Inhaltsverzeichnis:
Einleitung
Als Arbeitgeber:in sind Sie verpflichtet Mitglied bei einer Berufsgenossenschaft zu sein. Zweck ist es, Sie und Ihre Mitarbeiter:innen einerseits vor Arbeitsunfällen zu schützen und andererseits bei Unfällen zu unterstützen. In unserem Wissensartikel auf lexoffice.de können Sie mehr über Berufsgenossenschaften erfahren.
Ist Ihnen unklar, welcher Unfallversicherungsträger für Sie zuständig ist, können Sie sich gerne telefonisch bei der kostenlosen Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung (0800 60 50 40 4) erkundigen. Dort gibt man Ihnen Auskunft und verbindet Sie ggf. direkt weiter.
Sobald Sie herausgefunden haben, welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist, können Sie die Anmeldung bei selbiger durchführen. Das entsprechende Online-Formular und weitere Hinweise finden Sie auf den Webseiten des DGUV.
❗️ Hinweis: Für die landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften gelten besondere Regeln, die wir in einem eigenen Artikel beschrieben haben.
❗️Achtung: Unfallkassen können über lexoffice Lohn & Gehalt nicht abgebildet werden.
Mitgliedschaft erfassen
Entweder Sie klicken auf "Berufsgenossenschaft erfassen" auf der Übersichtsseite von lexoffice Lohn & Gehalt oder Sie nutzen das Zahnrad oben rechts in der Menüleiste. In beiden Fällen gelangen Sie in den Bereich "Berufsgenossenschaft".
Bevor Sie die Mitgliedschaft eintragen, benötigen Sie das Schreiben der Berufsgenossenschaft, in dem Ihnen Ihre Unternehmensnummer und die PIN mitgeteilt wurden.
Vorgehensweise
Klicken Sie auf Berufsgenossenschaft hinzufügen und tragen Sie die folgenden Angaben ein:
Unternehmensnummer
Name der Berufsgenossenschaft
PIN
Anschließend klicken Sie auf Speichern und an Berufsgenossenschaft senden.
Abschluss
Der Status Ihrer Mitgliedschaft wechselt zu “Mitgliedschaft wird überprüft“. Nun wird lexoffice versuchen, mit den von Ihnen eingegebenen Daten die Stammdatenabfrage und somit die sogenannten Gefahrtarifstellen für das laufende Kalenderjahr abzurufen. Diese Gefahrtarifstellen bilden die Risikoklassen der einzelnen Tätigkeiten ab, die die Berufsgenossenschaft bei Ihnen identifiziert hat.
Während die Mitgliedschaft geprüft wird, kann keine weitere Mitgliedschaft hinzugefügt werden. Sobald die Berufsgenossenschaft die Mitgliedschaft bestätigt hat, ordnen Sie bitte die Gefahrtarifstellen Ihren Mitarbeitern zu.
Probleme im Zusammenhang mit den Mitgliedsdaten/Unternehmensnummer
Fehlerhafte Mitgliedsdaten
Überprüfen Sie die eingegebenen Daten unter "Berufsgenossenschaft". Verwenden Sie hierfür bitte unbedingt das letzte Schreiben Ihrer Berufsgenossenschaft, mit dem Ihnen die Unternehmensnummer, bzw. die Mitgliedsnummer mitgeteilt wurde.
Hinweis: Im Zuge der technischen Umstellung auf die Unternehmensnummer haben einige BGs sehr früh aufgehört, die Stammdatenabfrage (Abruf der Gefahrtarifstellen) per Mitgliedsnummer und PIN bereitzustellen. Auch wenn Sie erst kürzlich eine neue Mitgliedsnummer erhalten haben, scheitert der Abruf.
Verwenden Sie in diesem Fall bitte die Unternehmensnummer, bzw. fordern Sie diese von Ihrer Berufsgenossenschaft an.
Fehlende PIN
Ohne PIN kann die Stammdatenabfrage (Abruf der Gefahrtarifstellen) nicht erfolgen. Der Spitzenverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) teilt Ihnen die PIN auf Antrag schriftlich mit. Nutzen Sie dazu das Support-Formular der DGUV.
Gefahrtarifstelle zuordnen
Schauen Sie sich dazu unser Kurzvideo an:
Die Berufsgenossenschaften stellen die Gefahrtarifstellen für gewöhnlich kurzfristig (innerhalb von 24 Stunden) zur Verfügung. lexoffice fragt diese ab und wenn lediglich eine (1) Gefahrtarifstelle bereitsteht, ordnet es diese automatisch bei allen Mitarbeiter:innen zu.
Sobald zwei (2) Gefahrtarifstellen oder mehr geliefert werden, müssen Sie tätig werden. lexoffice wird Sie mit einer Aufgabe auf der Übersichtsseite oder spätestens vor dem Abschluss der Lohnabrechnung auffordern, die Gefahrtarifstellen zuzuordnen (Bereich Abrechnung/ Prüfen & Abschließen).
Hinweis: Wenn Sie unterjährig zu lexoffice gewechselt sind, ist die Eintragung von Vortragswerten für die UV-Jahresmeldung nötig. Informieren Sie sich hierzu gerne in unserem separaten Artikel. |
Nutzen Sie entweder die aufgeführten Hinweise oder das Zahnrad oben rechts in der Menüleiste, um in den Bereich "Berufsgenossenschaft" zu gelangen. Neben Ihrer bestätigten Mitgliedschaft sehen Sie nun eine Liste aller unfallversicherungspflichtigen Mitarbeiter:innen.
Sie müssen jeder Person mindestens eine Gefahrtarifstelle zuordnen. Die Gefahrtarifstellen sind dabei eindeutig formuliert (z. B. Büroarbeiten oder Bauwerksbau).
Kontaktieren Sie bei Unsicherheiten Ihre Berufsgenossenschaft.
Gefahrtarifstellen mögliche Fehlermeldungen
Sie sind dabei die Gefahrtarifstellen für Ihre Mitarbeitenden zuzuordnen, jedoch kommt es zu einer Fehlermeldung? Unterstützung zur Behebung des Fehlers finden Sie hier.
Lohnnachweise versenden
Damit die Berufsgenossenschaften nach Jahresabschluss die Beitragserhebung durchführen können, benötigen sie den elektronischen Lohnnachweis. Dort sind die über das Jahr aufgelaufenen Entgelte Ihrer Mitarbeiter:innen nach Gefahrtarifstellen getrennt aufgeführt. Diese Meldung wird automatisch mit der Lohnabrechnung für Dezember erstellt und versendet. Sie finden das Dokument anschließend unter "UV-Beitragsabrechnung" in Ihren Arbeitgeberdokumenten.
Zusätzlich zum Lohnnachweis versendet lexoffice die UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92), die einen Ausschnitt der Angaben aus dem Lohnnachweis enthält.
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