Der Jahreswechsel stellt Unternehmer vor neue Herausforderungen. Dazu gehört die MwSt.-Erhöhung: Ab dem 01.01.2021 gelten wieder die regulären Steuersätze von 19% bzw. 7%.
Aber keine Sorge: Mit lexoffice können Sie auch 2021 ganz normal weiterarbeiten. Wir haben hier einige Fragen für Sie beantwortet und Empfehlungen zusammengestellt, damit Sie entspannt ins neue Jahr starten können und der MwSt.-Wechsel ganz einfach gelingt.
Fragen & Antworten zur MwSt.-Erhöhung ab dem 01.01.2021
Wie schreibe ich schon im Dezember Rechnungen, die erst im Januar mit den erhöhten Steuersätzen fällig werden?
Nutzen Sie das Lieferdatum oder Leistungsdatum bzw. den Lieferzeitraum oder Leistungszeitraum mit einem Datum am oder nach dem 01.01.2021, um eine Rechnung mit Belegdatum im Dezember zu schreiben und dabei die erhöhten Steuersätze zu verwenden.
Bei einem Zeitraum muss der letzte Tag im neuen Jahr liegen, um den erhöhten Steuersatz zu aktivieren. Achten Sie daher auf die blaue Banderole am oberen Bildschirmrand, die eine Anpassung der Steuersatzes bestätigt:
Wie schreibe ich im Januar noch Rechnungen, deren Lieferdatum oder Leistungsdatum im Dezember liegt?
Verwenden Sie - analog zur ersten Antwort - das Lieferdatum oder Leistungsdatum bzw. den Lieferzeitraum oder Leistungszeitraum mit einem Datum am oder bis inklusive 31.12.2020, um eine Rechnung mit Belegdatum im Januar zu schreiben und gleichzeitig die Steuersätze des Vorjahres zu verwenden.
Mit welchen Preisen/Steuersätzen werden Rechnungen aus einer Serienvorlage erstellt?
Bei der Erstellung einer Serienrechnung wird Ihnen der zum aktuellen Zeitpunkt gültige Steuersatz im Editor angezeigt. Auf dieser Grundlage wird mit Ihrer Preiseingabe ein Gesamtpreis berechnet und angezeigt, der gültig wäre, würde die Rechnung am selben Tag verschickt. Die Vorschau zeigt somit den Ist-Zustand.
Rechnungen einer Serienvorlage, die in der Zukunft verschickt werden, verwenden stets den jeweils aktuellen Steuersatz, der zum Zeitpunkt der Generierung gültig ist.
Bitte beachten Sie, wenn Sie die Serienvorlagen innerhalb der Senkungsphase angelegt haben, dass die Preise nicht an Ihre Stammdaten gekoppelt sind.
Ab 01.01.2021 wird der aktuelle Steuersatz von 19 % automatisch angepasst. Wenn Sie die Preise laut Preisliste verwenden möchten, so passen Sie bitte die Preise manuell in der Serienvorlage an. Die Serienrechnung berechnet sich aus den Serienrechnung-Preisen und nicht aus den Stammdaten.
Wie schreibe ich schon im Dezember Angebote mit erhöhten Steuersätzen für Januar?
Wenn Sie im Dezember Angebote verfassen und an Ihre Kunden senden, ist unklar, wann das Angebot angenommen wird. Damit ist auch das Leistungs- oder Lieferdatum unbekannt—es könnte noch im Dezember liegen. Aus diesem Grund weist Ihr Angebot bei der Ausstellung im Dezember 16% MwSt. aus.
Selbstverständlich wählt lexoffice—sobald Sie das Angebot in eine Rechnung überführen—automatisch den dann aktuell gültigen Mehrwertsteuersatz aus.
Tipp #1: Verwenden Sie die Funktion zur Erstellung einer Auftragsbestätigung, um ein angenommenes Angebot mit Informationen zu Leistungsdatum/zeitraum (bzw. Lieferdatum/zeitraum) weiter zu spezifizieren und so Klarheit über den zu erwartenden MwSt.-Satz der Rechnung zu schaffen.
Grundsätzlich gilt, dass das Belegdatum über den verwendeten Steuersatz für Ihr Angebot entscheidet; dieses Datum können Sie frei wählen.
Tipp #2: Wenn Sie ein Angebot mit Belegdatum im Dezember und Gültigkeit bis in das Jahr 2021 verfassen, können Sie zudem die Freitextposition oder das Feld für Nachbemerkungen nutzen, um Ihre Kunden schon vorab auf eine mögliche Veränderung der Mehrwertsteuer hinzuweisen:
Wie schreibe ich Angebote und Rechnungen, bei denen ein Teil der Leistung im Dezember und ein Teil im Januar liegt?
Verwenden Sie den Leistungszeitraum, um Rechnungen zu schreiben, die sich über den Zeitraum des Jahreswechsels erstrecken. Das Enddatum des Zeitraums wird dann verwendet, um den Steuersatz zu bestimmen.
Wo kann ich die Preise für den Zeitraum ab 01.01.2021 pflegen?
Ihre Preise können Sie wie gewohnt nach Klick auf das Zahnrad via Produkte bzw. Services pflegen und dort auch Werte definieren, die nach 01.01.2021. gültig sind.
Ich möchte die Bruttopreise, die ich seit Juli 2020 anbiete, behalten—trotz “neuer” MwSt. von 19%. Wie mache ich das?
Nach Klick auf ein Produkt- oder Service-Eintrag können Sie die Preise nach Ihren Vorstellung konfigurieren. Bei der MwSt.-Senkung im Juli half lexoffice Ihnen mit einer automatischen Anpassung der Werte für den Zeitraum vom 01.07. - 31.12.2020. Diese Funktion ist weiterhin aktiv. Sie können die Werte an dieser Stelle aber auch manuell überschreiben und somit gleichbleibende Bruttopreise erzielen.
Der gewünschte Steuersatz steht nicht zur Auswahl?
Die Basis für die Steuerauswahl für den Bankabgleich und dort die Funktion Kategorisieren ist das Wertstellungsdatum, für die Kasse und die private Nutzung von KFZ- und Telefon das Buchungsdatum. Hier gilt:
Wertstellungs-bzw. Buchungsdatum < 31.12.: Dann stehen Ihnen die Steuersätze 16% und 5% zur Auswahl.
Wertstellungs-bzw. Buchungsdatum > 01.01.: Dann stehen die Steuersätze 19% und 7% zur Auswahl.
Steht beim nachträglichen Abgleich des Bankumsatzes oder dem Erfassen der Belege der gewünschte Steuersatz nicht zur Auswahl, gehen Sie wie hier beschrieben vor.
Umsatzsteuer-Voranmeldung - ELSTERN wie gewohnt
Die Übermittlung der USt-VA für den Monat Januar können Sie ab dem 1. Februar 2021 vornehmen.
Weitere Empfehlungen von lexoffice zur MwSt.-Erhöhung
Damit Sie so wenig Aufwand wie möglich mit der Erhöhung der Mehrwertsteuersätze haben, haben wir im Folgenden weitere Empfehlungen für Sie:
Rechnen Sie, wenn möglich, alle Lieferungen und Leistungen aus Dezember noch im Dezember ab.
Prüfen Sie, ob die in lexoffice hinterlegten (brutto) Preise zu 19% stimmen. Dies können Sie ganz einfach in der Produkt/Service-Liste tun.
Prüfen Sie Serienrechnungsvorlagen, die Sie im Brutto-Verfahren während der gesenkten MwSt.-Phase angelegt haben, auf Rundungsdifferenzen. Korrigieren Sie ggf. manuell die jeweiligen Rechnungszeilen vor der nächsten Ausführung.
Beachten Sie bei der Erstellung von Angeboten die oben genannten Tipps und treten Sie frühzeitig mit Ihren Kunden bzgl. der Steuersatz-Änderung in Kontakt.