Was ist grundsätzlich zu beachten?

Wie erfasse ich eine Auslagenerstattung an einen Gesellschafter?

Wie erfasse ich Entnahmen und Einlagen eines Gesellschafters?

Schritt 1: Beleg erfassen

Schritt 2: Zahlung erfassen - bei Entnahmen oder Einlagen

Warum ist das wichtig?

Was ist grundsätzlich zu beachten?

Bei der Buchhaltung einer haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft (GmbH, UG haftungsbeschränkt, Limited) gibt es keine private Sphäre. Eine Vermischung von betrieblichem und privatem Bereich ist unzulässig. Somit sind sowohl Privatentnahmen als auch Privateinlagen nicht möglich. 

Gesellschafter und Geschäftsführende sind aus rechtlicher Sicht „unternehmensfremde Personen“. Die wirtschaftlichen Beziehungen zwischen dem Unternehmen und den Gesellschaftern muss daher ebenso erfasst und behandelt werden, wie Beziehungen zu einem fremden Kunden, Lieferanten oder Kreditgeber. 

Vorgänge die den klassischen Privateinlagen oder Privatentnahmen entsprechen, wie etwa die Erstattung von Auslagen der Geschäftsführer für betrieblich bedingte Kosten oder der Entnahme von Bargeld aus der Kasse, müssen daher gesondert abgebildet werden.

Verwenden Sie daher bitte grundsätzlich nicht die Zahlart "Privat" oder eine der Kategorien aus dem Bereich "Privat":

Legen Sie einmalig einen Kontakt mit dem Typ "Kunde/Lieferant" für jeden Gesellschafter an. Wählen Sie dabei "Person" und machen Sie idealerweise im Namen einen Hinweis auf die Gesellschafter-Eigenschaft.

Bei der Bankverbindung geben sie nichts an.

Wenn Sie Zahlungen oder Belege einem Gesellschafter zuordnen möchten, müssen Sie getrennt voneinander einen Beleg und eine Zahlung erfassen.

Wie erfasse ich eine Auslagenerstattung an einen Gesellschafter?

Wenn Geschäftsführende/Gesellschafter eine Auslage tätigen, muss eine Auslagenerstattung erstellt werden.

Die Auslagenerstattung muss in lexoffice als Ausgabenbeleg (1) erfasst und der entsprechende Gesellschafter als Lieferant (2) ausgewählt werden.

Als Kategorie wählen Sie dann die entsprechende Ausgabenkategorie (z.B. Bürobedarf) (3) und können nun den Beleg dem Zahlungsausgang (Erstattung) an den Gesellschafter zuordnen.

Wie erfasse ich Entnahmen und Einlagen eines Gesellschafters?

Schritt 1: Beleg erfassen

Beleg erfassen - bei Entnahme

Bei Entnahmen handelt es sich um vermögenswerte Zuwendungen einer Gesellschaft an ihre Gesellschafter.

Wenn ein Gesellschafter eine Entnahme durchführt, so ist dies für die Buchhaltung aus Unternehmenssicht wie eine Forderung an den Gesellschafter zu behandeln.

Daher erstellen Sie in diesem Fall einen Einnahmebeleg (1) und geben als Kontakt den von Ihnen angelegten Gesellschafter-Debitor (2) an.

Bei der Zahlart geben Sie "Noch nicht bezahlt" (3) an, Fälligkeit 31.12. (4) des Jahres und als Beschreibung beispielsweise “Gesellschafter-Entnahme” (5).

Für die Art der Einnahme wählen Sie die Kategorie "Durchlaufende Posten".

Beleg erfassen - bei Einlage 

Bei einer Einlage findet eine Übertragung aus dem Privatvermögen eines Gesellschafters in das Vermögen der Gesellschaft statt.

Möchten Sie eine Einlage durch einen Gesellschafter erfassen, gehen Sie genau andersherum vor als bei einer Entnahme.

Die Einlage stellt eine Verbindlichkeit des Unternehmens dar, daher ist in diesem Fall ein Ausgabenbeleg (1) zu erfassen.

Als Kontakt wählen Sie den von Ihnen angelegten Gesellschafter-Kreditor (2) aus.

Bei der Zahlart geben Sie "Noch nicht bezahlt" (3) an, Fälligkeit 31.12. (4) des Jahres und als Beschreibung beispielsweise "Gesellschafter-Einlage" (5).

Für die Art der Ausgabe wählen Sie die Kategorie "Durchlaufende Posten" (6).


Schritt 2: Zahlung erfassen - bei Entnahmen oder Einlagen

Bei Barzahlungen

Wenn die Zahlung die Kasse betrifft, wählen Sie bei Ein- oder Auszahlungen die Kategorie "Durchlaufende Posten".

Bei Bankzahlungen

Ist die Zahlung in Ihren Bankumsätzen zu finden, dann kategorisieren Sie diese ebenfalls als "Durchlaufende Posten".

Sie können in beiden Fällen als Notiz wieder "Gesellschafter-Entnahme" oder "Gesellschafter-Einlage" angeben. Wichtig ist, dass Sie an dieser Stelle nicht den bereits erfassten Beleg auswählen. Ansonsten wäre das Debitoren- oder Kreditorenkonto Ihres Gesellschafters wieder ausgeglichen.

=

Im Ergebnis sollte dann die Zahlung in Ihrer Bank oder Kasse abgebildet sein und der Gesellschafter-Lieferant bzw. Gesellschafter-Kunde den entsprechenden Saldo als offen aufweisen. 

Warum ist das wichtig?

Eine unzulässige Vermischung von betrieblichem und privatem Bereich findet so nicht statt. Die Geschäftsvorfälle, welche die Gesellschafter betreffen, werden nun behandelt als seien diese eine unternehmensfremde Person.

Das hierzu jeweils angelegten Kreditoren- und Debitorenkonten der Gesellschafter können bei der Erstellung eines Jahresabschlusses in die Entwicklung der Gesellschafterkapitalkonten eingehen. 

War diese Antwort hilfreich für Sie?