1. Einleitung
Jeden Monat müssen verschiedene elektronische Meldungen an die Ämter und Behörden verschickt werden. lexoffice nimmt Ihnen diese lästige Pflicht ab und erstellt diese Meldungen ganz automatisch. 🎉
lexoffice Lohn & Gehalt wird einmal im Jahr durch den IT-Dienstleister der Sozialversicherungsträger (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Unfallversicherung und Arbeitsagentur) überprüft und zertifiziert und hat daher Zulassung am elektronischen Meldewesen teilzunehmen. 💪
Damit Sie in der Einrichtungsphase von lexoffice keine ungewollten Meldungen an die Krankenkassen erstellen, müssen Sie den Versand von elektronischen Meldungen ausdrücklich freischalten. So können Sie sich vorab noch Überblick verschaffen und zurechtfinden. 👍
Wie schalte ich den Meldeversand ein?
Wie schalte ich den Meldeversand ein?
Bevor Sie in lexoffice den Versand Ihre Meldungen anschalten können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Ihre Firma ist vollständig ausgefüllt ✅
alle Mitarbeiter sind vollständig angelegt ✅
Sie haben ein Endgerät (Handy), um SMS zu empfangen ✅
Wenn die o.a. Aufgaben erledigt sind, klicken Sie auf der Übersichtsseite auf "Meldungen aktivieren" und folgen dem Aktivierungs-Assistent. Halten Sie bitte Ihr Handy bereit, weil wir Ihnen eine SMS mit einem Identifizierungscode zusenden werden. 📲
Was passiert, wenn ich die Meldungen nicht freischalte?
Was passiert, wenn ich die Meldungen nicht freischalte?
❗️Um den maximalen Nutzen aus lexoffice Lohn & Gehalt zu ziehen, müssen Sie die Meldungen aktivieren. Es ist nicht möglich Ihre erste Lohnabrechnung abzuschließen, ohne den Meldeversand aktiviert zu haben. Es empfiehlt sich daher die Meldungen schon vor der ersten Abrechnung zu aktivieren, damit lexoffice Ihre Beitragsnachweise pünktlich abgeben kann.
Welche Meldungen übernimmt lexoffice Lohn & Gehalt für mich?
Welche Meldungen übernimmt lexoffice Lohn & Gehalt für mich?
Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, versendet lexoffice viele Meldungen automatisch. Übrigens auch an die Minijob Zentrale. 😎
✅ Im SV-Bereich übernehmen wir folgende Meldungen:
Beitragsnachweise
Sofortmeldungen
SV-Meldungen (An-, Ab- und Entgeltmeldungen)
SV-Meldungen an die Minijob-Zentrale
Umlage-Erstattungsanträge bei Arbeitsunfähigkeit, Beschäftigungsverbot und Mutterschaft
Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft
Änderungen der Betriebsdaten (Anschrift, Ansprechpartner usw.)
GKV-Monatsmeldungen
A1-Meldungen (Entsendung)
Entgeltbescheinigungen (Kranken- und Verletztengeld, Kinderkranken- und Kinderverletztengeld, Mutterschaftsgeld usw)
✅ An das Finanzamt senden wir folgende Meldungen:
ELStAM-Meldungen (An-, Ab- und Ummeldungen)
Lohnsteuer-Anmeldung
Lohnsteuerbescheinigung
Zusatzhinweis zu Entgeltbescheinigungen
❌ Entgeltbescheinigungen setzen i. d. R. eine 12-monatige Abrechnungshistorie voraus. Wo das nicht vorhanden ist, kann lexoffice nicht automatisch melden. In diesen Fällen erhalten Sie eine Benachrichtigung und müssen die Bescheinigung manuell mit SV-Meldeportal abgeben.
Wann werden die Meldungen verschickt?
Wann werden die Meldungen verschickt?
Nachdem Sie das Meldewesen aktiviert haben, werden die meisten elektronischen Meldungen (Lohnsteuer-Anmeldungen, An- oder Abmeldungen bei der Krankenversicherung, usw.) nach der Lohnabrechnung erstellt und versendet.
❗️Es gibt wenige Ausnahmen, die losgelöst von der Lohnabrechnung versendet werden:
Sofortmeldungen
werden (wie der Name suggeriert) direkt nachdem ein:e Mitarbeiter:in neu eingestellt und angelegt wurde, versendet.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen rechtzeitig vor dem Eintritt in lexoffice anlegen!
ELStAM
enthalten die Lohnsteuerabzugsmerkmale - damit ist die Sammlung aus Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Konfession gemeint - und werden automatisch und i.d.R. rechtzeitig vor der ersten Lohnabrechnung eingelesen.
ELStAM - Abruf aktualisierter Steuermerkmale
Laufende Änderungen der Steuermerkmale wegen Eheschließung, Trennung oder der Geburt eines Kindes werden ebenfalls automatisch abgefragt und eingespielt.
Hinweis: Neue Lohnsteuermerkmale können rückwirkend gelten. Dann löst lexoffice mit der nächsten Lohnabrechnung automatisch eine Korrekturabrechnung aus, um die neue Steuerklasse anzuwenden.
Beitragsnachweise
werden pünktlich zum monatlich wechselnden Abgabetermin erstellt und an die Krankenkasse(n) verschickt. Sie müssen den Zeitpunkt Ihrer Lohnabrechnung nicht künstlich nach vorne verlegen. lexoffice übernimmt die Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge und den Versand der Beitragsnachweise.
Tipp: Um weitere bürokratische Fesseln zu sprengen, empfiehlt sich die Erteilung eines sog. SEPA-Lastschriftmandats für jede Krankenkasse. Dann müssen Sie sich nicht um den - ebenfalls beweglichen - Fälligkeitstermin für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge kümmern.
Entgeltbescheinigungen
Vorerkrankungsanfragen und Krankengeldbescheinigungen werden losgelöst von der Lohnabrechnung versendet, wenn ersichtlich ist, dass die Entgeltfortzahlungsfrist (42 Tage) überschritten ist, bzw. überschritten werden könnte.
Was sind Sofortmeldungen und was ist zu beachten?
Was sind Sofortmeldungen und was ist zu beachten?
❗️Seit 1. Januar 2009 sind die Arbeitgeber bestimmter Branchen verpflichtet, Sofortmeldungen abzugeben.
Betroffene Branchen
Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderungsgewerbe
Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
Schaustellergewerbe
Unternehmen der Forstwirtschaft
Gebäudereinigungsgewerbe
Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
Fleischwirtschaft
Prostitutionsgewerbe
Wach- und Sicherheitsgewerbe
Wann ist zu melden? 🗓
Spätestens bei Beschäftigungsaufnahme ist die Sofortmeldung zu übermitteln.
Beispiel: Der Taxiunternehmer stellt den Fahrer F. am 05.09.2017 ein. Spätestens bei Beschäftigungsaufnahme am 05.09.2017 ist eine Sofortmeldung abzugeben. Beginnt die Beschäftigung um 06:00 Uhr morgens, ist die Sofortmeldung bis spätestens 06:00 Uhr abzugeben.
Wer ist zu melden? 👩🌾 👨🔧
Wenn Ihr Unternehmen zu einer der o.a. Branchen gehört, muss für alle Mitarbeiter bei Beginn der Beschäftigung eine Sofortmeldung abgegeben werden.
Was ist zu melden? ❓
Die Sofortmeldung enthält:
den Familien- und Vornamen
die Versicherungsnummer
und den Tag der Beschäftigungsaufnahme.
Falls die Versicherungsnummer des Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Abgabe der Sofortmeldung unbekannt ist, müssen zusätzlich:
das Geburtsdatum
und -ort sowie die Anschrift gemeldet werden.
Was müssen Sie tun? 🛀
Nichts - lexoffice übernimmt die Abgabe Sofortmeldungen der Mitarbeiter ganz automatisch. 🎉
Wichtig ist, dass alle Daten in lexoffice, vollständig angelegt sein müssen. Dazu zählt: Firmendaten - Branche- Berufsgenossenschaft - Mitarbeiterstammdaten
Bitte achten Sie darauf, die Mitarbeiter spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme in lexoffice anzulegen, damit die Sofortmeldung pünktlich verschickt wird.
Wo kann ich den Meldungsversand nachvollziehen?
Wo kann ich den Meldungsversand nachvollziehen?
Nach der Lohnabrechnung erstellt lexoffice verschiedene Dokumente (z.B. Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweis, Meldebescheinigung, ...) für die einzelnen Meldungen.
Sie finden die Nachweise, wenn Sie bei der schwarzen Menüleiste oben auf "Dokumente" klicken und dann in den Bereich "Dokumente für Sie als Arbeitgeber" oder "Entgeltbescheinigungen" wechseln.
✅ Wenn dort das Dokument zu finden ist, ist der Versand auch durchgeführt worden.
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