🎄Weihnachtsfeier richtig buchen: So funktioniert's mit Lexware Office
Die betriebliche Weihnachtsfeier ist nicht nur ein Highlight des Jahres, sondern auch steuerlich relevant. Wenn Sie die Kosten für die Weihnachtsfeier und Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen richtig buchen, können Sie steuerliche Vorteile nutzen und Fehler vermeiden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Weihnachtsfeier korrekt erfassen und welche Freibeträge dabei gelten.
Was ist eine Betriebsveranstaltung?
Damit Sie die Weihnachtsfeier steuerlich korrekt buchen können, muss sie als Betriebsveranstaltung gelten. Dies ist der Fall, wenn:
die Feier vom Arbeitgeber oder Betriebsrat organisiert wird.
überwiegend Mitarbeiter:innen teilnehmen (ggf. mit Begleitpersonen).
die Veranstaltung einen geselligen Charakter hat – eine bloße Geschenkübergabe reicht nicht aus.
Eine Weihnachtsfeier ist also nur dann steuerlich begünstigt, wenn sie tatsächlich als Betriebsveranstaltung anerkannt wird.
Möchten Sie sich ausführlicher zum Thema Betriebsfeiern informieren? Hier finden Sie weiteres Hintergrundwissen:
Wie bleibt die Weihnachtsfeier steuerfrei?
Wenn Sie folgende Voraussetzungen bei Ihrer Weihnachtsfeier erfüllen, bleibt die Teilnahme am Fest für die Arbeitnehmer:innen lohnsteuerfrei:
Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Arbeitnehmer:innen offenstehen.
Pro Jahr sind maximal zwei Veranstaltungen steuerlich begünstigt.
Es gilt eine Obergrenze von 110 Euro pro Teilnehmer:in.
🥂 Welche Kosten sind absetzbar?
Ermitteln Sie zunächst die Gesamtkosten der Feier, also alle Aufwendungen die Sie als Arbeitgeber, einschließlich der Umsatzsteuer, für die Feier aufgewendet haben.
Dazu gehören zum Beispiel: Die Verpflegung, Geschenke, die Raummiete und Raumdekoration, die Planungskosten, die Fahrtkosten, Kosten für (Musik-)Künstler:innen etc.
Diese Gesamtkosten teilen Sie durch die Anzahl der Teilnehmer:innen um die Pro-Kopf-Kosten je Teilnehmer:in zu ermitteln.
💡 Nimmt der Arbeitnehmer eine Begleitperson zur Weihnachtsfeier mit, ordnet das Finanzamt die Kosten dieser Person auch dem Arbeitnehmer zu.
Die weitere Vorgehensweise richtet sich nach der 110-Euro-Grenze:
Bis zu 110 Euro je Teilnehmer:in:
Diese können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Die Aufwendungen sind lohnsteuerfrei.
Der Vorsteuerabzug ist möglich.
⚠️ Die Kosten der Weihnachtsfeier berechtigen nur zum Vorsteuerabzug, wenn diese nicht ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen, sondern auch wirtschaftlichen bedingt sind. Das ist oft nicht der Fall.
🥳 Für sog. Aufmerksamkeiten machen Rechtsprechung und Verwaltung jedoch eine Ausnahme und lassen den Vorsteuerabzug zu. Allerdings nur, solange die Freigrenze von 110 Euro nicht überschritten ist. Bis zu dieser Grenze ist ein Vorsteuerabzug möglich, darüber hinaus entfällt er, anders als bei der Lohnsteuer, vollumfänglich.
Über 110 Euro je Teilnehmer:in:
Diese können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Der Vorsteuerabzug ist ggf. in vollem Umfang nicht mehr möglich.
Wird der Freibetrag überschritten, gelten die übersteigenden Kosten als steuerpflichtiger Arbeitslohn, unterliegen aber der pauschalen Besteuerung von 25 %.
👉 Die Pauschalversteuerung kann nicht in Lexware Office dargestellt werden.
Wie buche ich eine Weihnachtsfeier in Lexware Office?
Kosten bis 110 Euro pro Mitarbeiter:in
Wenn die Weihnachtsfeier und die Geschenke den Betrag von 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschreiten, können diese lohnsteuerfrei bleiben.
So geht's:
Belegerfassung: Erfassen Sie den Beleg mit dem Gesamtbetrag der Kosten und der teilnehmenden Mitarbeitenden. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfehlen wir, zusätzlich eine Liste aller Teilnehmenden als Belegbild hochzuladen.
Kategorie: "Sachzuwendungen"
Beschreibung/Notiz: Wir empfehlen, den Namen der Mitarbeitenden sowie einen Hinweis auf die Weihnachtsfeier zu notieren. Alternativ kann dies auch im Belegbild vermerkt werden.
Steuer: Wählen Sie ggf. den regulären Steuersatz von 19%.
🎁 Geschenke an Mitarbeiter:innen
Wenn Sie die Geschenke im Rahmen der Weihnachtsfeier an Ihre Mitarbeiter:innen verschenken, gehören diese Kosten zu den Gesamtkosten der Feier und sind bei der Freigrenzen-Berechnung einzubeziehen.
Geschenke, die nicht im Rahmen einer Betriebsfeier verschenkt werden, können ebenfalls lohnsteuerfrei gewährt werden. Weitere Infos finden Sie hier:
🍴 Bewirtungskosten für die gemischte Weihnachtsfeier
Wenn bei der Weihnachtsfeier eigene Mitarbeiter:innen bewirtet werden (auch wenn deren Partner:innen oder Kinder anwesend sind), sind die Bewirtungskosten im Rahmen der Gesamtkosten der Feier vollständig absetzbar.
👉 Sobald Geschäftspartner:innen ebenfalls an der Feier teilnehmen, müssen die Bewirtungskosten aufgeteilt werden.
Falls Sie neben Ihre Angestellten auch Geschäftspartner:innen bei der Weihnachtsfeier bewirten, gelten besondere Regelungen:
Die Bewirtungskosten sind zu ermitteln und auf die Anzahl der tatsächlich erschienenen Gäste aufzuteilen.
Überprüfen Sie, ob die Voraussetzungen für eine Betriebsveranstaltung vorliegen.
Die Bewirtungskosten, die für die Angestellten anfallen, sind nach den o.g. Grundsätzen (110 Euro Freibetrag) anzusetzen.
Die Bewirtungskosten, die für die Geschäftspartner anfallen, können Sie zu 70 % als Betriebsausgaben absetzen. Die Vorsteuer für diese Ausgaben ist zu 100 % abziehbar.
Wie Sie diese Kosten in Lexware Office erfassen können, erfahren Sie hier:
🍲 Bewirtungen nicht im Rahmen einer Betriebsveranstaltung
Wenn Sie eine Bewirtung ohne einen Veranstaltungscharakter verbuchen möchten, finden Sie in unserem Wissensartikel weitere Informationen dazu: