1. Einleitung
Jeden Monat müssen verschiedene elektronische Meldungen an die Ämter und Behörden verschickt werden. Lexware Office nimmt Ihnen diese lästige Pflicht ab und erstellt diese Meldungen zum großen Teil automatisch. Zu vielen Meldungen wird ein Dokument erstellt, welches wir in der Dokumentenansicht für Sie als Arbeitgeber:in hinterlegen.
Die Dokumentenansicht öffnen Sie wie folgt:
Wählen Sie in der schwarzen Menüleiste "Dokumente" aus. Auf der linken Menüleiste, die sich anschließend öffnet, können Sie in den verschiedenen Bereichen hin und her wechseln.
Erläuterung Dokumentenansicht
Bereich "Dokumente für Sie als Arbeitgeber"
Meldungen werden dem Abrechnungsmonat zugeordnet, in dem diese verschickt worden sind. Sie können oben links auswählen, welchen Monat Sie gerne öffnen möchten.
Beispiel: Wenn Sie den Abrechnungsmonat "Mai" am 22. August abrechnen, werden die erstellten und versendeten Dokumente im Monat "Mai" angezeigt.
Bereich "Dokumente für Ihre Mitarbeiter"
Sobald Sie auf den Reiter "Dokumente" klicken, landen Sie zunächst im Bereich "Dokumente für Ihre Mitarbeiter".
Hier finden Sie pro Mitarbeiter:in die jeweils im Abrechnungsmonat erstellten Dokumente. z.B. Lohnabrechnung, bereits abgerechnete Korrekturabrechnungen, Meldebescheinigungen, Lohnsteuerbescheinigungen
Unten rechts auf dieser Seite finden Sie die Möglichkeit alle Dokumente mit einem Klick herunterzuladen.
Bereich "Dokumente für Sie als Arbeitgeber"
Hier finden Sie alle relevanten Dokumente, die für Sie als Arbeitgeber:in wichtig sind.
Lohnkonto - alle Werte pro Mitarbeitende (z.B. auch die kumulierten Jahreswerte pro Mitarbeitende) finden Sie hier
Lohnkonto Unfallversicherung - Werte für die Unfallversicherung pro Mitarbeitende (Stunden, Entgelte und die Gefahrentarife pro Mitarbeitende)
Buchungsliste - anhand der Lohnabrechnungen erstellte Buchungen (wenn Sie Lexware Office Buchhaltung nutzen, werden diese Daten automatisch an die Buchhaltung übergeben)
Zahlungsliste - Übersicht für alle Zahlungen (z.B. an die Krankenkasse oder das Finanzamt), die für Sie als Arbeitgeber:in dem ausgewählten Monat anfallen
SEPA-Datei für Löhne und Gehälter - für Sammelüberweisung mit Ihrem Online-Banking
Lohnabrechnungen - für alle Mitarbeitende (ggf. auch Vorschau von hinterlegten Korrekturen - wenn unser Support eine Korrektur durchführt, finden Sie genau an dieser Stelle die Vorschau und können die Änderungen prüfen)
Lohnsteuerbescheinigungen - für alle Mitarbeitende (wenn ein:e Angestellte:r durchgängig beschäftigt ist, finden Sie das Dokument im Dezember, andernfalls im Austrittsmonat des Mitarbeitenden)
UV-Jahresmeldung - wenn Sie die Daten zur Berufsgenossenschaft sorgfältig und rechtzeitig eintragen haben, wird das Dokument im Abrechnungsmonat Dezember angezeigt
Beitragabrechnung UV - wenn Sie die Daten zur Berufsgenossenschaft sorgfältig und rechtzeitig eintragen haben, wird das Dokument im Abrechnungsmonat Dezember angezeigt
Beitragsnachweise - hier ist zu finden, welche Krankenkassenbeiträge gemeldet wurden und wie diese sich zusammensetzen (entspricht auch dem Betrag, den Sie an die jeweilige Krankenkasse abführen müssen)
Beitragsabrechnung - hier finden Sie, welche Beiträge abgerechnet wurden und welche Berechnungsgrundlage verwendet wurde
Restbeitragsschuld zum Beitragsnachweis - das ist eine Übersicht, was gemeldet (bzw. geschätzt) und abgerechnet wurde und wie sich die Nachzahlungen oder Gutschriften für den nächsten Monat zusammensetzen
Erläuterungen zum Beitragsnachweis - welche Daten wurden für die Meldung an die Krankenkassen (für die Schätzung) genutzt
Lohnsteuer-Anmeldung - welche Beträge wurden an das Finanzamt übermittelt
Bereich "Entsendung A1"
Immer wenn Sie eine Entsendung (A1 Bescheinigung) erstellen müssen, können Sie dies in diesem Bereich tun.
Bereich "Entgeltbescheingungen"
Hier finden Sie die Entgeltbescheinigungen, die wir an die Krankenkasse übermitteln.
Alle weiteren Informationen können Sie dem separaten Artikel zur Entgeltbescheinigung entnehmen.