Die neue Belegerfassung

Alle Vorteile des optimierten Belegworkflows im Überblick

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Verfasst von Heike
Vor über einer Woche aktualisiert

Wir möchten die Belegerfassung so einfach und so effizient wie möglich für Sie machen.

Über die neue Oberfläche erfassen Sie Ihre Belege noch einfacher in lexoffice. Alle weiteren Schritte von der Inhaltserkennung, der Buchung bis zur Zahlung reihen sich intuitiv ein und reduzieren spürbar den Zeit- sowie Arbeitsaufwand.

Die neuen Funktionen im Überblick

Beleg-Upload

Egal ob Ausgaben- oder Einnahmen: Ziehen Sie einen oder mehrere Belege per Drag & Drop in die Belegliste.

💡Tipp: Sie möchten einen Beleg erfassen, haben aber kein Belegbild zur Hand?

Dann rufen Sie die Belegerfassung unter "Belege > +Neuer Beleg > Beleg erfassen" auf und aktivieren Sie im linken unteren Bereich der Belegerfassung die Option "Kein Bilddokument verwenden":

Belege im Stapel abarbeiten

Zum Öffnen der neuen Belegerfassung wählen Sie aus der Belegliste einen beliebigen Beleg im Status Zu Prüfen aus und klicken Sie im rechten Bereich auf Beleg erfassen. Die Belegerfassung öffnet sich und zeigt den ausgewählten Beleg.

Nach dem Speichern dieses Belegs über den Button rechts unten in der Fußleiste wird Ihnen direkt der nächste Beleg in der Liste angezeigt. Sie können somit alle zu prüfenden Belege im Stapel abarbeiten.

Alternativ können Sie über die Pfeil-Icons rechts oben in der Titelleiste durch alle Belege im Stapel navigieren ohne zur Belegliste zurückkehren zu müssen.

Selbstverständlich können Sie die Erfassung Ihrer Belege auch jederzeit beenden und zu einem späteren Zeitpunkt weiterführen. Klicken Sie dazu auf Speichern + Schließen.

Belegdokumente bearbeiten

Sie können direkt in der Belegerfassung nachträglich Seiten hinzufügen, diese umsortieren, drehen oder löschen.

Um die Bearbeitung zu starten, klicken Sie in der Belegerfassung auf der linken Seite auf das Stiftsymbol. Um die Bearbeitung der Belegseiten zu beenden klicken Sie erneut auf das nun durchgestrichene Stiftsymbol.

Manuelle Texterkennung

Sparen Sie sich das mühsame Abtippen von Beleginformationen. Wie genau die Texterkennung funktioniert lesen sie hier.

Kontaktauswahl

Einmalkunden und -lieferanten werden künftig direkt beim Beleg gespeichert. Für Sie bedeutet dies, dass Sie in der neuen Belegerfassung keinen Sammelkontakt mehr wählen müssen. Sie entscheiden lediglich, ob Sie einen Kontakt speichern möchten oder nicht — lexoffice bucht im Hintergrund natürlich weiterhin korrekt und GoBD-konform.

Kategorien-Auswahl und Suche

Bei der Kategoriesuche zeigen wir Ihnen von nun an auch die Buchungsnummer bzw. das Buchungskonto an. Sollten Sie trotz der Kategorie-Vorschläge noch unsicher bei der Auswahl des korrekten Buchungskontos sein, helfen wir Ihnen in der neuen Belegerfassung weiter. Mit Klick auf Erweitere Suche & Hilfe oder alternativ über den Button rechts vom Eingabefeld öffnet sich die Erweiterte Kategoriesuche und Hilfe.

In diesem neuen Bereich erhalten Sie detaillierte Informationen zu Konten und Kategorien. Sie können zudem auch die in lexoffice verfügbaren Konten und Kategorien manuell durchsuchen.

Betrag aufteilen (Splitt-Funktion)

Mit Hilfe dieser Funktion kann der Rechnungsbetrag in der Belegerfassung auf verschiedene Kategorien aufgeteilt werden. Egal, ob die Teilbeträge in Brutto - oder Netto erfasst werden, die Auswahl wird bei der anschließenden Darstellung berücksichtigt.

Überweisung vorbereiten

Jetzt können Sie direkt aus der Belegerfassung Überweisungen für einen späteren Versand vorbereiten. So können Sie den Zeitpunkt der Überweisung selbst wählen und auch entscheiden, ob Sie diese als Einzelüberweisung oder (abhängig von Ihrer Bank) gesammelt in einer Sammelüberweisung ausführen möchten.

Zuordnungsvorschlag

Sie können direkt in der Belegerfassung die Zuordnung zum passenden Bankumsatz vornehmen.

Tastatur-Bedienung

Alle Felder der Belegerfassung sind nun auch ganz ohne Maus bedienbar. Nutzen Sie ausschließlich Ihre Tastatur, um schnell und effizient alle relevanten Beleginformationen zu erfassen.


Stapelerfassung, Einmalkunde, Einmallieferant, Einmalkontakt, Sammelkontakt, Kategoriesuche, Buchungsnummer, Buchungskonto, Aufteilungsbuchung, Einzelüberweisung, Sammelüberweisung

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