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Buchungshilfen
Wie erfasse ich die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs?
Wie erfasse ich die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs?

Erfahren Sie, wie sie die private Nutzung eines Fahrzeuges, E-Fahrzeuges oder Fahrrads nach der Prozentmethode oder mit Fahrtenbuch erfassen

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Verfasst von Jan B.
Diese Woche aktualisiert

Als Einzelunternehmer / Personengesellschaft mit Gewinnermittlungsart EÜR können Sie ihre private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs in lexoffice erfassen. Hierzu stehen Eingabemöglichkeiten für die Prozentmethode und die Fahrtenbuchmethode bereit.

Expertentipp: Auch die private Nutzung von Fahrrädern aus dem Betriebsvermögen ist unter Umständen steuerlich zu berücksichtigen.
Wie sind Fahrräder zu berücksichtigen?

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Methode für Sie die Richtige ist, hilft Ihnen der verlinkte Artikel:


Wie erfasse ich die private Fahrzeugnutzung in lexoffice?

In der Buchungsübersicht im Bereich Buchhaltung können Sie über den Button „+ Buchung“ die private Fahrzeugnutzung nach Prozent- und Fahrtenbuchmethode erfassen.

Bei beiden Methoden wählen Sie einen Nutzungszeitraum aus. lexoffice erzeugt die resultierenden Buchungen automatisch zum letzten Tag des Zeitraums. Geben Sie zudem zur Unterscheidung verschiedener Fahrzeuge das amtliche Kennzeichen oder ein anderes Erkennungsmerkmal des Fahrzeugs (bspw. Modellname) ein.

lexoffice erzeugt aus Nutzungszeitraum und Kennzeichen automatisch einen Vorschlag für die Belegnummer. Diesen können Sie bei Bedarf überschreiben. Das optionale Notizfeld können Sie für weitere Angaben zum Vorgang nutzen. Diese werden als Beschreibung der Buchung übernommen.


Prozentmethode

Bei der Prozentmethode werden die passende Regelung sowie der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges benötigt. Auf Basis dieser Angaben berechnet lexoffice die Privatentnahme als Einnahme sowie die abzuführende Umsatzsteuer.

Der Prozentsatz der Regelung (bspw. 1%, 0,5%) beschreibt, welchen Anteil am Bruttolistenpreis man pro Nutzungsmonat als Einnahme erfassen muss.

Die abzuführende Umsatzsteuer ist, ungeachtet der ausgewählten Regelung, nach folgendem Schema zu berechnen: Wir nehmen 1% des auf 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreises als Bemessungsgrundlage. Auf 80% dieser Bemessungsgrundlage ist Umsatzsteuer zu entrichten. 20% sind steuerfrei.

Dementsprechend vermindern die 0,5% bzw. 0,25% Methode nur die Einnahme, nicht die abzuführende Umsatzsteuer.

Nachfolgende Beispiele helfen beim Nachvollziehen der Berechnung für die verschiedenen Regelungen:

Beispiel bei 1,00%-Regelung

Frau Berger möchte nach der Prozentmethode für den Nutzungszeitraum Februar buchen. Sie fährt ein Diesel-Fahrzeug als Geschäftswagen. Aus den Unterlagen des Autohändlers entnimmt Sie den Bruttolistenpreis von 34.599,68 Euro.

Sie wählt die 1,00%-Regelung und gibt den BLP in lexoffice ein.

lexoffice berechnet die Bemessungsgrundlage, indem der BLP auf volle Hundert Euro abgerundet wird, also 34.500 Euro. Davon werden 1,00% genommen, also 345 Euro. Dies ist die Privatnutzung. 80%, also 276,00 Euro davon sind umsatzsteuerpflichtig, woraus sich 52,44 Euro Umsatzsteuer ergeben. Die verbleibenden 20%, also 69,00 Euro sind umsatzsteuerfrei.

So bucht lexoffice für Sie:

Sollkonto
SKR 03/04

Soll-
Betrag

an Habenkonto
SKR 03/04

an Haben-
Betrag

Buchung 1

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

328,44 €

8921 / 4645 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) 19% USt

276,00 €

1776 / 3806 - Umsatzsteuer 19%

52,44 €

Buchung 2

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

69,00 €

8924 / 4639 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) ohne USt

69,00 €


Beispiel bei 0,25%-Regelung

Ab März hat Frau Berger ein Elektroauto als Geschäftsfahrzeug. Sie weiß, dass hierfür die 0,25%-Regelung anzuwenden ist. Der BLP beträgt 54.799,99 Euro.

Aufgrund der Förderung von Elektromobilität ist hier die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung der Privatnutzung auf 0,25% reduziert, wohingegen die der Umsatzsteuer weiterhin bei 1,00% bleibt.

Zunächst die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer. Diese ist, wie bei der 1,00%-Regelung, mit 1 % von 80 % des auf Hundert Euro abgerundeten BLP zu kalkulieren. Im Beispiel sind dies 54.700,00 Euro *80 % * 1 % = 437,60 Euro. Davon betragen 19% Umsatzsteuer = 83,14 Euro.

lexoffice berechnet die Bemessungsgrundlage für die Privatnutzung, indem der BLP geviertelt wird. In unserem Fall sind dies 13.700 Euro. Dieser Betrag wird auf volle Einhundert Euro abgerundet. Es bleibt bei 13.700 Euro. Hiervon sind 1,00% anzusetzen, also 137 Euro.

Wir haben bereits für die Zwecke der Umsatzsteuerverbuchung den vollen Wert (1,00 %) für die Fahrzeugnutzung angesetzt, wollen aber aufgrund der Förderung den reduzierten Wert (0,25 %) für die Privatnutzung erreichen. Daher wird die Differenz in einem gesonderten Schritt wieder abgezogen. Im Beispiel sind dies 437,60 Euro - 137 Euro = 300,60 Euro Ertragsdifferenz.

Zusammengefasst ergeben sich folgende Werte:

Netto

USt

Brutto

Fahrzeugnutzung (steuerpflichtig)

437,60 €

83,14 €

520,74 €

abzügl. Ertragsdifferenz

(Förderung)

300,60 €

0,00 €

300,60 €

Gesamte Privatentnahme

137,00 €

83,14 €

220,14 €

Hieraus erstellt lexoffice zwei Buchungen für Sie:

Sollkonto
SKR 03/04

Soll-
Betrag

an Habenkonto
SKR 03/04

an Haben-
Betrag

Buchung 1

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

520,74 €

8921 / 4645 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) 19% USt

437,60 €

1776 / 3806 - Umsatzsteuer 19%

83,14 €

Buchung 2

8924 / 4639 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) ohne USt

300,60 €

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

300,60 €

Was bedeuten die obigen zwei Buchungen?

Buchung 1: "Die umsatzsteuerliche Buchung"

Mittels dieser Buchung wird die vollständige Umsatzsteuer fällig gestellt, indem 1 % des Bruttolistenpreises als Privatentnahme zugrundegelegt werden.

Buchung 2: "Die Erlösminderung"

Durch Buchung 2 wird die Privatentnahme wieder gemindert, da ertragsteuerlich nur 0,25 % des Bruttolistenpreises zugrunde gelegt werden. Die Minderung erfolgt durch das Erlöskonto ohne USt.

In Summe ergeben sich durch diese Buchungen die richtigen Werte auf den verwendeten Sachkonten, wobei die Erlöskonten (private Fahrzeugnutzung mit 19 % und ohne Umsatzsteuer) zusammengefasst zu betrachten sind.


Beispiel bei 0,00%-Regelung

Frau Meier hat in Ihrem Unternehmen ein E-Bike mit unverbindlicher Preisempfehlung 3.999,99 Euro angeschafft. Das Fahrrad möchte Sie auch privat verwenden.

Frau Meier muss Umsatzsteuer auf die private Nutzung entrichten. Eine ertragssteuerliche Nutzung ergibt sich nicht. Bei der umsatzsteuerlichen Berechnung werden, wie bei Kraftfahrzeugen, 1 % des UVP als Berechnungsgrundlage zugrunde gelegt. Hiervon sind auf 80 % Umsatzsteuer zu entrichten.

Hinweis: Wir bezeichnen die private Nutzung von Geschäftsfahrrädern als 0 %-Methode, da sie ähnlich wie die Prozentmethode funktioniert, sich aber keine ertragssteuerliche Berücksichtigung ergibt.

Die Bemessungsgrundlage ist mit 1,00 % auf den auf volle Hundert Euro abgerundeten UVP anzusetzen, also 3900 * 0,01 = 39 Euro. Hiervon entfallen auf 80 % des Betrag Umsatzsteuer. Wir rechnen 39 Euro * 0,8 * 0,19 = 5,93 Euro.

Hieraus erstellt lexoffice zwei Buchungen für Sie:

Sollkonto
SKR 03/04

Soll-
Betrag

an Habenkonto
SKR 03/04

an Haben-
Betrag

Buchung 1

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

37,14 €

8921 / 4645 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) 19% USt

31,21 €

1776 / 3806 - Umsatzsteuer 19%

5,93 €

Buchung 2

8924 / 4639 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) ohne USt

31,21 €

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

31,21 €

Was bedeuten die obigen zwei Buchungen?

Buchung 1: "Die umsatzsteuerliche Buchung"

Mittels dieser Buchung wird die vollständige Umsatzsteuer fällig gestellt, indem 80% von 1 % des UVP als Privatentnahme zugrundegelegt werden.

Buchung 2: "Die Erlösminderung"

Durch Buchung 2 wird die Privatentnahme um den Nettobetrag gemindert, da keine ertragsteuerliche Berücksichtigung notwendig ist. Die Minderung erfolgt durch das Erlöskonto ohne USt.

In Summe ergeben sich durch diese Buchungen die richtigen Werte auf den verwendeten Sachkonten, wobei die Erlöskonten (private Fahrzeugnutzung mit 19 % und ohne Umsatzsteuer) zusammengefasst zu betrachten sind.


Fahrtenbuchmethode

Bei der Fahrtenbuchmethode müssen Sie die vorab ermittelten Angaben zum Anteil der privaten Nutzung sowie die im Nutzungszeitraum angefallenen Kosten eingeben.

Bei den Kosten bilden Sie zwei Summen, unterschieden zwischen umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerbefreiten Kosten. Beispiele für umsatzsteuerpflichtige Kosten sind Kraftstoff, Wartung, Parkgebühren und der Abschreibungsbetrag für den entsprechenden Zeitraum. Beispiele für umsatzsteuerfreie Kosten sind die Kfz-Steuer und die Versicherung.

Erfassen Sie die Kosten vollständig. lexoffice berechnet für Sie den privaten Anteil an den Kosten.


Beispiel

Herr Mayer hat seinen Geschäftswagen im Februar 1.734 km bewegt. Davon waren 526 km private Fahrten. Es ergibt sich ein privater Nutzungsanteil von 30,34 %. Er hat im Februar für insgesamt 205 Euro getankt und für einen Räderwechsel 50 Euro gezahlt. Seine Leasingrate beträgt 499 Euro. Es ergeben sich umsatzsteuerpflichtige Kosten von 754 Euro. Seine Kfz-Versicherung beträgt 600 Euro pro Jahr und die Kfz-Steuer 240 Euro pro Jahr. Daraus ergeben sich für den Monat Februar 70 Euro umsatzsteuerfreie Kosten.

Sie geben die hervorgehobenen Werte in lexoffice ein und die Anwendung bucht wie folgt:

Sollkonto
SKR 03/04

Soll-
Betrag

an Habenkonto
SKR 03/04

an Haben-
Betrag

Buchung 1

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

228,76 €

8921 / 4645 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) 19% USt

192,24 €

1776 / 3806 - Umsatzsteuer 19%

36,52 €

Buchung 2

1880 / 2130 - Unentgeltliche Wertabgaben

21,24 €

8924 / 4639 - Verwendung von Gegenst. (Fahrzeug) ohne USt

21,23 €

Als umsatzsteuerbefreiter Unternehmer bilden Sie für die Kosten nur einen Betrag in dem Sie sowohl umsatzsteuerpflichtige Kosten inkl. USt. als auch umsatzsteuerbefreite Kosten addieren.


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