Inhaltsverzeichnis
1. Wie greifen meine Mitarbeiter:innen auf die Dokumente zu?
Nach der Registrierung ist der Self Service unter app.lexoffice.de/selfservices erreichbar. Der Self Service ist eine Web App und somit unabhängig vom Betriebssystem und Endgerät. Voraussetzung ist ausschließlich ein Browser in einer aktuellen Version und eine aktive Internetverbindung.
Zudem können sich Ihre Mitarbeiter:innen für noch schnelleren Zugriff einen Shortcut auf dem Homescreen des Smartphones speichern. Eine Anleitung dazu finden Ihre Mitarbeitenden hier.
Mitarbeiter:innen, die zudem noch weitere lexoffice Funktionen freigeschaltet haben, finden zudem noch einen Link zu Ihren Lohndokumenten unter dem Benutzerkonto:
2. Wie lange kann mein Mitarbeiter auf seine Lohndokumente zugreifen?
Der Zugang zum Self Service und damit das Abrufen der Lohnabrechnungen ist so lange aktiv, bis Sie den Zugang wieder entziehen.
Achten Sie darauf, dass Sie insbesondere ausgetretenen Mitarbeitern den Zugang wieder entziehen, sobald dieser nicht mehr benötigt wird.
3. Wie werden meine Mitarbeiter über neue Dokumente informiert?
Ihre Mitarbeiter bekommen automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Sie die Lohnabrechnung gemacht haben und neue Dokumente zum Abruf bereitstehen. Die E-Mail-Benachrichtigung zur Information über eine neue Lohnabrechnung wird spätestens 30 Minuten nach der Lohnabrechnung verschickt.
❗️Hinweise:
Bei Lohnsteuerbescheinigungen kann es bis zu 24 Stunden dauern bis diese durch das Finanzamt geprüft und freigegeben wurden. Ihnen wird die Lohnsteuerbescheinigung als Eintrag in der Dokumentenliste für Ihre Mitarbeiter bereits angezeigt. Sobald die Freigabe durch das Finanzamt erfolgt ist, können Sie das Dokument abrufen und auch Ihr Mitarbeiter erhält das Dokument automatisch. Dafür wird auch eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung verschickt.
Bei Sofortmeldungen und Meldebescheinigungen kann es aufgrund des Meldeverfahrens ebenfalls zu Verzögerungen bei der Bereitstellung des Dokuments für Ihre Mitarbeiter kommen. Sie als Arbeitgeber sehen allerdings Sofortmeldungen und Meldebescheinigungen bereits im Bereich "Dokumente". Sobald die Dokumente das Meldeverfahren durchlaufen haben und für die Mitarbeiter bereitgestellt wurden, wird wieder eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt.
So sieht die E-Mail-Benachrichtigung an Ihre Mitarbeiter aus, wenn ein neues Dokument zur Verfügung steht 👇:
