Bei der Buchhaltung einer haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft (GmbH, UG haftungsbeschränkt, Limited) gibt es keine private Sphäre. Eine Vermischung von betrieblichem und privatem Bereich ist unzulässig. Somit sind sowohl Privatentnahmen als auch Privateinlagen nicht möglich. 

Gesellschafter und Geschäftsführer sind aus rechtlicher Sicht „unternehmensfremde Personen“. Die wirtschaftlichen Beziehungen zwischen dem Unternehmen und den Gesellschaftern muss daher ebenso erfasst und behandelt werden, wie Beziehungen zu einem fremden Kunden, Lieferanten oder Kreditgeber. 

Vorgänge die den klassischen Privateinlagen oder Privatentnahmen entsprechen, wie etwa die Erstattung von Auslagen der Geschäftsführer für betrieblich bedingte Kosten oder der Entnahme von Bargeld aus der Kasse, müssen daher gesondert abgebildet werden.


Was gibt es grundsätzlich zu beachten?

  • Legen Sie einmalig einen Lieferanten und einen Kunden für jeden Gesellschafter an. Wählen Sie dabei "Person” und machen Sie idealerweise im Namen einen Hinweis auf die Gesellschafter-Eigenschaft. Bei Bankverbindung geben sie nichts an. 
  • Verwende Sie grundsätzlich fortan nicht mehr die Optionen “Privat bezahlt” oder eine der Kategorien des Bereichs “Privat”.

Was muss ich in lexoffice erfassen?

Wenn Sie Zahlungen oder Belege einem Gesellschafter zuordnen möchten, müssen Sie getrennt voneinander einen Beleg und eine Zahlung erfassen:

Beleg erfassen - bei Entnahme

Gehen Sie in die Belegerfassung und wählen Sie die Optionen “Einnahme” und als Kunde den von Ihnen angelegten Gesellschafter-Debitor. Bei der Zahlart geben Sie “nicht bezahlt” an, Fälligkeit 31.12. des Jahres und als Beschreibung beispielsweise “Gesellschafter-Entnahme”. Für die Art der Einnahme wählen Sie die Kategorie “Durchlaufender Posten”.

oder

Beleg erfassen - bei Einlage 

Gehen Sie in die Belegerfassung und wählen Sie die Optionen “Ausgabe” und als Lieferant den von Ihnen angelegten Gesellschafter-Kreditor. Bei der Zahlart geben Sie “nicht bezahlt” an, Fälligkeit 31.12. des Jahres  und als Beschreibung beispielsweise “Gesellschafter-Einlage”. Für die Art der Ausgabe wählen Sie die Kategorie “Durchlaufender Posten”.

und

Zahlung erfassen - Ein Entnahme oder Einlage

Wenn die Zahlung die Kasse betrifft, dann wählen Sie bei der Ein-/Auszahlungen bei Art die Kategorie “Durchlaufender Posten”. Ist die Zahlung in Ihren Bankumsätzen zu finden, dann kategorisieren Sie diese ebenfalls als “Durchlaufender Posten”. Sie können in beiden Fällen wieder als Notiz wieder “Gesellschafter-Entnahme” oder “Gesellschafter-Einlage” angeben. Wichtig ist, dass Sie an dieser Stelle nicht den bereits erfassten Beleg auswählen. Ansonsten wäre Ihr Gesellschafter-Kunden oder -Lieferantenkonto wieder ausgeglichen.

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Im Ergebnis sollte dann die Zahlung in Ihrer Bank oder Kasse abgebildet sein und der Gesellschafter-Lieferant bzw. Gesellschafter-Kunde den entsprechenden Saldo als offen aufweisen. 


Warum ist das wichtig?

Eine unzulässige Vermischung von betrieblichem und privatem Bereich findet so nicht statt. Die Geschäftsvorfälle die Sie als Gesellschafter betreffen, werden nun behandelt als seien Sie eine unternehmensfremde Person. Die hierzu angelegten Gesellschafter Kunden- und Lieferantenkonten können bei der Erstellung eines Jahresabschlusses in die Entwicklung der Gesellschafterkapitalkonten eingehen. 

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