Warum kann ich manche Belege nicht bearbeiten?
lexoffice unterstützt Sie beim Führen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, indem die Buchhaltung festgeschrieben wird. Festgeschriebene Buchungen sind revisionssicher. Sobald die Buchungen eines Belegs festgeschrieben sind, kann der Beleg nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
Sollten Sie jedoch einen Fehler in einem Eingangs- oder Ausgangsbeleg entdeckt haben, können Sie diesen trotz Festschreibung berichtigen.
Wie berichtige ich einen Beleg?
Es kommt darauf an, welche Art von Fehler vorliegt:
Sie haben falsche Angaben gemacht (bspw. falscher Kontakt oder Leistungsdatum)
Eine Rechnungsposition oder die gesamte Rechnung sollen erstattet werden
Der Beleg ist in Absprache mit der Gegenpartei hinfällig geworden
Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie mit jedem dieser Fälle umgehen können.
Falsche Angaben korrigieren
Sie haben einen Eingangsbeleg erfasst oder eine Rechnung erstellt und nachträglich festgestellt, dass ein Fehler vorliegt? In diesem Fall können Sie eine Kopie des Belegs berichtigen.
Nutzen Sie das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie einen Grund für die Berichtigung eingeben oder aus einer Liste vordefinierter Gründe auswählen können. Klicken Sie auf "Berichtigen".
Im Hintergrund geschehen, je nachdem was für ein Beleg vorliegt, ein oder mehrere Dinge:
Der Ursprungsbeleg wird storniert. Es werden sogenannte Generalumkehrbuchungen gemacht, bei denen der Beleg buchhalterisch aufgehoben wird. Der Beleg wird als storniert markiert und verbleibt in lexoffice. Wenn es sich um einen Ausgangsbeleg handelt, informieren Sie bitte Ihren Kunden über die Stornierung der Rechnung.
Zahlungszuordnungen werden aufgehoben. Wenn Sie dem Beleg bereits Zahlungen zugeordnet hatten, werden diese Zuordnungen aufgehoben bzw. storniert, falls sie festgeschrieben waren. Sie müssen dem kopierten Beleg diese Zahlungen wieder zuordnen.
Anlagen werden storniert. Handelt es sich um einen Eingangsbeleg, zu dem eine Anlage erfasst wurde, werden die Anlage und zugehörige Abschreibungen gelöscht bzw. storniert, falls sie festgeschrieben waren. Sie müssen die Anlage dann später aus dem kopierten Beleg heraus neu erfassen.
Eine Kopie des Belegs wird erzeugt.
a) Bei Eingangsbelegen öffnet sich die Belegerfassung, bei der das Belegbild und die Belegdaten bereits vorausgefüllt sind.
b) Bei Ausgangsbelegen öffnet sich der Rechnungseditor, bei dem die Rechnungsdaten bereits vorausgefüllt sind.
Expertentipp: Bei Ausgangsbelegen wird für die Belegkopie immer eine neue Rechnungsnummer vergeben, da die alte Rechnungsnummer bereits durch den stornierten Beleg "verbraucht" ist.
Bearbeiten Sie nun die Belegkopie nach Bedarf. Denken Sie daran, im Anschluss etwaige Zahlungszuordnungen erneut vorzunehmen. Im Fall von Ausgangsbelegen senden Sie den korrigierten Beleg sowie das Belegstorno der Ursprungsrechnung an Ihren Kunden.
Weitergeführte Rechnungskorrektur erstellen
Sie haben eine Ausgangsrechnung geschrieben und wollen nun eine Rechnungsposition oder den gesamten Rechungsbetrag erstatten? Dann nutzen Sie die Funktion "weitergeführte Rechnungskorrektur erstellen". Hierbei wird ein Korrekturbeleg angelegt, welcher den ursprünglichen Rechnungsbetrag entsprechend reduziert.
Hinfälligen Beleg stornieren
Ist der Beleg aus fachlichen Gründen hinfällig, beispielsweise wenn Sie sich mit Ihrem Lieferanten oder Kunden geeinigt haben, dass die Leistung nicht erbracht werden wird, dann können Sie diesen stornieren.
Bei festgeschriebenen Belegen können Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Grund der Stornierung entweder eingeben oder aus einer Liste vordefinierter Gründe auswählen können.
Mit dem Klick auf "Stornieren" wird der Beleg als storniert markiert und per Generalumkehrbuchung in lexoffice ausgebucht. Eventuelle Zahlungszuordnungen werden ebenfalls storniert. Dementsprechend liegen keine offene Posten mehr vor. Der Beleg verbleibt zu Dokumentationszwecken in lexoffice.
Stichworte: Beleg, Rechnung, Rechnungskorrektur, Berichtigung, Festschreibung, Storno, Generalumkehrbuchung, Duplizieren, Zahlungszuordnung