Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung - was ist der Self Service?

2. Ihr erster Schritt: Mitarbeiter zum Self Service einladen

3. Was passiert nach der Einladung zum Self Service?

4. Weitere Informationen zum Mitarbeiter Self Service


1. Einleitung - was ist der Self Service?

Mit dem lexoffice Self Service für Ihre Firma haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern die Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sofortmeldungen und Meldebescheinigungen digital bereitzustellen - und zwar automatisch nach der Abrechnung. 🎉 Sie sparen sich Zeit und Geld. Und Ihre Mitarbeitenden haben Ihre Dokumente immer griffbereit in ihrem persönlichen Mitarbeiterbereich.

❗️Hinweis: Wenn Sie bereits Mitarbeiter abgerechnet haben, werden alle bisherigen Lohndokumente ebenfalls mit dem Zugang zum Self Service für den Mitarbeiter bereitgestellt.

Die Lohndokumente sind dabei sicher verschlüsselt nach den strengen Vorschriften des deutschen Datenschutzgesetzes. 👌

Sobald neue Dokumente nach der Abrechnung für Ihre Mitarbeiter vorliegen, werden diese automatisch per E-Mail darüber informiert. 👍

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2. Ihr erster Schritt: Mitarbeiter zum Self Service einladen

In der Mitarbeiterübersicht in lexoffice Lohn & Gehalt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zum lexoffice Self Service einzuladen, um Ihnen die Lohnabrechnungen und weitere Lohndokumente automatisch digital zur Verfügung zu stellen.

  1. Klicken Sie beim jeweiligen Mitarbeiter, den Sie freischalten möchten, auf "jetzt einladen" in der Spalte "Self Service".

  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.

  3. Klicken Sie auf “Jetzt einladen”.

📧 Einladung zum Self Service über die Dokumentenliste

Auf der Seite Dokumente finden Sie unter den Dokumenten für Ihre Mitarbeiter jeweils einen Link "digital bereitstellen". Auch darüber können Sie den jeweiligen Mitarbeiter zum Self Service einladen und die Lohnabrechnungen digital bereitstellen.

Wenn Sie einen Mitarbeiter bereits eingeladen haben, dann zeigt Ihnen die Dokumentenliste an, dass die entsprechenden Dokumente bereits digital bereitgestellt sind.

Hinweis: Sie stellen mit der Self Service Einladung aus der Dokumentenliste immer alle historischen und zukünftigen Lohndokumente digital bereit - genauso wie bei einer Einladung über die Mitarbeiterübersicht.

📧 Einladung zum Self Service über Mitarbeiter Datenblatt

Im Mitarbeiter Datenblatt ganz unten finden Sie den Abschnitt "Mitarbeiter Self Service". Auch dort können Sie mit der Eingabe der E-Mail-Adresse und anschließendem Klick auf "Speichern" zum Self Service einladen.

❗️Hinweis zur Eingabe der E-Mail-Adresse

Sie gewähren mit der Einladung Zugriff auf persönliche Informationen des Mitarbeiters. Achten Sie auf die Richtigkeit der E-Mail-Adresse und darauf, dass Ihr Mitarbeiter keine generische E-Mail-Adresse, wie z.B. info@beispieladresse.de verwendet, auf die eventuell weitere Personen Zugriff haben.

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3. Was passiert nach der Einladung eines Mitarbeiters?

Sofern Ihr Mitarbeiter noch keinen lexoffice Zugang hat bzw. Sie eine E-Mail-Adresse verwendet haben, die noch nicht in lexoffice hinterlegt ist, erhält Ihr Mitarbeiter eine standardisierte Einladung per E-Mail, die einen Registrierungslink enthält. Mit diesem Link kann Ihr Mitarbeiter sich ein Passwort für seinen persönlichen Zugang anlegen.

Wenn Sie einen Mitarbeiter mit einem bestehenden lexoffice Zugang zum Self Service mit der gleichen E-Mail-Adresse einladen, die auch für den bestehenden lexoffice Login verwendet wird, dann erhält er ebenfalls eine Hinweis-E-Mail bzgl. der neuen Funktion und hat direkt nach der Einladung auch Zugriff auf den Self Service.

Absender in beiden fällen ist Ihr Firmenname in Kombination mit der allgemeinen lexoffice E-Mailadresse, also wie im Beispiel unten: Bike & Outdoor GmbH - lexoffice@haufe-lexware.net

So finden Sie den Status Ihrer Einladung heraus.

Und so sehen die Einladungsmails aus 👇

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4. Weitere Informationen zum Mitarbeiter Self Service

Wenn Sie einen Überblick und detaillierte Informationen zu den Funktionen des Self Services oder Hilfe benötigen, finden Sie hier eine Übersicht aller Hilfeartikel.

Wir haben zudem für Ihre Mitarbeiter auch einen Schnellüberblick als Kurzanleitung über den Self Service zusammengestellt.

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