Die Auszahlung der Reisekosten (Verpflegungspauschalen, Auslagenerstattung, Kilometergeld) kann unterschiedlich organisiert werden. Einerseits können Sie die Reisekosten ad hoc, bzw. mehrfach pro Monat erstatten. Wie das geht, erfahren Sie im Artikel Reisekosten in lexoffice erfassen.

Bei einer monatlichen Reisekostenerstattung, bietet sich die Auszahlung mit der Lohnabrechnung an. Darum soll es in diesem Artikel gehen.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind arbeitsrechtlich sämtliche Aufwendungen Ihrer Mitarbeiter:innen anlässlich einer in Ihrem Interesse erbrachten und vom Arbeitnehmer im Rahmen der Reisetätigkeit verauslagten Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten.

Typischerweise sind die folgenden Auslagen steuerfrei erstattungsfähig:

  • Fahrtkostenerstattung Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € je km wenn Mitarbeiter:innen ihr privates Fahrzeug verwenden oder Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten für Fahrscheine, Taxigebühren usw. (Quittung!)

  • Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen (gesetzliche Pauschbeträge)
    Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland berechnen sich anhand gesetzlich festgelegter Pauschbeträge ermittelt. Die Höhe dieser Beträge werden an der Reisedauer festgemacht (28 € für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden).

  • Erstattung von Übernachtungskosten
    Entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten oder ein steuerfreier Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung im Inland.

So rechnen Sie die Reisekosten ab

Starten Sie die Lohnabrechnung und wechseln Sie zu Schritt 2 “Löhne & Gehälter”. Dort können Sie bei jedem Mitarbeiter:in über “Entgelt hinzufügen” die zu erstattenden Reisekosten hinzufügen.

lexoffice bietet die folgenden Standardlohnarten an:

  • Kilometergeld
  • Zuschuss Verpflegungsmehraufwand (steuerfrei)

Hinweis: Weitere Entgelte zur Erstattung von Reisekosten (z. B. abgabenpflichtige Lohnarten zur Erstattung von erhöhnten Verpflegungspauschalen) legt unser Support gerne für Sie an. Kommen Sie bitte auf uns zu!

War diese Antwort hilfreich für Sie?