Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Ist ein Beschäftigter für längere Zeit arbeitsunfähig oder fällt aufgrund eines Arbeitsunfalls aus, erhält er nach 42 Tagen der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber von seiner Krankenkasse, Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft oder Agentur für Arbeit eine sogenannte Entgeltersatzleistung (EEL). Die Krankenkasse benötigt zur Berechnung der Entgeltersatzleistung alle notwendigen Daten, insbesondere Informationen über die Höhe des Arbeitsentgelts. Diese Daten sind in Form einer sogenannten Entgeltbescheinigung (EB) i.d.R. elektronisch zu übermitteln. Dies gilt ebenso, wenn Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld zu zahlen ist.
lexoffice erstellt Entgeltbescheinigung grundsätzlich automatisch.
Sollte in bestimmten Fällen über lexoffice Lohn & Gehalt keine Entgeltbescheinigung erstellt werden können, informieren wir Sie über das Briefsymbol in der Menüleiste. In diesen Fällen muss die Entgeltbescheinigung über SVMeldeportal versendet werden.
Hintergrund hierzu: Die Entgeltersatzleistung soll den regelmäßig erhaltenen Lohn ersetzen. Hierzu zählen auch Einmalzahlungen, weshalb die letzten 12 abgerechneten Monate betrachtet werden müssen. Je nach Eintrittsdatum der Mitarbeiter:innen liegen lexoffice diese Daten nicht vor. Mitarbeiter:innen, die erst nach dem Start mit lexoffice in Ihr Unternehmen eingetreten sind, sind davon nicht betroffen.
2. Welche Entgeltbescheinigungen erstellt lexoffice?
2.1 Krankengeld
Das Krankengeld ist eine Leistung der gesetzlichen Krankenversicherung und wird aufgrund einer vom Arzt oder Krankenhaus festgestellten Arbeitsunfähigkeit (nach 42 Tagen Lohnfortzahlung) an betroffene Mitarbeiter:innen ausbezahlt.
lexoffice berechnet für Sie automatisch, wann die Entgeltfortzahlung durch Sie als Arbeitgeber endet (ggf. auch im Zusammenhang mit einer Vorerkrankungsabfrage), sodass Sie mit der Erfassung als „Krankheit automatisch“ i.d.R. alles richtig machen.
Folgende Voraussetzungen sind notwendig, damit eine Entgeltbescheinigung von lexoffice erstellt werden kann:
Aus den Abwesenheiten ergibt sich ein durchgehender Zeitraum von 42 Tagen der Lohnfortzahlung (keine Lücken zwischen den Abwesenheiten vorhanden) *
die Felder „Name Mitarbeiter:in hat sich ordnungsgemäß krankgemeldet“ sowie „Die Krankheit wurde durch einen Arzt oder Krankenhaus festgestellt“ sind in jeder Abwesenheit aktiviert
Der Mitarbeiter:in wurde seit seinem Eintritt über lexoffice abgerechnet oder hat eine 12-monatige Abrechnungshistorie
Erstellungszeitpunkt: Sobald Sie die Abwesenheit „Krankheit“ erfasst haben und die oben genannten Bedingungen zutreffen, wird die EB über Nacht versendet.
Verwenden Sie „Krankheit ohne Entgeltfortzahlung“ nur in absoluten Ausnahmefällen, da dies den Versand der Entgeltbescheinigung blockieren kann.
Bitte achten Sie darauf, die Zeiträume immer so zu erfassen, wie die Krankmeldungen (AU's) durch den Arzt oder das Krankenhaus erfolgt sind.
Sollten Mitarbeiter:innen innerhalb der ersten vier Wochen erkranken, wird ebenfalls eine Entgeltbescheinigung versendet. Näheres zu diesem Thema finden Sie hier. Ausnahmen sind Mitarbeiter:innen, die am ersten Arbeitstag krank sind, da kein Entgelt ermittelt werden kann.
* Im Zusammenhang mit einer Vorerkrankungsabfrage werden Lücken automatisch erkannt und für die Entgeltfortzahlung berücksichtigt.
2.2 Kinderkrankengeld
Hier finden Sie ausführliche Informationen zum Kinderkrankengeld.
Erstellungszeitpunkt: mit der nächsten Monatsabrechnung (darauffolgende Nacht)
2.3 Mutterschaftsgeld
Beim Mutterschaftsgeld handelt es sich um eine Entgeltersatzleistung, die Frauen in den Mutterschaftsfristen erhalten. Je nach der persönlichen Arbeitssituation einer Frau wird diese Leistung von der gesetzlichen Krankenkasse (oder vom Bundesamt für Soziale Sicherung) ausbezahlt. Um die Höhe des Mutterschaftsgeldes berechnen zu können, benötigt die Krankenkasse eine Entgeltbescheinigung.
Voraussetzungen für die Erstellung eine EB in lexoffice:
sozialversicherungspflichtig Beschäftigte sowie Minijobberinnen, kurzfristige Beschäftigte und Werkstudentinnen mit eigener gesetzlicher Krankenversicherung oder freiwilliger gesetzlicher Versicherung
Die Information, ob die Mitarbeiterin familien- oder selbst gesetzlich versichert ist, wird abgefragt. Außerdem muss die tatsächliche Krankenkasse der Mitarbeiterin angeben werden.
Erstellungszeitpunkt: Mit Abschluss des Abrechnungsmonats, indem die Mutterschutzfrist beginnt
2.4 Krankengeld bei Mitaufnahme ins Krankenhaus
Ist während einer Krankenhausbehandlung eines Kindes eine stationäre Mitaufnahme einer Begleitperson notwendig, wird der Begleitpersonen der Verdienstausfall ersetzt.
Um die dafür notwendige Entgeltbescheinigung zu erstellen, wählen Sie bitte: „Krankheit ohne Lohnfortzahlung“ aus sowie als Begründung: „Mitaufnahme ins Krankenhaus“:
Erstellungszeitpunkt: Sobald Sie die Abwesenheit „Krankheit“ erfasst haben und die oben genannten Bedingungen zutreffen, wird die EB über Nacht versendet.
2.5 Übergangsgeld
Das Übergangsgeld soll Menschen den Einstieg in einen neuen oder den Wiedereinstieg in ihren vorherigen Beruf leichter machen. Das Übergangsgeld dient der medizinischen und beruflichen Rehabilitation oder für Maßnahmen, um wieder einen Beruf zu finden.
Unterschiedliche Leistungsträger unterstützen verschiedene Personengruppen und daher ist Übergangsgeld eine Art Sammelbegriff. Das Übergangsgeld muss separat beantragt werden.
Die Entgeltbescheinigung kann je nach Fall an folgende Träger versendet werden: Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft/Unfallversicherung oder Bundesagentur für Arbeit
Erstellungszeitpunkt: nächste Monatsabrechnung (darauffolgende Nacht)
Besonderheiten in lexoffice: Bitte kontaktieren Sie den Support, sobald einem Ihrer Mitarbeiter:innen der Antrag auf Übergangsgeld genehmigt wurde, damit die Funktion für Sie freigeschaltet wird.
2.6 Verletztengeld
Bei Arbeitsunfähigkeit durch einen Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit bezahlen die Berufsgenossenschaften nach Ablauf der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber das Verletztengeld. Dieses wird zwar ggf. auch über die Krankenkassen ausgezahlt, ist aber nicht mit dem Krankengeld der Krankenkassen gleichzustellen.
Erstellungszeitpunkt: Sobald die Abwesenheit und die benötigten Zusatzangaben (im Schritt 3 der Abrechnung) eingetragen wurden, wird die EB in der Folgenacht versendet.
Bitte erfassen Sie den Arbeitsunfall in den Abwesenheiten als Krankheit („Automatisch“) → Begründung: „Arbeitsunfall“:
Besonderheiten in lexoffice: Die Zusatzangaben zum Arbeitsunfall sind für den Versand der Entgeltbescheinigung zwingend notwendig. Sie können daher erst abrechnen, sobald diese Angaben vollständig hinterlegt wurden.
2.7 Kinderverletztengeld
Berufstätige Eltern erhalten für eine begrenzte Zeit Kinderpflege-Verletztengeld, wenn:
eine ärztliche Bestätigung vorliegt, dass Ihr Mitarbeiter:in das verletzte Kind betreuen muss
keine andere im Haushalt lebende Person das Kind betreuen kann
das Kind das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat
Empfänger der Entgeltbescheinigung ist Ihre Berufsgenossenschaft.
Erstellungszeitpunkt: Sobald die Abwesenheit und die benötigten Zusatzangaben eingetragen wurden, wird die EB in der Folgenacht versendet.
Bitte erfassen Sie in den Abwesenheiten → Krankheit („Automatisch“) → Begründung: Unfall „Kindertagesstätte/Schule“.
Notwendige Zusatzangaben:
Im Fall eines Unfalls schickt die Unfallversicherung der Schule/Kita dem Arbeitgeber ein Anschreiben mit Informationen zum Unfall, die der Arbeitgeber der EB hinzufügen muss. Darüber hinaus ist zu prüfen, ob dem betroffenen Elternteil durch die Freistellung geplante Sonntags-/Feiertags-/Nachtzuschläge entgehen. Diese sind hier ggf. ebenfalls zu erfassen.
Um entscheiden zu können, an wen die Entgeltbescheinigung für Krankenverletztengeld zu adressieren ist, muss angegeben werden, ob das Kind bei derselben Krankenkasse versichert ist, wie der Elternteil:
2.8 Vorerkrankungsabfrage
Arbeitgeber dürfen unter Umständen Vorerkrankungen auf die Gesamtdauer der Entgeltfortzahlung für eine erneute Erkrankung von Mitarbeiter:innen anrechnen. Die Prüfung der Anrechenbarkeit erfolgt durch die Krankenkassen, indem eine Vorerkrankungsabfrage gestellt wird.
Sobald mit Rückantwort der Krankenkasse eine positive Rückmeldung vorliegt, werden automatisch Verknüpfungen im Account für Sie vorgenommen. Allerdings nur, sofern die Abwesenheiten bereits richtig erfasst sind. Sollte dies nicht der Fall sein, werden Sie informiert, dass Nacharbeiten notwendig sind.
3. Wo finde ich die Dokumente zu den Entgeltbescheinigungen?
Bitte öffnen Sie in den Bereich „Dokumente“ und wählen in der linken Spalte „Entgeltbescheinigungen“ aus:
Über die drei Punkte unter "Aktionen" können Sie sich das PDF anzeigen lassen.
Stichwortsuche: Entgeltbescheinigung, Krankengeld, Kind krank, Mutterschaftsgeld, EEL, Verletztengeld, Kinderkrankengeld, Übergangsgeld (z.B. Wiedereingliederung, Leistung zur Teilhabe, Reha)