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Belegerfassung 2.0 | Bilddokumente
Belegerfassung 2.0 | Bilddokumente

Vor der Umstellung hochgeladen oder gescannt und noch nicht erfasst

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Verfasst von Heike
Vor über einer Woche aktualisiert

Was hat sich geändert?

Bisher wurden Bilddokumente über einen gesonderten Bereich in lexoffice hochgeladen und verwaltet. Auch Fotos der lexoffice Mobile bzw. Scan App wurden dort abgelegt.

Mit der Umstellung auf die neue Belegerfassung entfällt dieser Bereich. Bilddokumente werden nun direkt in der Belegerfassung oder über die Belegliste hochgeladen.

Sie finden die neuen Uploads nun über das

  • Dashboard unter Aufgaben/Belege,

  • die Belegliste im Filter "zu Prüfen" (Filterspalte links), oder

  • direkt in der Belegerfassung per Klick oben links auf Hochgeladene Auswählen.

Dies gilt auch für alle Fotos der lexoffice Mobile Apps und den Uploads über die lexoffice API.

Bilddokumente aus der Vorgängerversion

Wenn nach der Umstellung auf die neue Belegerfassung noch hochgeladene und nicht erfasste Belegdokumente aus der Vorgängerversion existieren, können diese natürlich auch weiterhin erfasst werden.

Sie finden diese hochgeladenen oder eingescannten Bilddokumente wie gewohnt auf dem lexoffice Dashboard im Bereich Aufgaben/Belege und ab sofort auch in der neuen Belegerfassung per Klick auf Hochgeladene Auswählen.

Hochgeladene Auswählen

Klicken Sie auf den Bereich Hochgeladene Auswählen um diese Bilddokumente zu verwalten. Es öffnet sich ein neues Fenster zur Auswahl der verfügbaren Bilddokumente.

Zu Prüfen (1)

Hier finden Sie ab sofort alle Bilddokumente, die nach der Umstellung auf den neuen Belegworkflow und die neue Belegerfassung hochgeladen worden sind. Dies gilt auch für alle Fotos der lexoffice Mobile Apps, aber nicht für API-Belege. Sie können einzelne oder mehrere Bilddokumente auswählen und erfassen.

Ältere Uploads + API (2)

In diesem Bereich finden Sie alle Bilddokumente, die bereits vor der Umstellung hochgeladen worden sind. Ausnahme API-Belege, auch diese finden Sie noch für eine kurze Übergangszeit trotz Umstellung hier.

Sie können einzelne oder mehrere Dokumente auswählen und erfassen. Bitte beachten Sie, dass max. 10 Bilddokumente in einem Vorgang eingefügt werden können. Die jeweilige Seitenanzahl dieser Dokumente spielt dabei keine Rolle.

Mehrere Bilddokumente gleichzeitig löschen

Alternativ zur Erfassung können Sie auch im Tab Ältere Uploads + API nicht mehr benötigte oder falsch hinzugefügte Bilddokumente löschen. Eine Mehrfachauswahl ist nun auch möglich, um mehrere Bilddokumente gleichzeitig löschen zu können.

Selektieren Sie die zu löschenden Dokumente oder klicken Sie oben links auf die Checkbox "Alle auswählen". Sie können nun auch nach Zeiträumen einschränken bzw. filtern (z.B. "Jahr 2022"), um diese komplett zu löschen. Nach der expliziten Bestätigung werden die selektierten Bilddokumente nacheinander gelöscht.

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