Im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung besteht die Möglichkeit, die prüfrelevanten Daten lt. § 28p SGB IV aus Lexware Office elektronisch zu übermitteln. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit diesen Daten schon vorab maschinell zu unterstützen und den herkömmlichen Aufwand der Betriebsprüfung vor Ort für alle Beteiligten zu verringern.
Teilnahmepflicht
Seit dem 01.01.2023 sind für die Prüfung notwendige Daten elektronisch aus unserem Lohnprogramm zu übermitteln. Außer Sie haben sich bis zum 31.12.2026 von der euBP-Pflicht befreien lassen.
Ersetzt die euBP die Prüfung vor Ort?
Grundsätzlich nicht. Sollte die Prüfung mit Ihren per euBP gelieferten Daten abgeschlossen werden können, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort.
Auswirkungen für Sie
personell: Minimaler Personalaufwand bei der Vorbereitung durch Definition einheitlicher Datensätze
zeitlich: Aufgrund dessen, dass die Daten bereits vorab von der Rentenversicherung geprüft wird, findet am Prüfungstag evtl. nur noch die Sachverhaltsklärung und ggf. die Schlussbesprechung statt
Unterlagen müssen nur noch auf gezielte Anforderung zur Einsichtnahme bereitgestellt werden.
Sind die Daten vor dem Zugriff Dritter sicher?
Die Daten werden über geschlossene Kommunikationswege übermittelt und in einem geschützten System bei der Deutschen Rentenversicherung abgespeichert.
Was passiert mit den Daten des Arbeitgebers nach der Betriebsprüfung?
Die Daten werden nach durchgeführter Betriebsprüfung mit Erstellung des Prüfberichts gelöscht. Sie erhalten über die Löschung eine Meldung in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Wie versende ich einen euBP Datenexport mit Lexware Office?
Als erstes brauchen Sie das das Schreiben mit der Ankündigung der Betriebsprüfung, welches Sie von der Deutschen Rentenversicherung erhalten haben. Im weiteren Verlauf brauchen Sie einige der Angaben aus dem Brief.
Klicken Sie nun in Lexware Office Lohn & Gehalt auf das Zahnrad-Menü in der schwarzen Menüleiste oben und wählen Sie "Export" aus. Nun öffnet sich die Seite für die Betriebsprüfer-Exporte.
Im unteren Bereich "Elektronisch unterstütze Betriebsprüfung (euBP)" klicken Sie auf "Betriebsprüfung erfassen".
Jetzt wird der Eingabedialog für den euBP-Export angezeigt. Übertragen Sie die folgenden Angaben aus dem Anschreiben der Deutschen Rentenversicherung:
Prüftermin
Geschäftszeichen (Aktenzeichen) der Prüfung
Prüfungszeitraum
Nachdem Sie die Eingaben vervollständigt haben, klicken Sie auf "Speichern & Daten senden". Dieser Schritt legt den euBP-Export an und löst eine Übertragung an die Deutsche Rentenversicherung aus.
Lexware Office informiert Sie über den aktuellen Verarbeitungsstatus Ihres euBP-Exports auf der Exportseite und mit Benachrichtigungen (Briefumschlag in der schwarzen Menüleiste oben):
Ich habe einen Eingabefehler bei der Anlage meines euBP-Exports gemacht. Wie kann ich dies korrigieren?
Bitte warten Sie die Annahmenbestätigung der Deutschen Rentenversicherung ab (s. oberer Screenshot). Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad in der schwarzen Menüleiste oben und dann auf "Export". Im unteren Bereich "Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" können Sie nun den betroffenen euBP-Export mit Klick auf das Mülleimer-Symbol stornieren, bzw. löschen.
Bitte warten Sie die Löschbestätigung der Deutschen Rentenversicherung ab (kann einige Tage dauern). Lexware Office informiert Sie über eine Benachrichtigung, wenn es soweit ist.
Danach können Sie den euBP-Export unter <Zahnrad-Menü / Export> mit Klick auf "+ Weitere Betriebsprüfung erfassen" erneut anlegen.
Mein Account ist archiviert - Was nun?
Aktuell ist es nicht möglich, eine euBP zu erstellen, sollte der Account archiviert sein.
Damit Ihre Betriebsprüfung dennoch ohne Sanktionen durchgeführt wird, lassen Sie sich von der Teilnahme an der euBP befreien.
Der Antrag ist formlos und unter Angabe Ihrer Betriebsnummer an den zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu senden. 👉Hier finden Sie eine Übersicht aller Prüfbüros
Nach der Befreiung wird die Betriebsprüfung anhand der Lohnkonten und der Beitragsabrechnungen durchgeführt.
Diese Dokumente finden Sie in den 👉Arbeitgeberdokumenten.
Ich habe versehentlich einen Datenexport erstellt, aber noch keinen Prüftermin vereinbart
euBP Daten, die ohne Prüfanlass übermittelt werden, werden bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) angenommen und für 30 Tage gespeichert. Falls es innerhalb dieser 30 Tages Frist von der Rentenversicherung zu einem Prüfanlass kommt, wird diese Datei einer Plausibilitätsprüfung unterzogen und bei Fehlerfreiheit dem zuständigen Prüfer weitergeleitet. Falls es innerhalb dieser Frist zu keinem Prüftermin kommt, werden die Daten automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Dies wird auch mit einer Rückmeldung quittiert.
Wie kann ich erkennen ob die Prüfstelle (DRV) die Daten erhalten hat?
In der Ansicht der euBP unter Exporte, wird Ihnen eine Information angezeigt:
Was passiert, wenn der Prüfer am Termin erkrankt und die Prüfung zu diesem Termin nicht stattfinden kann?
Wenn der Prüfer den Termin zur Betriebsprüfung nicht einhalten kann und einen neuen Termin vereinbart, bei dem die Datenlieferung 30 Tage überschreitet, wird die Datenlieferung von der Rentenversicherung storniert. Die Stornierung wird mit dem Stornokennzeichen E 92, E95 zurückgemeldet. Erst nach erfolgter Rückmeldung kann eine neue Exportdatei für den neuen Prüfungstermin erstellt werden.
