Neuer Mitarbeiter 

Hier müssen Sie alle abrechnungsrelevanten Daten ihrer Mitarbeitenden erfassen.
Diese entnehmen Sie dem Personalfragebogen oder dem Arbeitsvertrag.

Persönliche Daten

  • Vor- und Nachname
  • Geburtstag
  • Staatsangehörigkeit
  • Anschrift

Vertragsdaten

  • Beschäftigt als
  • Vertragsbeginn (Eintritt) / Vertragsende (Austritt falls Befristet)
  • Ausgeübte Tätigkeit
  • Urlaubsanspruch 

Vergütung

  • Monatliches Gehalt oder Stundensatz
  • Bankverbindung 

Lohnsteuer

  •  Beschäftigungsart (Haupt- oder Nebenbeschäftigung) 
  • Steuer-Identifikationsnummer
  • Steuerklasse
  • Besteuerungsmerkmale (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, usw.)

Sozialversicherung

  • Krankenkasse
  • Art der Versicherung 
  • Versicherungsnummer
  • Mitarbeiter ist Ehe-/Lebenspartner, Kind, Enkel oder Urenkel des Arbeitgebers
  • Der Mitarbeiter hat weitere Beschäftigungsverhältnisse (Mehrfachbeschäftigung)Hilfeartikel

Berufsgenossenschaft 

  • Gefahrenklasse

Wichtige Informationen - Arbeitshilfen 

Beschäftigungsart

Die Art der Beschäftigung bestimmt, wie lexoffice die Lohnsteuer und die SV-Beiträge berechnen muss.

Hinweis: Seit einigen Jahren ist es Standard, dass Minijobber auch Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Die meisten Minijobber lassen sich von dieser Pflicht befreien und erhalten ihren Stundenlohn quasi "netto wie brutto", also rentenversicherungsfrei.
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet einen entsprechenden schriftlichen Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zu archivieren. Eine Vorlage dazu gibt es hier.

Lohnsteuer, Lohnsteuermerkmale

Bei Minijobbern ist es zulässig, die Lohnsteuer nach einem vereinfachten Prinzip mit der sogenannten Pauschsteuer zu berechnen. 

Für alle anderen Mitarbeitenden steht diese Option nicht zur Wahl.
Hier wird die Lohnsteuer nach einer individuellen Steuerklasse berechnet.

Die Lohnsteuermerkmale, wie die Steuerklasse oder den Kinderfreibetrag können Sie dem letzten Lohnschein entnehmen. lexoffice gleicht Ihre Angaben mit der Finanzverwaltung ab und aktualisiert sie zukünftig automatisch (z.B. bei neuen Steuerfreibeträgen oder geänderten Kinderfreibeträgen).

Sozialversicherung

Krankenkasse

Minijobbern wird automatisch die Bundesknappschaft (auch als Minijob-Zentrale bekannt) als Krankenkasse zugeteilt.

Für alle anderen Mitarbeiterarten steht jede gesetzliche Krankenkasse zur Auswahl.

Hinweis: Bei der erstmaligen Auswahl einer Krankenkasse bekommen Sie die Möglichkeit den Umlage-Tarif festzulegen. Behalten Sie den Standard bei, wenn Sie keine besonderen Regelungen mit der Krankenkasse vereinbart haben oder unsicher sind.

Versicherungsnummer

Für die Lohnabrechnung ist die Versicherungsnummer (auch SV-Nummer oder Rentenversicherungsnummer genannt) des Mitarbeitenden notwendig.
Ist es das erste Beschäftigungsverhältnis im Berufsleben, wird die SV-Nummer mit der ersten Abrechnung automatisch beantragt und dem Mitarbeitenden schriftlich zugestellt. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei 'Unbekannt'.
Andernfalls kann diese bei der Rentenversicherung durch den Mitarbeitenden erfragt werden.

Kinderlose müssen einen erhöhten Beitrag zur Pflegeversicherung bezahlen. Die sogenannte Elterneigenschaft steuern Sie im Feld "Der Mitarbeiter hat Kinder".

Mitarbeiter ist Ehe-/Lebenspartner, Kind, Enkel oder Urenkel des Arbeitgebers

Wenn Mitarbeiter Angehörige des Unternehmers sind, kann sich das auf die Sozialversicherung auswirken. Mit einem Häkchen hier wird dieses automatisch mit der ersten Abrechnung von der deutschen Rente überprüft.  

Der Mitarbeiter hat weitere Beschäftigungsverhältnisse (Mehrfachbeschäftigung) 

Sofern Ihr Mitarbeitender zeitgleich einer Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung nachgeht, erfassen Sie dieses hier.
Die Einnahmen aus den Beschäftigungen wirken sich u.U. auf die Versicherungspflicht und die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge aus.
Wichtige Eingaben:
Arbeitgeber, Vertragsbeginn, Beschäftigt als, Monatsentgelt (brutto), Fremdarbeitgeber gewährt Sonderzahlung 

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