Eine XRechnung ist eine Rechnung in einem maschinen-lesbaren Format, die ab dem 27. November 2020 für Behörden zur Pflicht wird.

Um eine XRechnung für eine Behörde in Lexware Office zu erstellen, benötigen Sie eine Leitweg-ID und Ihre Lieferantennummer. Diese erhalten Sie von Ihrer Behörde. Tragen Sie beide Werte in die dafür vorgesehenen Felder ein, um für den jeweiligen Kontakt XRechnungen zu erstellen (Kunde bearbeiten → Firma → XRechnung):

Anschließend erstellen Sie Ihre Rechnung auf dem gleichen Weg, wie Sie es gewohnt sind! Lexware Office übernimmt für Sie die Erstellung des Beleges im XRechnungs-Format und achtet darauf, dass alle Vorgaben eingehalten werden. Mit einer blauen Banderole am oberen Bildschirmrand weist Lexware Office Sie darauf hin, dass diese Rechnung nun besonders behandelt und als XRechnung erstellt wird:

Nach Fertigstellung Ihrer Rechnung beenden Sie die Erstellung durch Klick auf Abschließen und speichern. In der Belegliste erhalten Sie nun die XML-Rechnung durch klick auf XRechnung herunterladen, um diese anschließend per E-Mail an die Behörde zu verschicken oder mit Ihrem Internet-Browser hochzuladen. Eine Übersicht über Online-Portale finden Sie → hier.

Mit der XRechnung wird ein Mindestsatz an Informationen in einer Rechnung gefordert, welche diese bestmöglich beschreibt. Dies wird durch die XRechnungs-Spezifikation vorgegeben. Sollte Lexware Office das Fehlen einer solchen Information in Ihrer Rechnung bemerken, erhalten Sie einen Hinweis.

Steht <XYZ> bei Ihnen für die Postleitzahl Ihres Kunden oder die Beschreibung eines Produkts oder Services in der Belegpositionsliste? Dann erfordert die XRechnung-Spezifikation zukünftig mehr Informationen von Ihnen. Ansonsten ist die Erstellung einer XRechnung nicht möglich.

Gleiches gilt für Stammdaten und grundlegenden Informationen wie Telefonnummer, Ansprechpartner oder Bankverbindungen. Auch hier gilt: Wenn die XRechnungs-Spezifikation dies erfordert, weist Lexware Office Sie auf ein Fehlen hin und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Informationen direkt an der richtigen Stelle nachzutragen.

Die Erstellung einer Rechnung mit Lexware Office gewährleistet, dass alle notwendigen Bestandteile einer XRechnung abgefragt werden.

PDF vs. XML: Manche Bestandteile einer Rechnung, die Sie im Belegeditor von Lexware Office eintragen und dann in einer PDF-Rechnung abgebildet sind, werden derzeit nicht unterstützt. Bitte beachten Sie dies für den Fall, dass Sie in diesen Feldern relevante Informationen festhalten. Beispiele hierfür sind:

Umgekehrt unterstützt Lexware Office derzeit nicht die Darstellung der Leitweg-ID und der Lieferantennummer beim Kunden im Druckbild einer PDF-Rechnung.

Da die XML-Rechnung maschinen-lesbar ist, eignet sie sich für die automatische Auswertung und reduziert so z.B. Fehler in der Verarbeitung. Im Gegensatz dazu ist die PDF-Rechnung aufgrund ihrer visuellen Darstellung für die Anzeige am Bildschirm optimiert und kann z.B. auch als Ausdruck für Ihre Unterlagen dienen. In beiden Fällen protokolliert Lexware Office GoBD-konform nachträgliche Änderungen.

Netto vs. Brutto: XRechnungen in Lexware Office werden stets als Netto-Rechnungen angelegt und weitergeführt. Dies geschieht automatisch—im Fall einer Fortführung von existierenden Angeboten mit Brutto-Angaben erweitert Lexware Office deshalb den Hinweis in der blauen XRechnungs-Banderole um einen entsprechenden Hinweis. Bitte achten Sie in diesem Fall mit Blick auf mögliche Rundungsdifferenzen darauf, dass die Rechnungspositionen weiterhin Ihren Vorstellungen entsprechen.

Belegtypen: Es werden derzeit nur Rechnungen im XRechnungs-Format unterstützt. Folgende Belegtypen werden weiterhin als "normale" Belege erstellt:

Hier finden Sie weitere Antworten auf mögliche Fragen.

Eine XRechnung, die Sie aus Lexware Office herunterladen, entsprechen der aktuell gültigen XRechnungs-Spezifikation: Lexware Office prüft beim Erstellen der Rechnung, welche Felder vorhanden sein müssen und weist Sie auf fehlende Einträge hin.

Darüber hinaus gibt es Felder, die in der Spezifikation als optional ("Kann-Felder") geführt werden. Diese adressieren häufig Spezialfälle oder weiterführende Informationen und werden deshalb nicht in jeder Rechnung zwingend benötigt. Dennoch werden diese Felder in manchen Online-Viewer, die auf das XRechnungs-Format prüfen, mit angezeigt und dann als "leer" dargestellt.

Eine XRechnung wird als XML-Datei in der Extensible Markup Language gespeichert. Im Gegensatz zu einer PDF-Datei sind XML-Dateien nur schwer für das menschliche Auge lesbar. Informationen werden darin strukturiert, in sogenannten Tags abgelegt, was das maschinelle Auslesen und Überprüfen einfacher macht. Damit eignet sich XML für den Austausch von Informationen.

Tipp: XRechnungen können Sie zum Beispiel mit einem Texteditor Ihrer Wahl öffnen und betrachten. Werfen Sie doch einmal einen Blick in eine XRechnung! Darin enthalten sind zum Beispiel zu Beginn der Datei folgende Zeilen:

Die erste Zeile beinhaltet die Belegnummer, die Sie in einer PDF-Rechnung am oberen rechten Rand drucken würden. Die zweite Zeile hingegen beschreibt den Funktionstyp der Rechnung: dabei repräsentiert die 380 eine Commercial Invoice und macht somit eine Rechnung eindeutig als solche identifizierbar.

Mit Lexware Office müssen Sie sich darüber aber keine Gedanken machen—füllen Sie lediglich die Felder der Rechnung im Belegeditor aus.
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