Beitragsnachweise sind Meldungen an die Krankenkasse(n) Ihrer Mitarbeiter:innen. Diese Meldungen enthalten eine Schätzung der voraussichtlichen Krankenkassenbeiträge für den Monat.
Warum ist das notwendig?
Dies ist eine gesetzliche Vorgabe der Krankenkassen. Die Krankenkassen ziehen die Beiträge Ihrer Mitarbeiter:innen frühzeitig, vor der Fertigstellung der Lohnabrechnung, ein. Um festzulegen, wie viel Geld sie vorab einziehen, verlangen die Krankenkassen eine Schätzung der monatlichen Beiträge (Beitragsnachweise).
Wann müssen die Beitragsnachweise erstellt und versendet werden?
Die Beitragsnachweise müssen spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats bei den Krankenkassen eingehen. Damit diese auf jeden Fall rechtzeitig und fristgerecht bei den Krankenkassen eingehen, erstellen wir diese einen Tag vor Ablauf der Frist.
Wie werden die Beitragsnachweise erstellt und versendet?
Wir erstellen die Beitragsnachweise automatisch anhand der hinterlegten Daten und bisherigen Abrechnungen und versendet sie fristgerecht an die Krankenkassen.
Welche Daten werden für die Beitragsnachweise verwendet?
Für die Berechnung der Beitragsnachweise verwenden wir zum Zeitpunkt der Erstellung die folgenden hinterlegten Daten:
Angelegte Mitarbeiter:innen
Eingetragene Abwesenheiten (Urlaube und Krankheiten)
Hinterlegte Entgelte und Einmalzahlungen
Für Stundenlohnempfänger:innen
Die in Schritt 2 der Abrechnung hinterlegten Stunden
Tipp: Erfassen Sie die voraussichtlichen geleisteten Arbeitsstunden für Stundenlohnempfänger:innen bereits vor der Erstellung der Beitragsnachweise, damit diese in die Schätzung einfließen.
✨ Falls die hinterlegten Daten unvollständig sind, erstellen wir die Beitragsnachweise anhand der Daten des Vormonats.
Wo kann ich die Beitragsnachweise einsehen?
Sie finden die erstellten und versendeten Beitragsnachweise im Bereich
Dokumente → Dokumente für Sie als Arbeitgeber → Krankenkassen.
Im Dokument "Erläuterung zum Beitragsnachweis" sind die Werte Ihrer Mitarbeiter:innen aufgeführt, die für die Berechnung herangezogen wurden.