Festschreibung richtig gemacht

Die Festschreibung der Buchhaltung wird durch die GoBD gefordert. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in lexoffice festschreiben.

Jan B. avatar
Verfasst von Jan B.
Diese Woche aktualisiert

Was bedeutet "Festschreibung"?

Die Festschreibung ist ein Begriff aus der Buchhaltung. Sie wird in den GoBD gefordert und beschreibt die Unveränderbarkeit von Buchungsdaten.

💡GoBD: das steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie beinhalten Ordnungsvorschriften wie Nachprüfbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit & Richtigkeit sowie Unveränderbarkeit.

Historisch geht die Festschreibung auf die Buchführung mit Stift und Papier zurück. Dort wurden Entwürfe oder Vormerkungen im Hauptbuch mit Bleistift erfasst. Sobald der Geschäftsvorfall durchgeführt wurde, wurde der Eintrag mit einem permanenten Stift nachgeschrieben, also "festgeschrieben".

Dieses Prinzip überträgt der Gesetzgeber auf die moderne, digitale Buchhaltung. Alle steuerrelevanten Daten müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt festgeschrieben werden. Das bedeutet, die Buchungen sind im Anschluss unveränderbar und können somit nicht mehr gelöscht werden.

Sind Buchungen nicht festgeschrieben, können sich steuerliche Nachteile ergeben. Zum Beispiel kann die Buchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden und es kann zu einer Schätzung der Steuerlast kommen.

🤔 Betrifft mich die Festschreibung?

Kurz gesagt - Ja!

Alle Unternehmer:innen, unabhängig von ihrer Größe oder Geschäftsform, haben die Verantwortung, die GoBD zu befolgen. Die gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von geschäftlich relevanten Dokumenten für steuerliche Zwecke betrifft nicht nur Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind. Auch Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen, müssen die Vorgaben der GoBD einhalten. Gerade bei Kleinunternehmer:innen sind genaue Aufzeichnungen entscheidend, um nachzuweisen, dass sie die Umsatz- und Gewinngrenzen für die Umsatzsteuerbefreiung nicht überschreiten.

Für die Einhaltung der GoBD sind Sie selbst verantwortlich, lexoffice unterstützt Sie dabei.


💼 Ich habe einen Steuerberater, muss ich trotzdem festschreiben?

Ja! Auch wenn Sie lexoffice nur zur vorbereitenden Buchhaltung verwenden und eine Steuerberatung Ihre Buchhaltung in einem eigenen System wie bspw. DATEV führt, sind die Buchungen in lexoffice festzuschreiben. lexoffice nimmt dabei die Eigenschaft eines Vorsystems ein. Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden auch Vorsysteme geprüft. Diese unterliegen ebenfalls den Regeln der GoBD.

🕒 Wann müssen Buchungen festgeschrieben werden?

Die GoBD nennen keinen bestimmten Zeitrahmen, sondern verwenden den Begriff "zeitnah". Dies wird üblicherweise interpretiert als "bis zum Ablauf des Folgemonats". Das bedeutet im Regelfall: Spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt. Danach müssen alle Änderungen lückenlos für den Gesetzgeber nachvollziehbar sein.

🪄 Wann schreibt lexoffice automatisch fest?

lexoffice schreibt zu verschiedenen Anlässen obligatorisch fest. Dies sind:

  • die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung

  • die Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung

  • bei Übertragung der Belege und Buchungen mittels ADDISON OneClick

  • bei Übertragung der Belege und Buchungen mittels DATEV Buchungsdatenservice

  • der Export von Daten für die Betriebsprüfung

  • vier Wochen nach Kündigung des lexoffice-Vertrags

Zu weiteren Anlässen können Sie als Anwender:in sowie Ihre Steuerberatung optional festschreiben. Dies sind:

  • der Export der One-Stop-Shop (OSS)-Daten

  • bei manuellem Export von Belegen und / oder Buchungen im DATEV-konformen Format

  • bei Übertragung der Belege mittels DATEV Rechnungsdatenservice

Wenn Sie mit Ihrer Steuerberatung über lexoffice arbeiten, kann diese für Sie zudem konfigurieren, dass bei Exporten zur Steuerberatung automatisch bis zum Ende des zu exportierenden Zeitraums festgeschrieben wird.

Generell empfehlen wir zur Wahrung der Konsistenz, Daten in lexoffice immer festzuschreiben, wenn diese das System verlassen.

🙋🏼‍♀️ Kann ich selbst festschreiben?

Ja!

  1. In den Einstellungen (Zahnrad) finden Sie den Menüpunkt Festschreibung.

  2. Dort sehen Sie den aktuellen Festschreibungsstatus und ein Protokoll der erfolgten Festschreibungen.

3. Mit dem Button "Festschreiben" können Sie die Festschreibung selbst auslösen. Hierbei geben Sie lexoffice ein Datum, bis wohin alle Buchungen festgeschrieben werden sollen.

lexoffice schreibt daraufhin im Hintergrund alle noch nicht festgeschriebenen Buchungen bis einschließlich dem angegebenen Datum fest. Im Protokoll sehen Sie danach am Status "erfolgreich", dass die Festschreibung abgeschlossen wurde.

📆 Welches Datum entscheidet, ob eine Buchung festgeschrieben wird?

Im Kontext eines Beleges kann es viele verschiedene Datumsangaben geben, z.B. Buchungsdatum, Belegdatum, Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Zahldatum.

Für die Festschreibung wird sich an dem Datum orientiert, zu dem der Beleg buchhalterisch relevant geworden ist. Wenn vorhanden, wird das Leistungsdatum genutzt. Ist kein Leistungsdatum angegeben, wird das Belegdatum / Rechnungsdatum genutzt.

Eine Ausnahme bilden vorschüssige Zahlungen: Ist zu einem Beleg eine Zahlung vor dem Leistungs- oder Belegdatum erfasst, so wird das Zahldatum bei der Ermittlung herangezogen.

Beispiel 👉 Einem Beleg mit Belegdatum 15.04. ist eine Zahlung mit Zahldatum 08.04. zugeordnet. Es soll bis zum 12.04. festgeschrieben werden. Da die Zahlung innerhalb des Festschreibungszeitraums liegt, wird der Beleg festgeschrieben, obwohl sein Belegdatum nach dem Zeitraum liegt.

⏰ Wie lange dauert eine Festschreibung?

Das Festschreiben der Buchungsdaten kann unter Umständen einige Minuten dauern. Das ist unabhängig davon, ob lexoffice für Sie den Vorgang automatisch startet oder Sie den Zeitpunkt selbst wählen. Bis die Festschreibung von lexoffice durchgeführt wurde, liegt es in Ihrer Verantwortung, keine Änderungen an den Buchungsdaten für den entsprechenden Zeitraum vorzunehmen.

🔍 Woran erkenne ich, ob eine Buchung festgeschrieben worden ist?

In der Buchungsübersicht können Sie eine einzelne Buchung auswählen. Es öffnen sich rechts die Buchungsdetails. Wenn die Buchung festgeschrieben ist, erscheint unterhalb der Buchungsinformationen ein Abschnitt "Festschreibung", aus dem Datum und Auslöser der Festschreibung hervorgehen. Steht in diesem Abschnitt nur eine Verknüpfung auf die Festschreibungsübersicht, so ist die Buchung noch nicht festgeschrieben.

Sie können sich in der Buchungsübersicht über den Filter "nicht festgeschrieben" auch alle Buchungen des gewählten Jahres anzeigen lassen, welche noch nicht festgeschrieben sind.

🔁 Kann ich die Festschreibung rückgängig machen?

Nein, das widerspricht dem Prinzip der Unveränderbarkeit. Weder Sie als Anwender:in noch das lexoffice-System können festgeschriebene Daten im Nachhinein verändern oder die Festschreibung zurücknehmen.

🪨 ⛏️ Wie kann ich festgeschriebene Daten bearbeiten?

Beim Versuch, festgeschriebene Daten in lexoffice zu bearbeiten, weist Sie das System darauf hin, dass das Element festgeschrieben ist. Sie haben die Möglichkeit, die Buchung zu stornieren und neu zu erfassen. lexoffice kümmert sich darum, dass der alte Beleg buchhalterisch korrekt verarbeitet und storniert wird. Dies geschieht durch eine sogenannte Generalumkehrbuchung. Hierdurch ist die Aufhebung transparent und jederzeit nachvollziehbar.

Im Anschluss an die Stornierung können Sie den fehlerhaften Beleg neu erfassen.

📝 Kann ich für festgeschriebene Zeiträume weiterhin Buchungen erfassen?

Ja, Sie können auch nachträglich Belege erfassen. Sollten Sie für den festgeschriebenen Zeitraum bereits eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben haben, weist lexoffice Sie darauf hin, wenn sich Änderungen an der Umsatzsteuerzahllast ergeben.

Bei der nächsten Festschreibung werden solche "Lücken" in älteren Daten automatisch mit geschlossen. Wir empfehlen, nach dem Erfassen von Belegen in älteren Zeiträumen sofort manuell eine Festschreibung auszuführen.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?