheiten und Feiertage nicht automatisch von lexoffice berechnet wird; wenn Sie unsicher sind, kontaktieren Sie lieber den Support: Schreiben Sie uns möglichst konkret den Sachverhalt über das türkise Chat-Symbol rechts unten im Produkt)

Vertiefende Beispiele finden Sie im gesonderten Artikel Wie ermittle ich die Ausfallstunden für das Kurzarbeitergeld?

Der Artikel wird laufend überarbeitet.

(Stand 7.4.2020)

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