Inhaltsverzeichnis
1. Entgeltfortzahlung - was ist das?
Bei der Entgeltfortzahlung (früher auch Lohnfortzahlung) geht es um den Anspruch aller Mitarbeiter:innen (eingeschlossen Minijobber:innen!) in bestimmten Fällen auch ohne Arbeitsleistung Entgelt zu bekommen.
Im Kern will der Gesetzgeber mit der Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit erreichen, dass Ihre Mitarbeiter:innen im Krankheitsfall abgesichert sind, bzw. dass soziale Härten vermieden werden.
2. Wer hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung?
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Arbeitgeber Entgeltfortzahlungen leisten müssen, wenn
3. Was muss ich in lexoffice tun?
Es ist wichtig, dass Sie die Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen erfassen. lexoffice berechnet die Entgeltfortzahlung auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitprofils automatisch und fügt sie korrekt in die Lohnabrechnung ein.
Erfassen der Arbeitszeiten unter Mitarbeiter | Vertragsdaten
Erfassen der Abwesenheiten unter Abrechnung | 1. Abwesenheiten
4. Erhalte ich eine Erstattung des fortgezahlten Entgelts?
Fällt ein Mitarbeiter wegen Krankheit aus, bekommen Sie bis zu 80% des fortgezahlten Entgelts von der Krankenkasse erstattet. Dafür müssen Sie nichts tun, denn lexoffice erledigt das automatisch für Sie! Den Erstattungsantrag finden Sie nach Abschluss der Abrechnung im Bereich Dokumente | Dokumente für Sie als Arbeitgeber | Krankenkasse.
5. Wie berechnet lexoffice die Höhe der Entgeltfortzahlung?
Die Berechnung der Entgeltfortzahlung (EFZ) ist in lexoffice für alle drei o.a. Anlässe identisch. Es gibt lediglich Unterschiede in der Berechnung der EFZ bei Gehaltsempfänger:innen und Stundenlöhner:innen.
EFZ für Gehaltsempfänger:innen
Gehaltsempfänger:innen sind der "einfachste" Fall. Urlaub und (Grund-)Vergütung für Arbeit an Feiertagen ist durch das Gehalt abgedeckt. Fertig!
Im Fall von EFZ bei Krankheit rechnet lexoffice den Anteil des Gehalts, der auf die Kranktage entfällt, so aus:
Hinweis: Das Ausgangsentgelt ist die Summe aller Lohnarten, die während Krankheiten fortgezahlt werden (nur laufendes Entgelt, inkl. Sachbezüge wie Firmen-Pkw).
Beispiel: Andreas Angestellter erhält 1850,00 EUR pro Monat und ist im November 2019 für fünf Tage arbeitsunfähig geschrieben.
1850,00 EUR / 30 * 5 = 308,33 EUR
lexoffice erstellt automatisch einen Erstattungsantrag an die Krankenkasse und berücksichtigt 308,33 EUR (bei einem Erstattungssatz von 80% fordert lexoffice 246,66 EUR von der Krankenkasse zurück).
EFZ für Stundenlöhner:innen
Zu allen drei Anlässen zieht lexoffice zunächst für den ausgefallenen Zeitraum den vereinbarten Stundensatz der Mitarbeiter:innen heran. Ihre Mitarbeiter:innen sollen im Fall der Entgeltfortzahlung nicht schlechter gestellt werden und sind so zu vergüten, als hätten sie gearbeitet.
Daher bildet lexoffice automatisch einen Dreimonatsschnitt bestimmter zusätzlich zum Stundenlohn gezahlter Lohnarten (z.B. Zeitzuschläge) und addiert diesen zum Stundensatz hinzu.
Beispiel: Sabine Stundenlohn hat einen vereinbarten Stundenlohn i.H.v. 12,00 EUR und arbeitet 40,00 h in einer Fünftagewoche. In den letzten beiden Monaten hat sie für jeweils 10,00 h einen Sonntagszuschlag erhalten (60,00 EUR / Monat). Sie ist im November für fünf Arbeitstage arbeitsunfähig geschrieben.
Summe der Zuschläge der letzten drei Monate: 60,00 EUR + 60,00 EUR = 120,00 EUR
Gesamtstunden der letzten 3 Monate: 522,00 h
120,00 EUR / 522,00 h = 0,23 EUR
Stundensatz Entgeltfortzahlung = 12,00 EUR + 0,23 EUR = 12,23 EUR
Entgeltfortzahlung = 5 d * 8 h * 12,23 EUR = 489,20 EUR
lexoffice erstellt automatisch einen Erstattungsantrag an die Krankenkasse und berücksichtigt 489,20 EUR (bei einem Erstattungssatz von 80% fordert lexoffice 391,36 EUR von der Krankenkasse zurück).
Weiterführende Hinweise für Stundenlöhner:innen
Die Ausfallstunden im Urlaubs-, Feiertags- und oder Krankheitszeitraum werden übrigens anhand des vereinbarten Arbeitszeitmodells in den Mitarbeiterdetails ermittelt.
Achtung: Hinweise zur korrekten Ermittlung des Arbeitszeitmodells finden Sie in einem gesonderten Artikel. Dort finden Sie auch heraus, wie Sie mit Mitarbeiter:innen umgehen, die keine Entgeltfortzahlung an Feiertagen erhalten, weil sie geplant arbeiten.
lexoffice ermittelt die Entgeltfortzahlung automatisch im Abrechnungsassistent. Sie können direkt nach der Erfassung einer Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) auf Schritt 2 der Abrechnung sehen, wie hoch die EFZ ausfällt.
6. Sonderfall: Entgeltfortzahlung bei Krankheit innerhalb der ersten 4 Wochen
Mitarbeitende, die innerhalb der ersten 4 Wochen nach Eintritt erkranken, haben i.d.R. keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Stattdessen erhalten die betroffenen Kolleg:innen sofort Krankengeld.
Hinweis: lexoffice erkennt diesen Sachverhalt automatisch und unterdrückt die automatische Entgeltfortzahlung bei Stundenlohnempfänger:innen (nicht, das Sie sich wundern wo das Geld bleibt), bzw. kürzt das Gehalt.
Damit die erkrankten Mitarbeiter:innen das Krankengeld erhalten, müssen Sie eine sog. elektronische Verdienstbescheinigung bei der Krankenkasse abgeben. Wie das geht, erfahren Sie in einem gesonderten Artikel.
Wichtig: Sollte die Erkrankung des Mitarbeitenden über die ersten 4 Wochen hinaus andauern, ist ab dem ersten Tag der fünften Woche wieder Entgeltfortzahlung zu gewähren (auch das erkennt lexoffice automatisch und reagiert entsprechend).