Die Auszahlung der Reisekosten kann unterschiedlich organisiert werden. Einerseits können Sie die Reisekosten ad hoc, bzw. mehrfach pro Monat erstatten. Wie das in der Buchhaltung zu erfassen ist, erfahren Sie im Artikel Reisekosten in lexoffice erfassen.

👉 Bei einer monatlichen Reisekostenerstattung bietet sich die Auszahlung mit der Lohnabrechnung an.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind arbeitsrechtlich sämtliche Aufwendungen Ihrer Mitarbeiter:innen anlässlich einer in Ihrem Interesse erbrachten und vom Arbeitnehmer im Rahmen der Reisetätigkeit verauslagten Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten.

Typischerweise sind die folgenden Auslagen steuerfrei erstattungsfähig:

  • Fahrtkostenerstattung ( = Kilometergeld / Erstattung Dienstfahrten)

    • Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € je km (in den ersten 20km) wenn Mitarbeiter:innen ihr privates Fahrzeug verwenden - (ab dem 21. Kilometer 0,38 € je km)

    • Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten für Fahrscheine, Taxigebühren usw. (Wichtig: in diesen Fällen wird eine Quittung benötigt)

  • Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen (gesetzliche Pauschalbeträge)
    Die Höhe dieser Beträge orientiert sich an der Reisedauer. Der Zuschuss für Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten ist steuerfrei zahlbar:

    • bis zu 14,- € bei einer Abwesenheit über 8 Stunden sowie mehrtätigen Reisen jeweils für den An- und Abreisetag

    • bis zu 28,- € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden je Tag

Bei Gewährung von Mahlzeiten gekürzt um 5,60 EUR für Frühstück bzw. 11,20 EUR für Mittag-/Abendessen. (Stand 2022)

  • Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen (gesetzliche Pauschbeträge)
    Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland berechnen sich anhand gesetzlich festgelegter Pauschbeträge ermittelt. Die Höhe dieser Beträge werden an der Reisedauer festgemacht (28 € für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden).

  • Erstattung von Übernachtungskosten
    Entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten oder ein steuerfreier Pauschalbetrag von 20 EUR pro Übernachtung im Inland.

So rechnen Sie die Reisekosten ab

Starten Sie die Lohnabrechnung und wechseln Sie zu Schritt 2 “Löhne & Gehälter”. Dort können Sie bei jedem Mitarbeiter:in über “Entgelt hinzufügen” die zu erstattenden Reisekosten hinzufügen.

lexoffice bietet die folgenden Standardlohnarten an:

  • Kilometergeld / Erstattung Dienstfahrten

  • Zuschuss Verpflegungsmehraufwand (steuerfrei)

👉 Hinweis: Weitere Entgelte zur Erstattung von Reisekosten legt unser Support gerne, nach Prüfung und wenn möglich, für Sie an. Kommen Sie bitte auf uns zu!

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