1. Was ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG)?

2. Welche Vorteile bietet das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) für Mitarbeiter:innen?

3. Was muss ich als Arbeitgeber:in beachten?

4. Wo muss ich die Kinder in lexoffice eintragen?

5. Was gibt es noch zu beachten?

Das Bundesverfassungsgericht hat festgestellt, dass Arbeitnehmer:innen mit Kindern in der Pflegeversicherung durch einen pauschalen Beitragszuschlag für Kinderlose über 23 Jahren nicht ausreichend entlastet werden. Ergänzend kommt hinzu, dass die Einnahmesituation der Pflegeversicherung demografiebedingt immer schlechter wird. Mit einer Anpassung der Beiträge zur Pflegeversicherung will man diese Umstände ab dem 1. Juli 2023 besser berücksichtigen. Dazu wurde am 26. Mai 2023 das sogenannte Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) verabschiedet.

Um es gleich vorweg zu nehmen: Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) bietet ausschließlich Vorteile für Mitarbeiter:innen, die mehr als 1 Kind haben. Für Kinderlose wurde der Beitragszuschlag dagegen (von bisher 0,35 %) auf 0,60 % erhöht. Zusammen mit dem Arbeitgeberanteil ergibt sich somit ein Gesamtbeitrag zur Pflegeversicherung von 4,00 %. Auch der Beitragssatz zur Pflegeversicherung für Arbeitnehmer:innen unter 23 und Eltern mit nur einem Kind wurde auf insgesamt 3,40 % erhöht. Für Eltern mit mindestens zwei Kindern wurde dagegen ein Beitragsabschlag für den Arbeitnehmeranteil i. H. v. 0,25 % je Kind eingeführt (gilt nur für Kinder, die jünger als 25 Jahre sind). Der Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung reduziert sich bei mehr als 5 Kindern unter 25 Jahren nicht weiter. Das heißt, im günstigsten Fall reduziert sich der Arbeitnehmeranteil von 2,30 % (für Kinderlose) auf 0,70 % (für Eltern mit 5 oder mehr Kindern). Die genannten Werte beziehen sich auf alle Bundesländer außer Sachsen. Dort gelten etwas andere Werte, das Grundprinzip ist jedoch dasselbe.

Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber:in nicht verpflichtet, Informationen über die genaue Anzahl und das Alter der Kinder Ihrer Mitarbeiter:innen aktiv einzuholen. In der Bringschuld stehen also in erster Linie Ihre Mitarbeiter:innen. Allerdings schadet es nicht, als gut informierte:r Arbeitgeber:in genau zu wissen, worum es geht. Wir haben daher zum Thema PUEG ausführliche Informationen für Sie zusammengestellt. Wenn Mitarbeiter:innen eine Berücksichtigung ihrer Kinder bei der Berechnung der Beiträge zur Pflegeversicherung wünschen, so müssen sie Ihnen einen entsprechenden Nachweis vorlegen. Folgende Nachweise dürfen Sie akzeptieren:

Die einfachste Form des Nachweises ist die sogenannte "Freiwillige Selbstauskunft gegenüber dem Arbeitgeber", welche wir Ihnen hier zum Download zu Verfügung stellen. Lassen Sie diese Selbstauskunft von jedem:jeder Ihrer Mitarbeiter:innnen ausfüllen und unterschreiben. Tragen Sie dann die entsprechenden Angaben über die Mitarbeiterübersicht bei jedem:jeder einzelnen Mitarbeiter:in ein (siehe unten). Nehmen Sie die unterschriebene Selbstauskunft anschließend zur Personalakte des:der entsprechenden Mitarbeiter:in.

Grundsätzlich eignet sich auch jede andere Form des Nachweises. In der Regel werden Ihnen Ihre Mitarbeiter:innen die Geburtsurkunde des entsprechenden Kindes vorlegen. Je nach Eltern-Kind-Konstellationen (auch Adoptivkinder, Stiefkinder, Pflegekinder, etc. können berücksichtigt werden), kommen jedoch verschieden Dokumente als Nachweis in Frage:

Übrigens: Auch im traurigen Fall, dass ein Kind versterben sollte, bleibt die sogenannte Elterneigenschaft des:der Angestellten bestehen.

❗️Wichtig: Im Falle einer Prüfung müssen Sie die entsprechenden Nachweise vorlegen können. Nehmen Sie daher die "Freiwillige Selbstauskunft gegenüber dem Arbeitgeber" bzw. Kopien der sonstigen Nachweise zur Personalakte!

lexoffice berechnet automatisch die korrekten Beiträge zur Pflegeversicherung Ihrer Mitarbeiter:innen, abhängig von der Anzahl vorhandener Kinder unter 25 Jahren. Dazu müssen Sie die Anzahl der Kinder jedoch im Mitarbeiterprofil hinterlegen. Sollten entsprechende Angaben fehlen, werden Sie ab 1. Juli 2023 in der Mitarbeiterübersicht darauf hingewiesen:

Wenn genaue Angaben zu Kindern fehlen, werden Sie bei den entsprechenden Mitarbeiter:innen zusätzlich am Anfang des Mitarbeiterformulars darauf hingewiesen:

Im Mitarbeiterformular sind die genauen Angaben zu Kindern dann unter “Sozialversicherung” zu ergänzen. Hier müssen Sie lediglich die Gesamtzahl sämtlicher Kinder eines:einer Mitarbeiter:in auswählen, die das 25 Lebensjahr noch nicht vollendet haben:

Beachten Sie dabei, dass maximal 5 Kinder unter 25 Jahren für die Berechnung der Beiträge zur Pflegeversicherung berücksichtigt werden.
Daher können Sie maximal "5 oder mehr Kinder" auswählen.

Wählen Sie aus der Liste “unbekannt” nur dann aus, wenn der:die Mitarbeiter:in keine weiteren Angaben zu seinen:ihren Kindern machen will oder die entsprechenden Nachweise auch auf Rückfrage nicht erbringt. Bitte machen Sie auch dann Angaben, wenn alle Kinder bereits über 25 Jahre sind:

❗️Wichtig: Sie dürfen hier nur solche Kinder erfassen, für die der:die Mitarbeiter:in einen entsprechenden Nachweis (entweder "Freiwillige Selbstauskunft" oder einen sonstigen akzeptierten Nachweis) erbracht hat. Verlassen Sie sich also nicht auf mündliche Aussagen Ihrer Angestellten, sondern lassen Sie sich ausnahmslos immer das entsprechende Dokument vorlegen. Nehmen Sie anschließend eine Kopie des Dokuments zur Personalakte. Das ist wichtig im Falle einer Prüfung!

Im Rahmen der "Freiwilligen Selbstauskunft gegenüber dem Arbeitgeber" versichern Ihre Mitarbeiter:innen, dass sie Ihnen entsprechende Änderungen umgehend mitteilen werden. Sobald diese:r Sie also informiert, müssen Sie die Angaben im Mitarbeiterprofil umgehend ändern.

Sollten Ihnen dagegen andere Dokumente (z. B. Geburtsurkunden) vorliegen, müssen Sie selbst regelmäßig prüfen, ob die Angaben zu Kindern Ihrer Mitarbeiter:innen noch aktuell sind. Dies ist wichtig, da diese Angaben abrechnungsrelevant sind! Am besten legen Sie sich entsprechende Mitarbeiter:innen bei Ablauf der Altersfrist (25 Jahre) in Ihrem Kalender auf Wiedervorlage.

Nachträgliche Korrekturen sind für alle Seiten aufwändig und sollten daher vermieden werden. Im Falle von Nachwuchs sollten Sie das Kind bei dem:der entsprechenden Mitarbeiter:in also hinzufügen (natürlich erst, sobald der entsprechende Nachweis erbracht wurde). Sollte ein Kind dagegen das 25. Lebensjahr vollendet haben, müssen Sie es entsprechend aus der Liste entfernen. Dazu müssen Sie die Geburtsdaten der Kinder im Auge behalten.

❗️Es schadet nicht, Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig daran zu erinnern, Ihnen sämtliche abrechnungsrelevanten Änderungen (dies betrifft nicht nur die Anzahl der Kinder) umgehend mitzuteilen.

Uns ist bewusst, dass dies für Arbeitgeber unter Umständen mit einem gewissen Mehraufwand verbunden ist. Deshalb entwickeln verschiedene Bundesministerien derzeit ein effizientes digitales Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der Kinder. Sobald dieses Verfahren umgesetzt wurde, kann lexoffice – aller Voraussicht nach – die Angaben zu Kindern automatisch abfragen und das manuelle Einpflegen erübrigt sich.

Wir halten Sie selbstverständlich auf dem Laufenden und setzen alles daran, die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit lexoffice so einfach wie möglich zu halten!