Was ist grundsätzlich zu beachten?
Bei der Buchhaltung einer haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft (GmbH, UG haftungsbeschränkt, Limited) gibt es keine private Sphäre. Eine Vermischung von betrieblichem und privatem Bereich ist unzulässig. Somit sind sowohl Privatentnahmen als auch Privateinlagen nicht möglich.
Gesellschafter und Geschäftsführende sind aus rechtlicher Sicht „unternehmensfremde Personen“. Die wirtschaftlichen Beziehungen zwischen dem Unternehmen und den Gesellschaftern muss daher ebenso erfasst und behandelt werden, wie Beziehungen zu einem fremden Kunden, Lieferanten oder Kreditgeber.
Vorgänge, die den klassischen Privateinlagen oder Privatentnahmen entsprechen, wie etwa die Erstattung von Auslagen der Geschäftsführer für betrieblich bedingte Kosten oder der Entnahme von Bargeld aus der Kasse, müssen daher gesondert abgebildet werden.
Verwenden Sie daher bitte grundsätzlich nicht die Zahlart "Privat" oder eine der Kategorien aus dem Bereich "Privat":
Legen Sie einmalig einen Kontakt mit dem Typ "Kunde/Lieferant" für jeden Gesellschafter an. Wählen Sie dabei "Person" und machen Sie idealerweise im Namen einen Hinweis auf die Gesellschafter-Eigenschaft.
Bei der Bankverbindung geben sie nichts an.
Wenn Sie Zahlungen oder Belege einem Gesellschafter zuordnen möchten, müssen Sie getrennt voneinander einen Beleg und eine Zahlung erfassen.
Wie erfasse ich eine Auslagenerstattung an einen Gesellschafter?
Wenn Geschäftsführende/Gesellschafter eine Auslage tätigen, muss eine Auslagenerstattung erstellt werden.
Die Auslagenerstattung muss in lexoffice als Ausgabenbeleg (1) erfasst und der entsprechende Gesellschafter als Lieferant (2) ausgewählt werden.
Als Kategorie wählen Sie dann die entsprechende Ausgabenkategorie (z.B. Bürobedarf) (3) und können nun den Beleg dem Zahlungsausgang (Erstattung) an den Gesellschafter zuordnen.
