Wie richte ich die Berufsgenossenschaften ein?

Alle Details von der Einrichtung Ihrer BG-Mitgliedschaft bis zum automatischen Versand des Lohnnachweis

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Verfasst von Alexander Freigang
Vor über einer Woche aktualisiert

Inhaltsverzeichnis:


Einleitung

Als Arbeitgeber:in sind Sie verpflichtet Mitglied bei einer Berufsgenossenschaft zu sein. Zweck ist es, Sie und Ihre Mitarbeiter:innen einerseits vor Arbeitsunfällen zu schützen und andererseits bei Unfällen zu unterstützen. In unserem Wissensartikel auf lexoffice.de können Sie mehr über Berufsgenossenschaften erfahren.

Ist Ihnen unklar, welcher Unfallversicherungsträger für Sie zuständig ist, können Sie sich gerne telefonisch bei der kostenlosen Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung (0800 60 50 40 4) erkundigen. Dort gibt man Ihnen Auskunft und verbindet Sie ggf. direkt weiter.

Sobald Sie herausgefunden haben, welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist, können Sie die Anmeldung bei selbiger durchführen. Das entsprechende Online-Formular und weitere Hinweise finden Sie auf den Webseiten des DGUV.

❗️ Hinweis: Für die landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften gelten besondere Regeln, die wir in einem eigenen Artikel beschrieben haben.

❗️Achtung: Unfallkassen können über lexoffice Lohn & Gehalt nicht abgebildet werden.


Mitgliedschaft erfassen

Entweder Sie klicken auf "Berufsgenossenschaft erfassen" auf der Übersichtsseite von lexoffice Lohn & Gehalt oder Sie nutzen das Zahnrad oben rechts in der Menüleiste. In beiden Fällen gelangen Sie in den Bereich "Berufsgenossenschaft".

Bevor Sie die Mitgliedschaft eintragen, benötigen Sie das Schreiben der Berufsgenossenschaft, in dem Ihnen Ihre Unternehmensnummer und die PIN mitgeteilt wurden.

Hinweis: Die Berufsgenossenschaften beginnen erst seit Oktober 2022 die neue Unternehmensnummer mitzuteilen. Falls Ihnen das Schreiben mit Unternehmensnummer noch nicht vorliegt, verwenden Sie bitte die Mitgliedsnummer.

Vorgehensweise

Klicken Sie auf Berufsgenossenschaft hinzufügen und tragen Sie die folgenden Angaben ein:

  • Unternehmensnummer

  • Name der Berufsgenossenschaft

  • PIN

Anschließend klicken Sie auf Speichern und an Berufsgenossenschaft senden.

Hinweis: Falls Sie noch keine Unternehmensnummer haben, setzen Sie bitte den Haken im Feld “Ich habe noch keine Unternehmensnummer von der BG erhalten und möchte meine Mitgliedsnummer verwenden“.

Abschluss

Der Status Ihrer Mitgliedschaft wechselt zu “Mitgliedschaft wird überprüft“. Nun wird lexoffice versuchen, mit den von Ihnen eingegebenen Daten die Stammdatenabfrage und somit die sogenannten Gefahrtarifstellen für das laufende Kalenderjahr abzurufen. Diese Gefahrtarifstellen bilden die Risikoklassen der einzelnen Tätigkeiten ab, die die Berufsgenossenschaft bei Ihnen identifiziert hat.

Während die Mitgliedschaft geprüft wird, kann keine weitere Mitgliedschaft hinzugefügt werden. Sobald die Berufsgenossenschaft die Mitgliedschaft bestätigt hat, ordnen Sie bitte die Gefahrtarifstellen Ihren Mitarbeitern zu.


Probleme im Zusammenhang mit den Mitgliedsdaten/Unternehmensnummer

Fehlerhafte Mitgliedsdaten

Überprüfen Sie die eingegebenen Daten unter "Berufsgenossenschaft". Verwenden Sie hierfür bitte unbedingt das letzte Schreiben Ihrer Berufsgenossenschaft, mit dem Ihnen die Unternehmensnummer, bzw. die Mitgliedsnummer mitgeteilt wurde.

Hinweis: Im Zuge der technischen Umstellung auf die Unternehmensnummer haben einige BGs sehr früh aufgehört, die Stammdatenabfrage (Abruf der Gefahrtarifstellen) per Mitgliedsnummer und PIN bereitzustellen. Auch wenn Sie erst kürzlich eine neue Mitgliedsnummer erhalten haben, scheitert der Abruf.
Verwenden Sie in diesem Fall bitte die Unternehmensnummer, bzw. fordern Sie diese von Ihrer Berufsgenossenschaft an.

Fehlende PIN

Ohne PIN kann die Stammdatenabfrage (Abruf der Gefahrtarifstellen) nicht erfolgen. Der Spitzenverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) teilt Ihnen die PIN auf Antrag schriftlich mit. Nutzen Sie dazu das Support-Formular der DGUV.


Gefahrtarifstelle zuordnen

Schauen Sie sich dazu unser Kurzvideo an:

Die Berufsgenossenschaften stellen die Gefahrtarifstellen für gewöhnlich kurzfristig (innerhalb von 24 Stunden) zur Verfügung. lexoffice fragt diese ab und wenn lediglich eine (1) Gefahrtarifstelle bereitsteht, ordnet es diese automatisch bei allen Mitarbeiter:innen zu.

Sobald zwei (2) Gefahrtarifstellen oder mehr geliefert werden, müssen Sie tätig werden. lexoffice wird Sie mit einer Aufgabe auf der Übersichtsseite oder spätestens vor dem Abschluss der Lohnabrechnung auffordern, die Gefahrtarifstellen zuzuordnen (Bereich Abrechnung/ Prüfen & Abschließen).

Hinweis: Wenn Sie unterjährig zu lexoffice gewechselt sind, ist die Eintragung von Vortragswerten für die UV-Jahresmeldung nötig.

Informieren Sie sich hierzu gerne in unserem separaten Artikel.

Nutzen Sie entweder die aufgeführten Hinweise oder das Zahnrad oben rechts in der Menüleiste, um in den Bereich "Berufsgenossenschaft" zu gelangen. Neben Ihrer bestätigten Mitgliedschaft sehen Sie nun eine Liste aller unfallversicherungspflichtigen Mitarbeiter:innen.

Sie müssen jeder Person mindestens eine Gefahrtarifstelle zuordnen. Die Gefahrtarifstellen sind dabei eindeutig formuliert (z. B. Büroarbeiten oder Bauwerksbau).

Kontaktieren Sie bei Unsicherheiten Ihre Berufsgenossenschaft.


Gefahrtarifstellen mögliche Fehlermeldungen

Sie sind dabei die Gefahrtarifstellen für Ihre Mitarbeitenden zuzuordnen, jedoch kommt es zu einer Fehlermeldung? Unterstützung zur Behebung des Fehlers finden Sie hier.


Lohnnachweise versenden

Damit die Berufsgenossenschaften nach Jahresabschluss die Beitragserhebung durchführen können, benötigen sie den elektronischen Lohnnachweis. Dort sind die über das Jahr aufgelaufenen Entgelte Ihrer Mitarbeiter:innen nach Gefahrtarifstellen getrennt aufgeführt. Diese Meldung wird automatisch mit der Lohnabrechnung für Dezember erstellt und versendet. Sie finden das Dokument anschließend unter "UV-Beitragsabrechnung" in Ihren Arbeitgeberdokumenten.

Zusätzlich zum Lohnnachweis versendet lexoffice die UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92), die einen Ausschnitt der Angaben aus dem Lohnnachweis enthält.


Stichwortsuche: Berufsgenossenschaft, landwirtschaftliche, Unfallkasse, Unfallversicherung, Gefahrtarife, Lohnnachweis, Digital, Unternehmensnummer, Mitgliedsnummer, Pin

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